如何做好电子档案的移交与接收工作？
近年来，国家档案局相继出台《电子文件归档与电子档案管理规范》、《电子档案移交与接收办法》、《电子档案管理基本术语》等系列与电子档案管理工作的相关规范标准。如何做好电子档案的移交与接收工作呢？本文可供参考。
一、电子档案移交和接收的准备工作
1.明确移交和接收主体
根据规定，各级党政机关、社会团体、企事业单位应向同级国家综合档案馆移交电子档案，撤并单位应向接管单位或同级国家综合档案馆移交，集团企业下属单位应向企业综合档案管理机构移交。各级移交单位和接收单位应当切实履行电子档案的移交和接收职责，由各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交和接收工作进行监督和指导。
2.规范移交和接收范围
属于国家综合档案馆或接收单位规定的接收范围的电子档案，应当向国家综合档案馆或接收单位移交。一般来说，应当是对于移交单位较为重要的，同时具有长期保存价值的电子档案。在移交电子档案的同时，与电子档案相关的元数据、特殊读取软件等内容也应一并移交。
3.确定移交和接收时间
根据《电子档案移交与接收办法》规定，电子档案应当自形成之日起5年内进行移交，对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。对于涉密电子档案的移交时间，暂无明确规定，但一般均从严执行。对于移交和接收频率，可以采用定期或实时的方式。定期即固定一段时间进行移交和接收，如每年一次；实时即电子档案产生后或产生后不久就进行移交和接收。一般而言，采用定期的方式能够节约传输成本。
4.选择移交和接收方式
电子档案移交和接收有离线和在线两种方式，离线方式是指移交单位采用光盘、磁盘等介质存储电子档案并向接收单位移交；在线方式是指移交单位通过与管理要求相适应的网络或交换平台传输电子档案数据。有条件的单位可采取在线方式移交和接收，如使用专网的电子公文交换平台等。
5.建立移交和接收平台
对于接收单位来说，要便捷、准确、安全地接收和保管来自众多移交单位的电子档案，工作量是非常大的。建立电子档案移交和接收平台显得非常有必要。通过该平台，可以同时完成电子档案的接收、检验、迁移、转换、存储等工作，既可以提高电子档案移交和接收工作的效率，又可以确保电子档案信息的完整、准确和安全。
二、电子档案移交和接收的过程
1.组织和迁移转换电子档案数据
根据规定的电子档案移交范围，组织相应的电子档案数据，并按照固定形式和要求对电子档案数据进行处理，使之符合接收单位的要求。若采用离线移交，则使用光盘或其他介质，按照相应的存储结构和格式要求进行转换、存储，并贴上相应标签。过程中应检验电子档案数据的真实性、完整性、有效性和安全性，包括电子档案的内容、结构和背景信息是否与形成时的原始状况一致，电子档案的内容、结构、背景信息和元数据等是否缺损；电子档案数据是否能够识别有效、存储可靠、载体完好等。
2.移交和接收电子档案数据
不管移交单位采取离线方式还是在线方式移交电子档案，接收单位都应首先对电子档案数据的真实性、完整性、有效性进行检验，包括数据内容是否完整齐全、描述准确、编目规范、手续完备，对于特殊格式的电子档案，核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。对于离线移交的，还应检查存储载体外观是否完好清洁、无划痕、无损坏、无病毒。之后才能与接收单位办理交接手续，双方填写《电子档案移交与接收登记表》，完成交接工作。
3.著录和保存电子档案数据
接收单位接收了电子档案数据并不意味着移交过程就此结束，为实现电子档案的长期存储和有效利用，接收单位还需要对接收的电子档案数据进行著录，建立目录或全文数据库，方便查找和利用；迁移转换电子档案数据，将电子档案向其他系统中迁移或在其他存储设备中备份，实现电子档案数据的长期存储。
三、电子档案移交过程中的注意事项
1.处理好保密与解密的关系
在电子档案的移交和接收过程中，要注意处理好保密与解密的关系，应采取“非密的要积极移交，涉密的要妥善移交”的策略。对于不涉密或已经解密的电子档案，凡是符合移交要求的，有长期保存价值的，都应当积极主动地进行移交和接收。但是对于涉密的电子档案，应在符合国家有关保密安全的要求下，严格按照涉密信息和涉密载体的管理要求进行移交和接收工作。若保密条件不成熟，则应暂缓涉密电子档案的移交和接收工作。
2.确保电子档案的真实性、完整性和有效性
由于电子档案自身特点和存储环境的特殊性，使其在真实性、完整性和有效性方面容易受到破坏，影响电子档案的利用价值。因此，在移交和接收过程中，应特别注意对电子档案真实性、完整性和有效性的检验，做到“移交前要检查，接收后要验证，定期迁移和转换”。即在移交前，移交单位应检查电子档案的真实性、完整性和有效性；移交和接收过程中，接收单位也需要对电子档案进行检验，确认无误后才能接收；在保管过程中，还应定期对电子档案进行迁移和转换，以确保电子档案的长期可读。
3.不断探索新技术在接收和移交中的应用
电子档案的移交和接收是一项长期工作，需要持续稳定的投入。随着移交的电子档案越来越多，容量越来越大，对存储设备和传输通道的要求也越来越高。另外，为了安全有效保管接收来的数据，需要建立相应的数据备份系统和容灾系统，并对存储设备进行定期状态监控、维护、软硬件更新和升级，这些工作对于一般档案接收单位来说将是一笔不菲的开支。这需要我们不断采用新技术来提高电子档案移交和接收工作的效率，同时减轻成本压力。
