如何实现企业档案标准化管理

企业档案管理作为企业管理的重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。以科学规范的方法来进行档案管理，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。

鸿翼档案作为国内领先的档案全产业链解决方案供应商，公司聚集了跨领域多专业的档案管理专业人才和具有20年以上经验的研发团队，以人工智能、大数据、区块链等创新技术为基础，打造一系列商业应用案例的过程中，发现部分企业在档案管理过程中还存在着一些问题，需要企业构建适合本单位的企业档案标准化体系，实现企业档案的标准化管理。

传统企业档案管理现存问题

（一）企业没有对工作重要性给予正确认识

民营经济的迅猛发展，很大程度上直接影响了人们的社会生活，导致很多企业工作人员无所适从，未能及时对档案管理工作给予充分而全面的认识，很多企业领导者及档案管理专业人员对工作重要性的忽视，并已经产生了不可挽回的损失。

第一，企业领导者对经济工作过分重视，一味地关注企业的经营与生产，对档案管理产生了忽视。

第二，企业内部大部分工作人员不具有充分的档案管理意识，认为只要做好自己的本职工作就行，档案管理可有可无。

第三，档案管理工作人员未能对自己工作的重要性给予正确认识，认为企业只是简单地以盈利为主，档案管理对企业工作不会产生什么影响。

（二）档案管理工作缺乏规范操作

企业档案管理工作缺乏规范操作主要包含了以下几个方面：

第一，缺乏高度明确而合理的管理制度，导致档案管理工作无人问津、无章可循。

第二，档案管理工作缺乏直接而明确的负责人，很大程度上造成了档案管理工作处于“多头管理”的局面。

第三，档案管理不具有规范性，没有设置专门工作人员进行归档与分类，档案资料可能成为废纸或者“流水账”。

第四，因为很多工作人员缺乏积极主动性，并没有做好日常的档案维护管理，只是在上级检查时做一些表面工作，造成档案无法真正发挥出其自身的作用。

建立档案标准化体系的意义

标准化是企业现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。标准化建设是企业重要的管理手段。企业档案的种类越多，数量越大，利用的范围就越广，能为企业带来的实际的经济效益就越大。要想管理利用好这些档案，就必须要有科学的、统一的标准。建立档案管理的标准化体系是档案管理工作现代化的一个重要领域，必须在管理工作中推进标准化建设，促进提升企业档案管理的规范化。

企业档案标准体系是以企业的目标方针为中心，以国家的法律法规以及国家标准、行业标准为依托，以技术标准为主体，以管理标准为支持，以工作标准为保障的系统组成，其中技术标准是核心，管理标准和工作标准是实现技术标准的保证，必须围绕技术标准并按照标准化的要求开展标准化体系建设。

企业档案管理的标准化体

(一)建立档案管理标准化的理念

档案是企业的宝贵财富，做好档案的保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。在企业档案工作中应当真正把档案工作纳入企业管理的重要日程，督促那些不建档和归档不及时的部门改正不足，实现档案工作的制度化。

(二)明确档案管理标准化的责任

首先，要明确领导责任。进一步强化宣传教育，提高企业领导的档案标准意识，把档案工作真正纳入企业管理的全局思考中，把档案工作纳入到公司标准化体系之中，从点滴的小事做起，就能为企业生产提供意想不到的生产效益，从而让领导在思想上认识到企业档案的重要性，为今后档案工作的开展提供方便。其次，作为档案工作人员，在新的形势下，应当认识到档案管理工作已经从传统管理模式向智能化发展，我们要实现从制度到治理的转变，必须紧跟时代步伐，为企业转型升级、提质增效提供服务，必须要使档案工作融入到企业的中心工作中去，融入到企业的各项工作中去，档案的标准制度必须要纳入企业的标准体系中去。

(三)落实档案管理标准化的实施

在企业中，标准体系的建设是企业质量体系的基础，确保档案质量首先要将档案标准纳入企业的标准体系。在企业标准体系的年度更新计划安排中，提出计划要求，对档案管理的标准进行细化分析，确保计划的落实；定期召开档案工作例会，对年度标准计划内的标准进行探讨、编写，并尽可能多地听取在一线工作的档案人员的意见，结合国家及行业的法律法规，制定出符合企业特点的标准；积极听取企业内各相关部门的意见，召开档案标准审签会议，对意见和建议进行讨论、修改，确保制定出的标准能行之有效地推进企业的档案工作。

因此，许多客户选择了鸿翼档案的档案咨询服务业务，来帮助企业建立或优化档案管理体系的标准化建设。鸿翼档案咨询服务能够为企业提供调研诊断、咨询建议、制定规范、业务培训、顶层规划等服务，依照国家档案发展指引，结合企业不同阶段发展需求，帮助企业梳理管理制度与流程制定具有单位特色的企业档案信息化管理规划方案，总结具备复制性的档案信息化实践与发展经验，协助企业完成项目申报试点等工作。

目前，较多企业对档案管理的开展都能够利用互联网技术对其进行管理，能够采用电子文档、音频、视频、图像、文本等形式对档案资料进行保存和查询，在丰富档案内容的同时，能够将其直观地展示出来，为档案资料的利用提供可靠的技术支持。