“你们公司的合同管理系统为什么总也用不起来？”
你们公司也出现过这种情况吗？
明明已经做出了很多努力推动合同管理规范化，执行起来却千难万难？
明明纸面已经有完善的合同管理制度，但实际流程还是很混乱？
今天我们跟随幂律的合同管理解决方案总监李融，聊聊最常见的合同管理难题及其背后的原因，看看 MeFlow 如何结合创新技术与用户友好设计，将合同管理难题逐个击破。
新上系统一线用不起来
实际是管理与执行间的失衡
# 新系统用不起来是因为一线人员的问题吗？
企业端的管理类系统落地中，我们经常会观察到系统在一线用不起来，不能按要求被使用这种现象，这一现象难道真的都是因为一线执行人员的问题吗？
要回答这个问题，我们首先需要回顾一下企业管理系统的特点。不同于 to C 端的产品，企业管理系统通常可以看作由两大部分组成，执行端与管理端。
执行端：
即由一线业务使用，包含发起审批、上传附件、填写表单等满足流程管控要求的功能。
管理端：
即由部门领导、决策层使用的，包含审批决策、信息台账、数据分析看板等管理决策相关功能。
因此，一套企业信息化管理系统，至少有两种相互关联与制约的角色：管理者和执行者
回到一开始的问题上来，在刨去上手磨合这类临时性原因后，新系统的落地，有一个普遍存在的核心矛盾正在愈发频繁的显现：
系统中的管理要求越精细，执行侧的使用复杂度、系统学习成本越会上升。
由于企业管理系统的采购决策话语权主要在管理者手中，因此各类系统主要是以管理者需求为导向的，最终使得新上系统变成牺牲执行侧体验，堆砌人力满足管理侧需求的结果。
至于为什么一线会用不起来新系统，看看上图中需要一线人工填写的越来越繁杂的表格，其原因也就不言自明了。
# 靠堆人力能够实现合同管理精细化吗？
那么单靠堆砌人力，牺牲执行侧的体验，是否就能够满足管理侧的精细化需求了呢？这里其实也是一个大大的问号。
根据我们对四百多家企业合同管理问题的调研探访发现，80%以上的企业都有因为人工填写表格错误、金额大小写不一致等而导致风险与损失的困扰。常规的表格填写尚且会有大量人工错漏出现，通过人力来收集更多的数据，会使得错误数据频繁出现，最终导致数据整体不可用。
因此单凭增加表格填写内容，期待通过人工填写更多信息，以实现合同精细化管理，在抵触心理与人为错误双重影响下，无疑是不现实的。
# 实现管理者目标，需要以执行者为中心来审视系统设计
在合同管理场景下，管理与执行其实是一体两面的。为了更好的实现管理者的需求，我们需要首先实现执行者的需求
具体点说，为了更好的达到合同精细化管理这一目标，我们需要把精细化管理功能作为已存在的预设条件，重新审视实际执行者所面临的处境，通过对执行者的用户友好设计与需求满足，来平衡管理精细化所带来的执行者工作量上升。
那么执行者的需求是什么呢？其实很简单：
1.系统简单易懂好上手（用户友好）
2. 需要做的事情越少越好（工作量少）
结合执行者的需求，咱们再来审视其在传统管理系统中的处境会发现：
在用户友好设计方面:
传统企业管理系统已与to C端的产品落后了几个代差，一线的执行者也许对手机应用一玩就会，但是企业系统上会经常点漏点错。
在工作量控制方面:
在基于传统信息化架构设计的管理系统内，所谓精细化管理只意味着添加更多更细节需要填写的表单字段，执行者的工作量只会越堆越多。
由此可见，传统的企业管理系统，无论从技术还是设计上，都是无力支撑合同管理精细化这一目标的实现的。
# 人工智能技术赋能结合用户友好交互设计，高效达成合同管理精细化目标
如何既让执行者省事好上手，又让管理者实现精细化管理？
MeFlow 智能合同管理系统即是我们的答案。
MeFlow 将自研的人工智能模型嵌入用户友好的产品界面中。基于人工智能技术，于后台自动完成大量精细化管理所要求的工作。在保障执行端使用意愿的同时，及时准确获取需要的合同关键信息，高效实现企业精细化合同管理目标。
以业务发起合同环节为例，我们设计了两种模式。
直观的在线起草：
只需要用户进行简单的问题回答，系统即可帮业务选好合适的模板，并根据回答自动生成合同，自动提交审批。
符合传统习惯的线下起草：
用户上传文件后，系统自动地匹配模板、抽取信息、自动填写表单。用户只需要检查信息正误，一键提交审批。
这就是我们在合同发起环节，为执行者提供的智能化产品设计。简单、顺畅、不费事。
我们相信，想要真正实现合同管理精细化目标，系统需要重视面向执行者的操作友好与智能化提效，在80后、90后乃至00后逐渐成为职场主力的当下与未来，这点将变得越来越重要。
除了在合同发起时的智能化友好设计外，MeFlow 还在合同评审、合同审核、合同履约、合同归档等诸多环节中，嵌入了面向执行者的智能化友好功能方案。欢迎有兴趣的朋友，与我们聊聊您对合同管理方面的问题或需求。
