为什么「会议纪要」很重要？｜项目管理

编辑｜吴桐

什么是会议纪要？

会议纪要，是指用于记载、传达会议情况和议定事项的法定公文。

要注意写会议纪要不是写会议记录。会议记录是一场会议的客观纪实材料，只要打字快，没有太大的难度，刚入职场的新人也完全能够胜任。

而会议纪要是会议记录的升华，要在记录的基础上进行归纳和概括，把会议的内容和结果以正式公文的形式进行传达和执行，切记不要写成流水账。

做会议纪要的好处是什么？

因为做项目往往是长线作战，多线并行，很难做到每一次会议所有人都参加，每一次会议内容都能记住。

所以会议纪要的作用就突显出来，自己和同事可以通过查看会议纪要回顾会议的重点内容，项目团队成员可以及时保持进度的统一，做到无缝衔接。

2、提升思维和全局观

一场项目会议，会涉及到业务、集团的方方面面，这不光考验听力，还考验你对集团业务的熟悉程度。通过长久的练习，能够建立良好的全局观，快速了解集团的各个业务板块。

尤其对职场新人来说，经常做会议纪要，也是变相的学习，长此以往在知识文化、思考逻辑层面都能够快速提升。

3、避免工作纠纷

因为做项目，经常涉及甲乙双方的沟通。在会议中涉及到的问题，确认的事项，工作中的责任划分，都完整地保留在会议纪要中。可以作为一份真实有效的凭证，避免在工作推进中发生纠纷。

如何记录好一份会议纪要？

很简单。就是一个没参与会议的人能通过这份会议纪要，能够了解会议里到底发生了什么，快速抓取会议的重点信息。

不过，想要在会议过程中立马记录一份完整的内容非常有难度，所以我将从会议前、会议中、会议后三个方面来详细讲解如何做好一份会议纪要。

会议开始前，提前准备会议基本信息及记录模板，可以参照以下模板：

基本信息

• 会议主题：

• 会议时间（年、月、日、时）：

• 会议地点：

• 会议重点：

• 参会人员：

主要议程

• 议程一：

     发言人A：

     发言人B:

• 议程二：

     发言人A：

     发言人B:

会议结论

• 结论一

• 结论二

会议后待确认事项

• 事项一

• 事项二

除了纪要模板，为了提高工作效率，还需要借助工具方便记录，进行二次整理。我建议会议过程全程录音，再转成文字，方便查漏补缺。

因为开会是讲和听的过程，如何做到在有限的时间内去抓取关键、要紧的信息，是很值得我们去掌握的。

一般来说，会议的类型分为两大类：一种是项目推进会，比如工作部署、落实项目下一阶段模块，另一种是座谈交流会，比如思维交流、工作坊等。

1）针对项目推进会议

发言人汇报的内容一般是按照一定逻辑的，我总结了下，大体是这些方面：会议目的、基本情况、工作举措、存在问题或困难、原因分析、下一步工作安排等。

当然，一次会议不一定包含上述全部内容，但八九不离十，特别是基本情况、工作举措、存在问题和下步打算，这类是最常用的。

针对座谈交流会，这种会议相对更宽松，要按照发言人的顺序来记。

这种场合的发言未必结构那么严谨，可能是夹叙夹议，甚至想到哪说到哪，这就对会议纪要形成了更大挑战。这个时候，我们可能自己心里得有一本账，就是自己要给发言人的内容搭个架子。

可以先观点（或现象），后论证，或者说，先结论性的东西再陈述性的东西，从一个点慢慢延展开来。如果有的时候，可能观点不会直接给，那就先空着，等对方说完之后再从他们说的内容里面提炼。

整理会议纪要有几个要点需要注意：

1）注意格式

每个企业的要求不同，要最后呈现提成的方式是什么。关键要美观大方，注意错别字，字体、标号、段落间隔要保持一致。

可以将重点、关键点加黑或者标黄处理，这样看会议纪要的人可以直接抓重点，节省阅读的时间。

2）减少口语化的表达

开会过程中，口语化表达是在所难免。在做纪要的过程中，要注意用词的转换，把口语变成书面语，同时剔除掉一些没有用的语气词。

3）留意关键数据

会议中涉及到一些数据，尤其要注意，注意不要写错，一些关键的数字可以进行标注。

4）确认会后需要追踪的事项

会议确认的需要追踪的事项，要注意写清楚时间、负责人。整理完会议纪要后，及时发送给相关人员进行确认，确认会议纪要内容的一致性。

尤其涉及到与合作方的确认的内容，避免后期出现争议的地方。

做任何事都是熟能生巧，做会议纪要也不例外。作为会议记录者，要用心聆听，用一句话形容就是：会议中谁都可以走神，唯独记录者不可以。

所以要反复训练，培养自己记录的感觉，参加会议次数多了，时间久了，必然可以掌握出一套快速记录的方法。

本文来自微信公众号“晏涛三寿”（ID:yantao-219），作者：晏涛，36氪经授权发布。