Baklib知识分享|文档管理促进企业成长进步

对于企业来说，文档是一种非常重要的资料和信息，包括企业的建设、发展、核心机密、知识技术、客户资料等。但是，由于各种原因，大多数企业没有正确的管理和保存文档，从而降低了企业的使用效率。

如何有效的利用企业内部分散的知识，是大多数企业都想要解决的问题。

大量文档缺乏整理，大量文档缺乏分类。一些企业也会派专人对文档进行归类整理，但这无疑是一项繁杂的工作，要从大量的文档中筛选出有用的，哪些是核心的，哪些是过期的，这不仅繁琐，而且耗时耗力。

项目组织在进行某种思想交流的时候，由于不同的知识结构、不同的立场、不同的立场，都会导致不同的想法，结果也会有所不同，通过一份书面的文件，可以让所有人都有一个统一的认知，减少沟通的障碍。同时，清晰的文档还能为参与者提供更多的思考空间。

为了达到一种良好的沟通方式，我们需要各种各样的文档，在实际的项目管理中，确实存在着大量的文档，每个人都认为文档很重要，但是当真正的文档出现的时候，他们又会感到烦躁和无从下手。文档的制作过程很辛苦，也很麻烦，原本几句话的事情，到了文档里就变得非常麻烦，需要相应的格式，需要不同的人审核和认可，这就很麻烦了。而当他完成文档的时候，他发现自己的可用性并没有想象中的那么好，他不知道该从哪里找文档，也不知道该从何说起。

由于企业文档的存储比较分散，给企业员工获取文档信息带来很多不便。有些文档不知道该找谁要，或者同事出差、请假，都会影响工作效率。

企业越来越重视数据的隐私性和安全性，但是传统的数据存储方式缺乏有效的权限管理，很难控制文档的预览和编辑权限，从而导致信息泄露。同时，企业的经营发展也越来越依赖于数据的支撑，因此各种数据的安全性和稳定性也越来越受到企业的重视。另一方面，传统的文档管理模式不利于企业管理：缺少文档协作功能会影响团队协作效率；档案历史数据的存储与归档是企业知识体系建设的难点。

一些企业的重要电子文档原件分散存放在各个部门的信息管理系统中，甚至存在于各个部门人员的电脑、移动硬盘、U盘中，这些都是分散在邮件和聊天记录中的。

如果各个系统相互集成，成本会很高；如果各部门进行人工汇总，会增加时间成本，影响信息传递的及时性和有效性。如遇人员变动或系统更新时，由于档案管理分散，可能造成资料丢失，或造成数十倍、百倍的冗余资料。

如果没有规范的存档制度和防改写方法，仅仅将其转移到特定的存储媒体上，其真实性就会受到威胁；当真需要修改时，可能会产生各种历史版本，造成管理和查询困难。

这些过程如果不能很好地管理文档，很容易在很多环节出错，而且由于没有文档操作记录，导致责任互相推诿。这不仅会影响团队合作的效率，还会给团队带来很大的阻碍。

因此，利用文档管理工具建立企业文档中心是十分必要的。此外，公司还需要一套完善的文档管理方案来规范员工的文档使用过程，有效的文档管理方案也应该充分考虑如何促进协同工作和提高效率。

为了解决这些问题，国内很多企业文档管理工具产品供应商提出了有效的解决方案。接下来，介绍 Baklib文档一体化管理平台，解决以上企业文档管理的痛点，力助企业实现"管理减负"。

文档管理工具既要保证内部知识的存储，又要保证内容共享的便捷性。而一个好的文档管理工具，就是要让内部员工轻松地使用，让外部访问的客户看起来舒服。

操作： Baklib不需要构建文档框架（每个主题都有相应的展示框架，现在有15个主题是帮助文档场景），完成后直接发布，简单方便，学习成本低。

外部展示方面： Baklib提供了多种不同的展示主题，支持手机端的适配，可以随意切换颜色，支持页脚，添加独立的域名...

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