YOOV人事管理|传统审批VS云端审批，如何提高人力资源管理效率

当企业规模不断扩大，员工数量快速增长时，随之而来的便是成堆的假期、报销、加班等申请审批。若是只有几人的小企业，还比较方便管理，但若是员工人数多，组织架构复杂，跨部门工作频繁，简单的申请/审批也会成为HR的工作负担。

当前，很多企业仍使用传统纸质/Excel申请审批，导致信息不同步，部门协同效率低下，管理成本增加等现实问题。不仅如此，如果HR不小心汇入了错误数据，还影响薪资结果。

为了解决传统审批方式带来的烦恼，不少公司也使用审批系统来规范公司内部业务流程，以促进部门协作，提高工作效率与竞争力。那传统和云端的申请审批有何不同呢？透过自动化审批系统，如何优化传统审批流程？YOOV认识管理将以下情景给您详细了解。

情景一：（假期）

张先生是一家餐饮连锁店的区域经理，管理3家门店。在旺季时，常常会限制员工申请假期，来弥补人手不足的情况。但是，旺季过后，所有员工需要补休假，会接二连三收到假期申请，一段时间内的假期申请表堆成山，实在让张先生头痛。

传统审批：

1. 填写：员工使用纸质或Excel的方式填写假期申请表；

2. 发送：员工将假期申请表发送给店长；

3. 门店汇总：店长汇总假期申请表并发送给张先生；

4. 区域汇总：张先生汇总三家门店的假期申请表；

5. 审批：张先生统一审批三家门店的假期申请表；

6. 返回：张先生将结果发送至三家门店店长处；

7. 批假：员工收到店长消息，批假成功。

由以上步骤可以看出，光假期申请表就要来来回回，经过好几人之手，这过程中免不了造成数据丢失，审批信息滞后，工作协同效率低下。

云端审批：

1. 自订审批流：按照部门/职位等筛选申请人，并设定好审批层级；

2. 快速申请：员工自助提交申请，选择申请原因，并上传相关证明文件，一键提交；

3. 实时审批：信息实时同步，收到申请后，主管可选择通过/拒绝，快速批量审批；

4. 及时查询审批进度：审批进度实时更新，自动提醒，无需来回询问。

当审批流程自动化时，所有数据将实时同步至员工与主管处，加快审批进度，大大提高工作效率。

情景二：（加班）

Jerry是一家零售店的店员，工作日有加班，因为公司规定加班可以有加班费，涉及薪资结果，Jerry需要及时申请加班，等待审批通过，再计入当月薪酬。但有时审批缓慢，当月加班津贴无法及时算出，很让Jerry着急与苦恼。

传统审批：

1. 填写：员工使用纸质或Excel的方式填写加班申请单；

2. 发送：员工将申请单发送至店长/主管/HR；

3. 审批：店长/主管/HR填写审批意见；

4. 返回：返回至员工了解审批进度。

以上可见，传统审批容易拖缓整体进度，除此之外，以上情景还涉及计薪，HR在审批过后，还需汇总加班数据，区分工作日/休息日/法定假日加班，再根据不同速度计算超时工作津贴。若审批进度过长，可能会影响计薪。

云端审批：

1. 自助申请：员工自助选择时间段申请加班；

2. 及时审批：主管一键审批，并实时同步至员工；

3. 及时查询审批进度：审批进度实时更新，自动提醒，无需来回询问；

由以上对比可以看出，云端审批极大地提高了审批效率。除了这两种情景外，费用报销、补时申请等更多业务场景都需要自动化的审批流程。

不仅如此，申请审批还涉及到无薪假扣减，超时工作津贴等薪酬项目的计算，一个审批系统是远远不够的，更需要一个全面易用的HR系统来帮助管理假期、考勤等其他人力资源模块。比起使用Excel，使用一站式云端系统更便于公司管理。

使用云端审批可以实现工作流程自动化，在人力资源管理中是重要的一环。但人力资源管理还涉及到员工排班、考勤、假期、薪酬、审批等，想要实现全方位管理，一站式人力资源管理系统更适合中小企的发展。

但是，很多中小企业因预算不足等原因，不敢尝试系统，尽管能提升工作效率，中小企却对高昂的价格望而却步。事实上，您可以使用基于SaaS的HRMS，提高管理效率。

YOOV人事管理是一站式人力资源管理系统，不仅可以自动化审批流程，快速处理假期，加班，报销等申请与审批，还拥有强大AI薪酬计算引擎，快速高效计薪，更有Web + App一体化管理，促进部门协同，提高工作效率。