采购管理|机械制造业间接采购、自助式采购服务实践和制胜法则
受贸易政策和能源结构转型等宏观因素的叠加影响，当前机械制造业的市场环境正在迅速变化。过去几十年来，全球经济的有利形势迅速逆转，复杂的国际形势也影响了区域乃至全球贸易平衡。在国内，疫情频发、产业升级、能源转型、“双碳”目标等因素也增加了整个机械制造采购环境的复杂性，间接采购管理再次成为企业采购管理的重点之一。
间接采购也是非生产性采购。顾名思义，它是指为支持产品的生产和销售以及维持企业正常运作而采购的材料和服务。间接采购在企业总体采购支出中占相当大的比例。即使在消费品行业和先进制造业中所占比例相对较低，也占10%以上，在占比较高的医疗等行业可达30%~40%。自2011年以来，全球间接采购支出以每年约7%的速度增长。然而，在传统的成本优化中，机械制造企业往往偏重于生产相关的直接物料，对间接采购重视不足。
与直接采购相比，间接采购有其特殊性。在开始降本工作之前，机械制造企业需要尽可能深入地了解这项工作的特点。所谓“知己知彼，百战不殆”。一般来说，机械制造间接采购具有五大特征：
第一，信息化程度不高，工作效率低下。目前，几乎所有制造业都使用ERP系统，但采购模块中的ERP系统支持更多的直接采购，而对于间接采购，这一其他流程往往是并行的，电子化程度相对较低。采购申请单，行内话简称PR。许多企业还需要提交间接材料采购需求的纸质需求文件，由两级经理签字后提交给采购部门进行查询和订购。整个过程离线且效率低下。
第二，紧急采购任务太多，缺乏计划。使用部门在做计划时往往不考虑采购的时间，导致机械制造企业的采购申请单都很紧急。一旦没有及时把物资采购到位或者买到假货，采购部门极易被使用部门投诉，出力不讨好。
第三，品类多、杂，采购价格不透明。间接采购需求经常并非提前规划，而是由使用部门临时提出，且存在大量一次性需求。需求的多样性、复杂性和非重复性，使得采购管理团队时常陷入疲于奔命、勉强交付的境地，难以积累有效的经验和成型的管理办法。
第四，需求规格描述不清，缺乏固定标准。在需求和规格方面，内部客户往往没有清楚地描述它们。在许多情况下，需要再次确认购买。此外，由于规范不明确，最终验收缺乏标准，只能手动确定，因此结果经常会出现争议和争吵。
第五，供应商规模庞大，水平参差不齐。由于机械制造间接材料类别多，物料繁杂，这就必然导致供应商规模庞大，且大部分供应商的交易额都很低，占用了大量的管理资源和系统资源，严重影响效率。此外，间接采购的需求各式各样，一锤子买卖比比皆是，绝大部分的一次性供应商由需求方指定，价格谈判难度大，付款条件苛刻。
也正因如此，做好机械制造间接采购管理对于提高采购部门工作效率和节约成本至关重要。在强调流程优化和改进管理方法的同时，机械制造间接采购品类管理更应把握优化契机，充分利用数字化，帮助复杂的间接采购管理实现跨越式提升。这其中有三大关键点：
· 看得清：间接采购全过程的支出清晰透明。各类支出，如类别、时间和供应商，都有明确记录和分类，以支持后续分析、判断和决策；
· 需求真：在透明支出的基础上，通过数字赋能的流程机制管控确保需求的合理性；
· 打得准：在复杂支出类别的间接采购中，快速识别潜在的高成本降低机会，并将有限的资源分配给具有较高成本降低机会的关键类别和供应商。
2.1 看得清：采购支出可视化管理，让数据转化为业务洞察力
采购支出分析的概念在采购领域很常见，且类似的支出分析在直接采购的品类中已是常见举措。然而，在间接采购领域，由于数据分散在各个职能部门，数据分类逻辑不明确，数据质量不足，给间接采购数据的透明度带来了较大的挑战。
此外，采购支出分析过程中，最重要的一步就是将结果呈现给高级管理层。基于此，机械制造企业可通过建设采购管理系统，实现数据可视化，帮助企业管理者和业务部门了解支出趋势，比如按品类划分的支出、单个类别的趋势以及高价商品的价格趋势、按直接/ COGS（销售商品成本）与间接支出/ SG&A（销售和一般管理）支出细分的支出趋势，成本降低趋势等等。使特定趋势或分析更易于解释、行动和比较，采购团队有权了解趋势、模式等，并将其与备货、补货、采购频次等联系起来。为间接品类解决数据快速整合、正确分类和初步分析的难题，实现间接采购支出“看得清”。
2.2 需求真：抓住采购需求脉线，把握采购寻源管理
直接采购需求总体稳定，规格明确，而间接采购需求多样，重复性低，导致需求管理难度大。同时，间接采购人员通常需要管理多个类别，但对每个品类的专业认识并不深入，无法判断采购需求的合理性。再加之传统的寻源方式执行难度高，管理上也更加复杂，往往需要配合事后审计确定寻源方式合理性。传统寻源方式，可以简单的概括为“计划—合同”模式。这个过程看似简单，但在实际采购执行过程中，要花费大量的人工和时间隐性成本。
随着互联网的快速发展， 目前，已有越来越多的企业，将采购寻源与互联网结合，即通过互联网渠道在全球范围内寻找供应商，通过采购管理系统，实现在线招投标、咨询报价等方式与供应商进行在线谈判，线上寻源不仅节省了时间和人力，降低采购成本的同时，也大大提高了企业供应链的执行效率。通过系统进行战略寻源管理，信息公开透明，全流程线上操作，一键批量寻源以及在线生成精细化报表，也有效减少了间接采购成本。
2.3 打得准：前瞻性风险规避，加强采购全流程管控
间接采购品类繁杂，供应商多样，当企业面临降本挑战时，首先需要理清头绪，明确出发点。而通过数字化采购管理系统可全面收集和捕捉供应商数据，构建全方位供应商生命周期管理体系，实现前瞻性风险规避与控制，从而提升供应商绩效与能力，支持采购运营持续优化。
在采购执行（即从采购到付款）环节，数字化采购将提供自助式采购服务，自动感知物料需求并触发补货请购，基于规则自动分配审批任务和执行发票及付款流程，从而加速实现采购交易自动化，有效管控风险和确保合规性，大幅提升采购执行效率。此外，数字化采购还可通过目录化采购，构建基于品类的自动化采购流程，从而帮助企业加强全流程控制，实现差异化品类分析，并在复杂的支出类别中发现可持续的成本节省。
牢握“看得清”、“需求真”、“打得准”这三大关键点，借助数字化采购管理系统，使机械制造企业选品更方便，质量可控，产品价格具备整体优势。
在全球通货膨胀加剧和原材料价格大幅波动的宏观环境下，由于类别的复杂性、多样性以及分散的支出，机械制造行业的间接采购管理面临着比直接采购更大的挑战。机械制造企业在做好流程管控的同时，通过一套数字化采购管理系统，可实现间接采购管理的快速跨越式提升，完成间接采购成本优化，从而以在宏观的不确定性与成本竞争愈加激烈的市场中行稳致远。
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