项目进展总是不顺利？可能是这点没做好 ｜ 项目管理

编辑｜吴桐

但在实际项目推进过程中，经常会遇到问题：

出现问题，大家都在互相推责，没有明确负责人；

各模块工作一直在延期，项目总是遇到卡点；

需求不断在增加，项目范围到底是什么？

...

出现以上问题的原因多半是没有做好——项目启动会。今天结合我们实际做咨询项目的经验，来聊聊什么是项目启动会，又该如何做好？

什么是项目启动会？

项目启动会，即kick-off meeting（开工会议）。一般是在项目中标后或者合同签订后，甲方、乙方召开的第一次正式会议，双方负责人和团队进行正式接触和了解，这关系到后续项目能否按时保质保量的完成。

说简单点，启动会类似于古代的誓师大会，把大家集中在一起，告诉大家要做什么？如何做？以及达成后的结果是什么？以此来鼓舞团队士气，顺利推进项目。

一个好的开始等于成功的一半，所以启动会的重要性也不言而喻。通过启动会主要可以达成几点作用：

所以，召开一次成功的启动会，可以助力项目顺风顺水。了解了启动会的意义后，接下来，我们详细聊下如何组织启动会。

如何组织项目启动会？

成功的会议，其80%的工作都是在会前完成，无论什么会议都一样。在会议开始前做好准备和沟通工作，可以保证会议过程顺利的推进。

尤其重点要准备完善好会议材料，内容包含：项目背景、项目目标、项目成员介绍、项目组织架构、项目计划、管理机制、项目风险分析等，这些内容可以通过PPT的形式呈现。

在完成以上启动会主体材料后，就可以着手组织开会，进行会议邀请，建议发出邀请时包含以下信息：

会议主题：项目启动会的主题

会议议程：包括会议开始时间、预计时间

参会人员：双方需要参与的人员

会议地址：线上&线下（注明清楚）

文档附件：需要在会议中参阅的文档

在进行正式会议时，要注意避免讨论。因为项目启动会和一般会议不同，属于信息同步会，虽然会包含少量讨论，但主要内容需要尽可能在会前做好沟通，而不是在会上临时讨论。

会议最后切记要做好收尾环节，要做到有总结、有待办，并及时做好会议纪要，发送给双方进行归档。

项目启动会注意事项

1、计划并非做的越细越好

前期的项目规划非越细越好，主要有两点原因：

第一，制定远期完整的规划工作量很大，所需时间较长；

第二，项目的不确定性，导致一旦有变更，计划就要全部调整，调整远期的工作量巨大。

2、确保有高管参与

尤其涉及到战略层面的项目，必须双方高管参与才能保证后续项目的开展和推进，所以要协调高管时间行程安排，确保高管能够及时参与。

3、会议节奏要把控

项目经理作为主持人要把控好整场会议的节奏，把会议的目的、要求、内容等清晰完整的表达出来。可以提前进行演练，做到不冷场，不超时。

4、做好会议纪要

会议讨论结果要形成书面文件，最后发送双方邮件进行留存。会议纪要主要记录点：

1、参会人员、时间、地点

2、项目背景、项目目标

3、项目团队、组织架构和主要负责人

4、项目关键里程碑、时间线和交付物

5、项目管理机制

6、项目的主要风险

以上就是准备一场项目启动会的要点。“工欲善其事，必先利其器”，启动会的召开也是一个小项目，记住项目管理的流程和方法，一定可以事半功倍！