“助推器”还是“拦路虎”，实验室EXCEL数据管理碎念

引言

“如今，依然有85%的实验室正在使用纸质或Excel来管理实验室耗材数据，而25%的时间花在管理这些数据上。”这是默克生命科学应用解决方案主管Jean-Charles Wirth接受媒体采访时透露的有关医药实验室的一组数据。

尽管“出门手机扫码”“数据存储云端”“万物互联”已经早已成为日常，尽管实验室检测样本量不断攀升，百万级年度样本检测量变得常见，但数据之神——EXCEL仍在实验室拥有绝对霸主地位。

有人吹捧“做数据还得EXCEL”，有人却力不从心，急需装备升级。究竟是“助推器”还是“拦路虎”？我们选取了一部分精彩反馈。如果您有其他观点，欢迎评论区留言，我们将为点赞最多的5位用户送出神秘礼物！

NO.1

数据录入人效低

实验室缺乏数据集成，这已经成为无可争议的现状，也注定了实验室科研及管理人员需要花费大量时间做数据录入的工作。每隔一段时间创建新文件、更改年份、删除结果和更新链接，清理数据。

一心只想做科研：

我有时候会问我自己，难道每天上班穿梭在各个实验室记录各类数字，写台账，就是我的意义吗？为什么连超市都可以做到无人支付，而实验室却只能人工记录，先是本子然后再是电子表格，看着档案室里那一本本台账，我每次都很感慨！

Anna：

每次仓库补货尤其是年终盘点的时候数据录入和修改真的头疼， 至少2周起，为了提高效率我们一般让部门自行盘点，然后再整合，但是常常遇到填写不规范的问题，光是调整都需要几天。

努力一把就是SCI：

我们在手动数据输入上花费了太多时间。将数据重新输入计算机所浪费的每一分钟都是本可以花在更重要的科研进度上。而且手动录入的信息难免出现错误和遗漏，这不得不让我们浪费更多的时间。有时候想想自己就是一个高级的数据搬运工！

柯教授：

这么说吧，如果我们团队每个人每天只花 15 分钟收集数据并在不同工作簿或系统中重新输入数据，但一年（250个工作日）加起来就是 62.5 小时，相当于 8 个工作日！这时间损耗乘以团队人数，那足以推进一个项目了。但是我们都知道15分钟在日常生活中是远远不止的，1个小时甚至2小时，都是经常的事。

NO.2

数据质量差

手动数据输入的另一个问题是错误通常是不可避免的。事实上，研究表明88% 的电子表格包含“重大”错误。

大多数科研人员都反馈EXCEL使用存在一个主要问题是：如何在 Excel 中找到错误？

王博：

由于EXCEL的自动纠错能力有限，很容易在不经意间改变一个单元格或犯错误——我见过同事在使用该过程很长时间后突然意识到一个单元格错误，然后不得不返回并弄清楚那是什么时候发生的。这意味着浪费了数小时的宝贵时间来寻找和纠正错误的根源。

赵工：

QC 最重要要求之一就是根据产品特定的规格验证测量数据。但是你如何处理规格的变化？是否根据新规范检查了整个历史记录？或者是否必须为所有测量复制规格，你如何看到规格何时（以及为什么）发生了变化？在 Excel 中做这件事很不容易。

John ：

Excel 非常适合简单的临时计算，但它缺乏结构并且难以自动化和记录内容，这使得它的使用容易出错。有时候在输入设备序列号时多输了一个空格，或者中英文一个没留意，最后数据透视的时候就需要来来回回走查好几次。

NO.3

数据处理与分析

EXCEL成也数据梳理与分析，败也数据梳理与分析。

1）可重用性小

Roger：

这一点来自我自己在使用 Excel 电子表格进行专业数据管理时的个人错误，说到底还是与数据输入有关。通常，数据存储在 Excel 电子表格的一个或多个源列中，而其他列包含用于处理的宏和公式。一般我们使用时，当重新使用电子表格进行当前月份的分析时，新数据会被手动复制并粘贴到专用的源列中。但是，由于当月的数据行通常多于上个月的数据行，数据的纯复制/粘贴将覆盖工作表中尚未定义宏的区域，从而产生错误的未经验证的总和和宏结果。

2）数据操作覆盖率低

Alessio：

我个人使用下来，Excel 电子表格非常适合小型数据集和减少的数据操作池。但是，当项目变得更大并且需要更复杂的数据操作时，有些在 Excel 中不可用。尤其是涉及到一些数据的清洗，数据透视的不同计数，多个交叉维度分析数据产生图标等。

3）缺乏自动化

打败EXCEL：

使用 Excel 电子表格时，复制和粘贴操作很常见，用于引入新数据、新单元格和新功能，这些都是无法自动化的操作。每次，为了计算新值，都需要重新打开 Excel，执行此类手动操作，然后重新计算。

一次就通过：

也许大家都遇到过，就是一个新的任务就会有新的表格，虽然有些底层的数据结构一样，但是组合不一样。比如：我们领导有一次想看仪器、设备关联的整个生命周期数据，我们需要调动多个文件夹做数据透视，然后为了保护源数据，我们还会备份，次数多了电脑里就有很多冗余的文件，到最后自己都找不到了。

Giovanni ：

我个人觉得最抓狂还是你明明知道实验室有这些数据，但是数据却以不同的状态储存在不同的地方。有一次遇到一个paper需要数据论证，结果有的数据在实验员的活页夹里，有一部分在资料库里，还有一部分在研究员的电脑里，有纸质的有电子的，我们最后只能先把纸质数据转换为电子数据，然后整合，最后才是分析数据。据我所知相同经历的不止我一个，有时学术会上大家甚至还会相互吐槽。

NO.4

数据访问和共享

尽管是EXCEL开通的协作可以满足一部人的协同和共享，但是实验室基本处于开了遭罪，不开麻烦的两难困境。

1） 容易被删除或修改

请叫我姐：

为什么不敢开放协作，很大原因是工作人员很容易意外删除或移动Excel 文件。尤其是年终盘点需要大家协同修改文件，常常一不小心数据就删掉了，这时候一堆人急得团团转欲哭无泪，都是多年攒下来的珍贵数据啊。所以我们现在都是做好充足的备份，随时录入随时保存，但是我们还是不知道文件什么时候会来个闪退或者崩溃打不开。

2）远程访问很困难

一线普通工作者：

我们集团分布在不同的区域，对安全保密性要求很高，服务器又位于防火墙内，基本上无法进行远程访问，有时候只能个人相互传输，但是这增加了安全隐患，你根本无法跟踪到是谁泄露数据。

3）无法自定义设置访问权限

David ：

多级访问权限对于我们真的太重要了，让不同的人看到不同的资料内容，之前我们就因为这个在飞检的时候被警告了。在EXCEL，我只能将个别 Excel 文件指定为某些用户的“只读”，但只读不会限制到具体字段访问。因为我们只能根据不同的人处理对应的资料，但是这样真的费时。

事实上，EXCEL管理带来的不仅仅是操作的问题，更是效率的问题。难以想象1/4的时间用来管理数据，对实验室的用人成本以及科研人员的科研进展带来多大的压力。

手动作业普遍，且数据基于纸质的现状，使得实验室研发生产变得非常缓慢。如果我们告别纸质和人工为主的管理模式，如果科研人员可以从这些机械重复的过程中释放出来。拥抱智能实验室解决方案，科研人员就可以有更多的时间专注于他们的研究和分析，科研进度和效率将被大大推进，也许我们能看到药物研发十年减至九年甚至更短！

解决方案

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