专家团｜王智远：老板们的时间管理原则

文：王智远 | ID:Z201440

苹果CEO蒂姆库克（Tim Cook）、百事可乐CEO卢英德（Indra K. Nooyi）每天4点半起床，Twitter创始人杰克・多西（Jack Dorsey）5:30起床，张朝阳说，自己每天晚上12点睡觉，凌晨3点起。

连睡觉，都如此内卷？

我每次看到这种新闻，心里会冒出巨大疑惑”总裁们，不睡觉吗“？我相信，对时间管理这件事，你早已麻木；为什么呢？

因为，你模仿过他们。

工作太忙，总要挤出时间做喜欢的事，要么牺牲早晨两小时，要么中午不休息，最终不仅没达到预期效果，反而还折腾出“精力不足”的情况。

难道，是方法不对吗？

是的。和大家一样，大佬工作强度高，却能把时间用到极致，奥秘并不在“显性层面”，而重在7种思维方式的连贯运用上。

▍ 北极星思维

北极星并不是天空最亮的恒星，如果你在的地方足够黑暗，才能看到，从中世纪开始，它就对导航起着关键作用。

它位置十分独特，几乎处在北极正上方，所有星体都围绕着它在转（这是一种尤地球自转引起的运动），如果你想往北走，只要抬头看北极星，就能大致了解前进的方向。

商业领域，有一个思维模型从它身上汲取灵感，即，北极星指标（OMTM，One metric that matters），它指导着任何一家公司的愿景，使命。

例如：

百度愿景，成为最懂用户，并能帮助人们成长的全球顶级高科技公司；抖音短视频使命，激发创作，丰富生活；快手使命，帮助人们发现所需、发挥所长，持续提升每个人福特的幸福感。

它有五个维度，分别为目标具体的(Specific)，可以衡量的(Measurable)，可实现的(Attainable)，相关性的(Relevant），有明确的截止期限的(Time-bound)。

个人而言，比起一开始时间管理的忙碌，你应该先起草一份，用它给自己定位，将正确做法放在第一位，就能随着时间推移，获得令人惊叹的成功。

如果，你了解自己的“北极星指标”，就能朝着长远目标前进，没有就会迷失方向，受到短期主义意外后果的影响。

例子无穷尽，有几个参考项：

• 3年之内，培养个技能
• 努力存钱，45岁前退休
• 高效第一，避免复杂化
• 做个好家长、好老公
• 不耽误工作情况下，找到人生第二天职业曲线

• .......

记住，有些可列为价值观长期坚守，有些要做到可衡量、具体时间，截止期限，不然很容易放弃。

可是，前进过程中，一些北极星指标会发生变化，怎么办？没关系，你会更清楚自己想要实现的主要目标，或者人生大事。

有些事情，会推动你朝着另一个方向前进，假设抵达某个目标，你可能需要一颗新的代替。

比如：

十几岁，青少年北极星是各科取得好成绩，进入某所大学，一旦达成该目标，他可能就需要新的北极星。

商界大佬每年都会有几项关键的“北极星”，尽管平时你总能看到有关“某为创始人”各种新闻报道，但整合下来，都在围绕2-3件展开。

按照人生维度，它可分为“长期、短期”两种使用方法，对于长期愿景，你无法迅速抵达，不过没关系，它也会指引你做出各种人生抉择，使你缓慢稳步地接近目标。

企业家比尔·盖茨（Bill Gates）在1996年出版的《未来之路》（TheRoad Ahead）书中谈到：

“人们往往高估未来两年可能发生的事，却低估未来十年中可能发生的事”。

这句话针对商业环境，提醒人们不要忽略远处的威胁，因为，它们可能发展成重要竞争对手；也就是说，不要低估新型竞争者进步能力，也不要低估十年内技术发展的程度。

请你想下，不过3-5年，抖音从占据极少市场份额的短视频平台，发展到月活8.2亿（Quest Mobile发布数据，截至2022年6月），人人都在玩的APP，有多么快速。

就个人而言，该思维模式非常受用，从每一天看，实现进度不可能明显，但长期坚持重要目标，正确方向，每天进步一点，也能走的很远。

所以，弄清楚每天该做些什么，以及如何高效完成这些任务，才能让人生变乘法，它应该排在TOP1的位置。

▍避免双线作战

此故事很经典，第一次和第二次世界大战中，德国东线对抗苏联，又在西线对抗同盟国，两次注意力分散导致最终失败，后被称作“两线作战”（Two-front wars）。

有句俗话，抓住此概念精髓：

“如果你同时追两只兔子，最后只能两手空空”；如果你监督过超过两个孩子做一件他们不想做的事，就会理解“两线作战”有多艰难。

它告诉我们什么呢？

以前我说过，大脑有两种思考方式，一种感性下的自动导航模式，一种理性下的深思熟虑模式；你每天可能都在以“多任务”处理各种问题，大脑，并无法同时专注两件需要集中注意才能完成的事情。

如果你试图这样做，就是被迫在两件事之间来回切换，很多人已经养成该毛病，所以，才造成心流时间（mental flow）越来越短。

试想一下：

做项目方案，突然停下来处理领导发的邮件，思维切换比较容易，如果做方案和阅读文章之间切换，是不是会耗费巨大精力？

这种思维不是即时的，你需要放慢一件事的进度，专注另外一件，不然，很容易两件都搞砸。

不过，要是几项活动同时进行，表现就不那么明显，并不损耗太多认知资源，就没多大问题。

例如：

边吃饭边追剧，边看电视边叠衣服，边听音乐边健身。

相反，若所做之事会酿成不良后果，多任务处理则会立刻引发问题，甚至是致命的，如同边开车，边打电话发信息。

曾经，一位教育公司负责起草儿童“学习手册”的朋友，经常在多种任务之间切换，结果一份材料中，不幸酿成文字、段落错误的事件。

此外，这种思维即浪费时间，也浪费精力，你关注事项太多，还需付出额外精神代价，所以对于会造成重要后果的事，还是尽量避免。

商业领域，也存在多任务处理，我见到的老板有两种：

• 一类极为聚焦，一年专注1-3件事
• 一类极为动荡，似乎每月都在开调整会

最后下来，自己都不知道要往哪个方向走，动不动就想赋能别人，甚至阵地都不稳。

每阶段、每次只聚焦注意力做一件事，有助于你拿到最佳表现，因为最佳表现取决于创造性的解决方案，而这需要专心的力量。

创业投资家保罗·格雷厄姆（Paul Graham）称之为，你脑中的首要念头（the top idea inyour mind）。

他曾说过：

每个人在处理艰难问题时，都有类似经历，一件原本解决不了的事，过段时间做其他事时，突然找到答案，这是一种不用绞尽脑汁思考的办法。

我越来越觉得，这种思维不仅有助于解决问题，更是必要，但问题在于，你无法直接控制它。

▍聚焦首要念头

念头，用比较好懂的说法，即“想法”，我们时时刻刻都在产生各种各样的念头，它们来来去去像瀑布一样，连续不断。

这太正常，也没有什么不对，念头升起和消失是与生俱来的能力，是头脑的功能，无从回避，也不需要回避。

关键在于，不论什么状态下，大多数人脑海中都有一个首要念头，它会理所应当排挤掉你想的其他事情，占据你的脑海。

这意味着什么呢？

如果一个错误念头排在第一位，将是一场灾难，想想看，你被欺负时会感到愤怒，愤怒会情不自禁的联想，为什么倒霉的总是我。

这种念头从而引发受伤、或自怜情绪发生，进而引发自责和怨恨，这也是，为什么小事件会引起对方大怒；即便一瞬间，我们内心戏也可能非常丰富，在源源不断念头下，感受会一变再变，最终不可控制。

商业中同样，老板总变来变去，多半有四点：

• 他得到新念头

• 他进行二次思考，得到自认为更靠谱的结论

• 忘记此前做的决定

• 感觉别人某个时刻比自己赚钱快

  ‍

这些并非你能决策的。所以，如果你常在多项任务之间切换，很难进行太多创造性思考，作家卡尔·纽波特（Cal Newport）将解决此方案的思维称为“深度工作”（deep work）。

他主张，人们利用一段不会被外界干扰的时间，来思考最重要的问题，以便取得进展，当然，如果你限制自己一次只做一件事，脑中首要念头就必须是最重要的。

▍紧急重要矩阵

有一个思维模型，大家应该熟悉，即艾森豪威尔决策矩阵（Eisenhower Matrix），也叫四象限法则、重要/决策矩阵。

大佬们，通常会提前一天安排自我行程，这个矩阵能让秘书根据“紧急程度”和“重要程度”给事情分类，弄清楚各项活动优先级。

• 第一象限中的活动（紧急又重要，如看牙医，中午12点前把下午重要会议资料准备好）需要立即进行。

• 第二象限中的活动（不紧急但重要，如人际关系建立、制定目标计划）也很关键，应该放在第一象限活动后优先进行。

长期看，你应该尽可能，把精力先放在第二象限上，解决它们意味着，你可以很快实现长远目标；短期看，第一象限更重要。

• 第三象限中的活动（紧急但不重要，如，意外的电话，临时会议、不速之客拜访）。

• 第四象限中的活动（既不紧急也不重要，如上瘾的无聊视频、毫无影响的综艺等），是你应该少花时间或不花时间的。
  ‍

矩阵关键在于：

第三象限中“着急”的事，往往会干扰第二象限中的重要活动，你可能很想马上去做第三象限的事，因为它们看似紧急，会吸引注意力。

如果，第三象限大量占用时间，你就永远无法完成“重要的任务”；第四象限同样也会使你分心，因它能提供即时满足。

只工作不休息的做法，并不健康；请你评估下，你把多少时间花在娱乐和不重要的活动上，免得妨碍长远目标。

运用该法则的前提假设是，你可以把各项活动正确归入每个象限中，不过，你跟商界大佬没法比，人家有秘书专职专做，你该怎么办呢？

▍考虑关键成本

可以用两种思维进行衡量：其一塞尔定律（Sayre's law），该定律认为，任何争议中，情绪强度都与问题涉及的价值成反比。

其二“帕金森琐碎定律”（Parkinson'slaw oftriviality），通常，组织容易给琐碎小事不成比例的重视。

两者核心意思是，我们往往会把过多精力，花费在一些琐碎争论上，看似情绪激涨实则没用，真正重要的决议反而可以轻松过关。

比如：

阿里巴巴Java开发手册中有项原则，程序员需要团队协作，协作正能量应该放在“有效沟通”上，工作个性化尽量表现在，现有系统架构和算法效率的提升上。

而不是，在合作范围上进行喋喋不休的讨论、争论，最后没有得到任何结论。

也就是说，某件事（项目）到底重不重要，取决于追求的目标是什么，放在总目标背景下看，尽可能运用定量方法，弄清楚某项事情相对重要程度。

将事情划分重要、不重要后，我们还会遇到一个大问题，即，大多人没有足够时间，来处理被划分为“重要”的事。

怎么办？

国外著名效率顾问《搞定：无压工作的艺术》一书的作者戴维·艾伦（David Allen）指出，“你能做好任意一件事，但不可能做好每一件”。

也就是，你必须在面临众多重要事情之间选择，否则就会陷入多任务重中，缺少深度工作时间；可现实是，要做的事总比做事的时间多。

怎么办？

有个强大经济学模型，我经常使用，即机会成本（opportunity cost），具体什么意思？

你做的每个选择都有成本在，这里成本是，你因为做了此选择，所放弃最佳机会的价值，通常来说，你应该选择“机会成本最低的那个”。

比如：

门口2公里的地方，加满一箱油600块，距离5公里，有一家只需500多，你怎么选择？如果你时间充裕，完全可以跑远处的一家。

假如此时面临客户签约会，你必须在两者之间衡量，你会怎么选？显然，家门口的更合适。

商业和谈判中，机会成本也叫“资本的机会成本”、最佳替代方案，如果你善于运用最优方案，将能得到更多回报。

比如：

持续投广告每花费1万元，比平时多出5%的回报，你会不会继续投？如果得到一份工作邀约，比现在工资高，且离家近，稳定性强，你会不会选？

所以，不管怎么说，想要做出事后无悔的决策，关键在决策前考虑“重要性和投入成本有多大”，并且，设计一个备选方案。

一言蔽之，你应该选择，价值高，机会成本低的事情，也就是方案中最佳的一个；是不是很简单，这还不够，大佬们更喜欢给事情加 杠杆（lever）。

▍给事情加杠杆

物理上讲，杠杆是种简单机械，由置于支点的一根杆子组成，通过将支点放在不用位置，杠杆可以靠较长的力矩（torque）产生较小的力，或靠较短的力矩产生较大的力。

资本领域，投资者通过给企业注入资金，投入经营，实现以少量资金获得更大总资产的可能。

谈判领域，杠杆作用指一方对另一方的控制权，你有能力比对方付出、承担更多，就能拥有更强的杠杆，不论情况如何，少量杠杆都能带来巨大影响。

这个思维主要是，将力施加在某个特定区域，比施加在普通区域产生更大效果。

以个人为例：

一些关键事情、行为造成的影响，要比其他普通事情、行为大很多，将时间和金钱花在这些高杠杆活动（high-leverage activities）上，你能带来更大可能。

显然，我们应该花一些时间分辨出哪些是高杠杆活动，这么做将事半功倍。

你不妨思考下：

• 哪些工作能提供发展的好机会？

• 哪些技能，别人夺不走？

• 哪些活动对孩子发展有帮助？

• 哪些装修，能提升房屋价值，卖个好价钱？

• 哪些运动锻炼多久，能获得最佳效果？

• 哪些事情具备利他主义？

• .....

通常来说，杠杆率最高的活动机会成本最低，老板们如何平衡杠杆呢？有一项原则即帕累托法则（Pareto principle）。

简单讲，很多情况下，80%结果源于20%努力，因此，这20%努力必须用高杠杆活动。

在《政治经济学讲义》这本书中，意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）对此进行细节描述，“我花园里收获的豌豆，有80%来自20%豆荚”。

直到20世纪40年代，管理学咨询顾问约瑟夫·朱兰（Joseph Juran）推广了帕累托法则，其建议人们集中精力做投入最小，效果最好的事，他把这些高杠杆活动称为“关键的少数”。

比如：

你想提高网站浏览量，不妨关注下标题和主图，它是访客首先看到的东西，也是人们会在社交媒体上分享的东西，对这些页面微调，就能带来很大不同。

如果公司80%的销售额来源20%的客户，那就必须确保这些客户满足，顺便说一句，这也是“最小可行产品（Minimum Viable Product,简称MVP）”应具备的功能。

不幸的是，在认清”二八定律“并达到易于实现的目标前，每增加1小时工作量带来的收效就会减少，这是为什么？

▍警惕效用递减‍‍

你应该听过心流（flow）的概念。

通常指，我们可以掌控自我意识，重塑内心秩序，进入忘我境界，精神充沛的专注一件事情。

但是，也许没人告诉你。

麦肯锡一项为期10年研究表明，大多数人每周只能花5%时间处在心流状态，这意味着，95%时间（40小时工作周中的38小时）表现处在较低水平。

换言之，效率最高的人，心流时刻也不可能完全沉浸当中几个小时，所以，工作很累时别为难自己。

经济学中有个模型被称为“收益递减法则”（law of diminishing returns），指取得成果达到一定程度后，随着付出增加，工作效率会不断降低。

有一个类似概念叫“效用递减法则”（law of diminishing utility），通常指，超过某个限度刺激后，物品价值会减少。

就像：

高度运动后，喝可乐第一口感觉非常美味，但是，第四口、五口、六口后，你已经不是享受，而是肚子疼。

实际上，超过心流限度后还继续努力，只会让情况变得更糟糕，就像很多老板拼命让员工加班，最后从“收益递减”变成“负收益”，这是为什么？

状态不好无法得到疏通，很有可能在别的地方被释放（对客户态度、责任感），这种情况往往会适得其反。

那老板自己怎么做的？

及时止损，在完成项目，精力杠杆效率最高的那一部分后，适当休息，而不是一直工作；也就是，你应该在获得“负收益”前退出。

有一些方法，累时试试：

• 避开电子产品，小息5分钟

• 公司楼下走一圈，喝杯咖啡

• .......

还有很多不一而论，最重要在于不要浪费”认知资源“，休息时减少工作相关的信息摄入，不过，仅仅因为达到收益递减点，并不意味着你要立刻踩下油门。

事实上，具体还要看机会成本，如果另一件事付出同样的劳动力，能带来更大收益，你应该马上去做那件事，否则，你就应该继续做手头的事。

因为，手头第一件事没做完，陷入另一件，两者来回切换，你就会再次陷入重要、紧急的选择中。

对了，这一切有个前置条件，即保证精力充足条件下，毕竟精力不足，昏昏欲睡，干什么都是白费。

总结一下：

• 北极星指标找到那些大方向，五个标准，目标具体的、可衡量的、可实现的、相关性的、有明确的截止期限的。

• 任何状态下，避免双线作战，同时抓两只兔子，最后一个都得不到。

• 如果想深度工作，限制自己一次只做一件事，脑中首要念头必须是最重要的。

• 利用四象限法则，评估出哪些是一天中紧急重要的，重要紧急的，不要被它们搞反。

• 衡量两者的关键在“成本”，警惕琐碎事情，你应该选择价值高，机会成本最低，也就是方案中最佳的一个。

• 学会给事情加杠杆，关键部分是少数决定，80%结果源于20%努力。

• 心流低时强迫自己工作，很容易陷入效用递减法则，应该在“负收益”来临前退出，不要一件事情没做完，又切换到另一件上，除非很急很重要。

所以，时间管理这件事情上，老板们看到金钱，效率，普通人看到当下每分钟；换个视角，大有不同。