疫情背景下，如何做好医院档案管理
自2020年新冠疫情爆发以来，不知不觉疫情已经走过了三年多的时间。面对这人类所面临的最大的公共卫生大事件之一，医疗系统在这一期间，承受了前所未有的压力，同时广大医疗工作者也为抗疫工作做出了杰出的贡献。如何完整地记录这段特殊的历史，需要医院档案来作为见证我们抗疫卫生工作经验的重要载体。
医院档案是是医疗机构所有轨迹的缩写，是各级医疗系统在不断发展的历程中形成的最明晰的、确定的、具有完整记录作用的历史信息记录。
现阶段医院档案管理的常见问题
医院在发展过程中大多是重视医疗技术水平方面的管理，而对于档案方面则常常是疏于管理。目前医院档案管理包括文书档案、人事档案，病历档案。
- 电子档案和纸质档案保管在一起，不仅检索率低，在鉴定、借阅、归档过程也存在困难；
- 档案管理的工作人员多数不是专业人员，对档案管理专业知识不了解，业务不熟悉，造成医院各类档案管理混乱；
- 档案管理内容更新缺乏时效性，档案资料未得到真正的利用。
常规医院文书档案管理流程分析
归档
归档的原则：通常是在各项行政管理工作中，针对已经处理完毕，并具有保存价值的文件、材料，以及获得的各类证书，均应及时移交至医院综合档案室。
归档的范围：医院形成的正式文件（包括正文、附件、底稿）、合同等；医院机关或业务科室的工作安排、计划、总结、规定、规章制度、调研材料等；医院重要会议（党组会、党代会、职代会、工会）重要会议材料（如会议记录、会议纪要、工作报告、领导讲话，会议简报等等）；职工花名册、医院工资年报；上级机关的重要来文等等。
归档的时间：一般为来年的1-3月份。
整理
从医院文书档案的整理流程来看，主要包括：文书档案资料收集；文书档案分年度；确定文书档案归档范围；确定文书档案分类；文书档案立卷（整理成件）；确定文书档案分保管期限；做好文书档案排列；文书档案装订；文书档案编号；文书档案数页码；文书档案装盒；文书档案编目；放置备考表；上架。
其中，文书档案立卷（整理成件）应将医院自身形成的文件材料作为立卷归档重点，并保证文件材料的真实性、完整性（文书档案正件与附件要完整；文书档案正本与定稿要完整；同一问题的请示、批复要完整），并一并归档组卷。
根据相关规定，将文书档案保管期限划分为永久、定期（30年、10年）；文书档案的排序可选择按时间或上下级关系排列；医院文书档案的装订应按照：正文—领导签发单—底稿的顺序装订。逐件编号，设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号等。
借阅、归还
医院档案管理部门要制定完善的文书档案借阅制度，规定详细的档案借阅流程：
医院档案借阅流程图
如何应对管理现状
01纸质档案与电子档案并存管理
相比于电子档案，纸质档案的管理也非常重要，纸质档案具有合法性、原始性、凭证性等特点，决定了纸质档案具有不可替代性的特点。
因此在推动电子档案信息化建设的同时纸质档案的管理也非常重要。为了推进医院各项工作的高效发展，医院应坚持执行纸质档案与电子档案共同存在的管理模式，既要保存档案管理的完整、真实的同时又要推进医院各项工作的高效推进。在纸质档案的基础上充分开发电子档案的功能，启用各项信息化档案建设。
02建立医院电子文件夹统一线上档案
电子档案库集中统一管理纸质档案与电子档案。医院管理档案文件夹目录库针对临床、医技、行政科室建立不同的标准目录。科室根据科室的需要自行建立科室内部文件夹目录内容，可根据科室工作需要自行命名。所有文件夹内容上传到医院统一的电子档案库，从档案管理录入，档案审核，档案借阅，档案鉴定，档案销毁等方面全面掌握档案管理情况，不用再担心档案的安全问题。
03电子化的归档标准化管理流程
通过信息系统的运用，医院上下级部门推行公文流程审批，利用电子信息化的手段，为推动工作提供有力支持。具体包括：临床新技术项目申请、科研论文发表、请假流程、物资申领、会议室使用、车辆使用、外出培训等涉及到医院工作的很多方面。每一流程的审批从发起申请到流程审批到流程结束每一细节都可以详细查询，方方面面的信息在医院信息系统中都可以显示，医院各项管理工作都能落实到位、责任到人。
04档案信息化管理工作灵活应用
在档案管理信息化建设中，如果科技系统有不能满足医院繁杂的档案管理需求的地方，可以根据医院工作需要添加自定义管理模块，灵活的系统设计将档案管理权限下放到病案室和信息工程科，可以帮助相关科室2次研发适应医院需求的档案管理模块，保障医院档案管理各环节的合理化，实现档案管理工作智能化和信息化。通过不断开发原电子病历系统功能基础上开发新的适合医院工作的 HIS 功能，并与微小化HIS系统成功切换，为医院档案管理工作信息上升一个新高度，实现医院信息全面整合。
05医院大数据的需求
纸质档案管理需要人工操作，对于数据统计和筛选功能落后，医院建立电子信息档案管理后，通过系统的简单操作整合，可智能化的提取各类数据，节省时间，提高作效率。提取数据涉及医院各方面，全面反映医院信息，了解医院发展情况。电子档案建立后各类数据能从统一的端口出据，保证数据的科学化、精准化，为全面推进深化医药卫生体制改革做好准备。
鸿翼档案作为国内非结构化数据应用技术的领先者，创造性地将相关技术应用到档案业务的场景中，研发了独有的基于非机构化数据治理能力的最新一代档案管理系统。
近年来，鸿翼档案为神威药业、广药白云山等多家医药企业提供了对应的现代化的档案信息管理系统解决方案。鸿翼档案参与了多家国内医疗机构的档案系统信息化建设项目，为国内医药行业的档案管理信息化发展做出了积极的探索和独特的贡献。
