质量工具之PDPC法
1. PDPC法的定义
PDPC法是英文原名Process Decision Program Chart的缩写,中文称之为过程决策程序图。该方法可用于防止重大事故的发生,因此也称之为重大事故预测图法。
日本国立公害研究所所长近藤次郎(Jiro Kondo)博士,在东京大学任教时,适逢“东大纷争”(1968年夏至1969年初,由东京大学学生发起的一场学生运动)。为了解事件走向最后将如何,于是详细地剖析其前途与进展过程,其使用的方法后来经过系统化后,被称为“PDPC法”。
所谓PDPC法,是为了完成某个任务或达到某个目标,在制定行动计划或进行方案设计时,预测可能出现的障碍和结果,并相应地提出多种应变计划的一种方法。这样在计划执行过程中遇到不利情况时,仍能按第二、第三或其它计划方案进行,以便达到预定的计划目标。
具体地讲,PDPC法是在事件初始状态(A0),例如制定计划阶段或开始进行系统设计时,事先预测可能发生的障碍(Ai,非理想事态或结果)并进行先期预测分析,从而设计出一系列对策措施,以最大的可能达到理想状态(Z)的一种分析方法。
PDPC法所用的工具就是PDPC图,和箭线图ADM一样,也是运筹学中的一种方法。
在质量管理中,要达到目标或解决问题,总是希望按计划推进原定各实施步骤。但是,随着各方面情况的变化,当初拟定的计划不一定行得通,往往需要临时改变计划。特别是解决那些复杂的质量问题,修改计划的情况更是屡屡发生,这时就可以使用PDPC法。
PDPC法不受人为因素限制,它以实际情况作为出发点来考虑采取何种措施,预计可能的结果,提出达到目标的策略,确定最终解决问题的方法。
2. PDPC法的类型
无论是正向思维还是逆向思维,即从事件的初始状态A0达到理想状态或者反之,都能够走得通,所以PDPC法有两种类型。
定好一个理想的目标,然后按顺序考虑实现目标的手段和方法。这个目标可以是一个大工程的竣工、一项创新的实现、一个技术改造方案的实施等。为了能够稳步达到目标,需要设想很多条路线。
举个例子,如图所示,一个新项目在确定实施方案时,从某一状态A0出发到达理想状态Z的所有可能的进展过程,展开成PDPC图。
图中A路线是从A0出发,A0、A1、A2、A3......Ap到Z,可能A这条路线在技术上实现难度较大,质量难以满足客户要求;B路线是从A1开始,A1、B1、B2......Bq到Z,但实施起来可能预算超支;C路线是A1、B1、C1、C2......Cr到Z,但可能实施周期超出客户要求;最后从TQC三个方面综合评估,确定A0、D1、 D2、D3......Ds为新项目的最佳方案。
如果已确定A路线为最佳方案,在项目具体实施过程中,B方案和C方案都有可能成为备用方案。方案A进行到A1步骤的时候发生问題,这个时候就可以切换到方案B;刚进行到B1的时候发现方案B也有问题,那么就必须切换到方案C1继续实施。
当然实际项目管理过程中,远比上面所说的情况复杂,一个好的项目经理,要想到各种可能出现的阻碍,才能减少踩雷的风险。
总而言之,最后必须让一个方案完全可行。但是这个方案并不是在实施中发现问題后再重新做出选择,而是在图上预先就估测到可能发生的各种问題,而且各种问题都必须有解决方案,从而能最终到达理想状态。
人类的思维具有方向性,正向思维与反向思维只是相对而言的,一般认为,正向思维是指沿着人们的习惯性思考路线去思考,而反向思维则是指违背人们的习惯路线去思维。
如下图,从理想状态Z出发,从大量的观点中展开构思,考虑实现这个目标的前提是什么,为了满足这个前提又应该具备什么条件一步步退回来,使其和初始状态A0连接起来,详细研究其过程做出决策,从而找到最佳方案,这就是PDPC法的逆向思维。
逆向思维的实质是一种智慧,是一种具有创造性的思维方式,在实践中使用这一方法,可能取得惊人的效果。实践中有很多情况下,对某些问题用常规的正向思维不易找到正确答案,一旦运用逆向思维,摆脱常规思维羁绊,常常会茅塞顿开,取得意想不到的功效。
华为公司是应用逆向思维的典范,PDPC法也用得炉火纯青,是其解决问题的只要方法之一。
推荐一本书《华为问题管理法》,有兴趣的读者可以去看看。
3. PDPC法的特点
PDPC法是动态的方法,首先要找出所有可能存在的质量问题,并一一罗列出来,分析其产生的原因。
其次要分析问题的变化状态,潜在的质量问题和变化的新情况,会影响到发展的最终结果,因此要随时跟踪时间状态的变化,以使问题得到解决并达到理想的结果。
PDPC法的特点,总结起来有如下四个方面:
1)掌握全局动态
利用PDPC法,能用图形显示达到目标的全过程,不是从局部看问题,可从整体上监测全局状态,以作出系统性判断,并依此掌控全局,进而提高目标的达成机率。
PDPC法可按时间顺序掌握系统的进展情况,信息和数据得到及时,计划实施可被不断补充、修订。
2)能够动态管理
PDPC法具有动态管理的特征,它是在运动的,可以按时间先后顺序掌握系统状态的变化,而不像系统图是静止的;
可以密切注意系统进程的动向,掌握系统输入与输出间的关系。
3)具有可追溯性
可以系统地追踪事物的起因和最终结果,因此有可追溯性;
PDPC法很灵活,它既可以从出发点追踪到最后的结果,也可以从最后的结果追踪中间发生的原因。
4)预测重大事故
能预测那些通常很少发生的重大事故,并在设计阶段预先就制定出应付事故的一系列措施和办法。
PDPC法兼具预见性与临时应变性,对事件或问题的预测性,可避免重大问题的发生。并可提高产品的质量可靠性与安全性。
另外,PDPC法以事件或问题为中心,可以进行自由式的探讨,能使参与人员的构想、创意得以尽情的发挥。
4. PDPC法的应用范围
PDPC法是一个系统思考问题的方法,只要做事,就可能有失败。如果把可能导致失败的风险因素都提预先找出来,制定出一系列的对策和措施,就能够使事件的发展在控制之下。当我们面对一个事件时,如果理不清其过程关系,或需要进行过程策划,这时就可以使用PDPC法。
而质量管理、项目管理、生产管理、产品研发乃至企业管理的复杂性,也要求相关方在定措施、出方案、排计划、做设计的时候要深思熟虑,全盘考虑,在实施过程中解决各种困难和问题,以免造成不必要的损失和混乱。
PDPC决策方法的本质是对计划执行过程中可能出现的各种障碍及结果,做出预测,并相应地提出多种应变计划。这种技术普遍应用于产品制造业的差错预防和过程改善,也是项目风险管理中很实用的技术。
实际上,只要头脑中有PDPC法,在适用的地方都可以应用,并不限于下面例举的场景。
1)计划管理 - 产品开发、质量改进或项目管理计划的制订和实施;
2)目标管理 - 组织目标的制订和实施计划;
3)风险管理 - 对整个系统的重大事故进行预测和预防;
4)质量管理 - 制定过程中不良现象的纠正预防措施及质量管控对策;
5)过程改善 - 防错、过程改善、工艺布局优化、价值流改善等。
6)项目管理 - 预测项目进行过程中可能遇到的阻碍,并采取对策;
7)持续创新 - 对组织创新进行提前规划,创新方法论;
从PDCA的角度,PDPC法的应用总结如下:
5. PDPC法的应用步骤
PDPC法将过程、风险和对策都展示在图形中,可以非常直观地掌控全局,并随时根据实际情况进行应对和调整,应用简单且效果明显,是很多高层管理者潜移默化在头脑中的方法之一。
在制作PDPC图时,只要能随着时间顺序的变化,来预测会产生何种状况,并针对状况提出因应对策,将对策的过程用图表表示。
画PDPC图所用的图形表示和流程图类似,推荐使用图示具体如下表。
在实践中PDPC法的图形形式并没有严格的规定。可以是纵向的图形,也可以是横向的图形,有多种不同的PDPC图形表示方法。
一般情况下,PDPC法可分为两种制作方法。
1)依次展开型:
即一边进行问题解决作业,一边收集信息,一旦遇上新情况或新作业之前,即刻标示于图表上。
2)强制连结型:
即在进行作业前,为达成目标,在所有过程中被认为有阻碍的因素事先提出,并且制订出对策或规避措施,将它标示于图表上。
制作PDPC图时应以事实为依据,提出和采取的措施必须基于事实,不可以个人所想或推测来表示,如此将会使制成的PDPC图毫无用处。
1)召集有关人员,讨论所要解决的问题或目标;
2)自由讨论,提出达到理想状态的方案和措施;
3)对提出的措施,列出预测的结果及遇到困难时应采取的措施和方案;
4)将各研究措施按紧迫程度、所需工时、实施的可能性及难易程度予以分类;
5)决定各项措施实施的先后顺序,并用箭头按理想状态方向连接起来;若对某一事项有影响可用虚线把它们连接起来;
6)确定实施负责人及实施期限,并把相应部门和事项关联起来;
7)按计划实施并定期检查,出现新情况时,及时修订PDPC图。
PDPC法应用于质量管理时,可分两个阶段进行。
1)计划阶段
根据以往的经验教训以及现有技术等,列出可能存在的问題,并提出解决问题的措施。注意不要遗漏,并提供尽可能多的措施。
2)修正阶段
随事态发展,可能会出现意想不到的问题,需要根据最新信息,修正计划,以确保可以达到目标。
6. PDPC法的应用
前面章节已多次提到PDPC法的实际应用场景,也有举例说明。在《持久创新》一书中,美国人Langdon Morris总结了持久创新的方法论。大道至简,殊途同归。这里不再列举实例,引用《持久创新》中的方法论图解,作为PDPC法一文的结尾。