员工的数据隐私，如何保障？

今天的组织比以往任何时候都有更多关于员工的数据，可访问信息的数量和种类也在不断增长。这一转变的背后有两个关键驱动因素。

首先，可获取的数据数量在过去几年里大大增加。组织在迅速转向远程或混合工作办公时，创造了新的可以监控和跟踪的数字工作渠道。（可以想想Slack上的消息，而不是走廊里的对话。）高德纳（Gartner）2022年的一项调查发现，51%的组织现在正在收集疫情前没有收集的数据：26%的组织在过去三年中开始记录电子邮件活动，21%的组织现在会处理员工最常谈论和工作使用的数据，15%的组织已经开始分析虚拟会议的数据。

其次，组织在2023年将面临更高水平的员工健康和福祉责任。例如，2019年时个人的健康数据可能被认为是非常隐私的，但到2021年，员工会定期分享有关新冠或疫苗接种的信息，这是一项基本的就业要求。

更广泛地说，高德纳的研究表明，82%的员工希望他们的组织把他们当作一个人，而不仅仅是员工来对待。从家庭和照顾责任，到心理健康需求，这些有效的个人支持需要数据可能会引发一些非常现实的隐私问题。

由于有更多获取个人数据的机制，和更多利用个人数据的动机，组织需要更好的指导方针，特别是在这种趋势已经引起越来越多监管审查的情况下。

但是公平、透明地处理员工数据不仅是一项合规要求，也是建立基于信任的伙伴关系的第一步，员工和雇主都需要在这个更复杂的数据环境中发展。高德纳2021年的一项分析显示，信任组织数据的员工，比不信任的员工表现要高出20%，而且更有可能留在工作岗位上。当员工在数据收集和使用方面成为合作伙伴而不仅仅是对象时，每个人都会更好地工作。

员工数据权利法为组织提供了一套基本原则，即便技术或业务需求发生变化，也可以指导企业收集和使用员工数据。虽然工作场所可能会受到不同的监管或技术限制，但对于如何利用有关员工的信息，企业可以遵循下面四个基本原则:

目的权：组织对收集的所有数据，要有合法和特定的商业目的。目的权意味着组织在实际收集数据前，明确定义了要求员工提供数据的原因。雇主应该思考为什么要收集新数据，将如何处理这些数据，以及为了实现核心目的，需要将这些数据保留多长时间。

明确目的权既能与员工建立信任，又能避免分析团队收集和存储没有实际价值的数据。这样还可以防止潜在的不道德使用情况。例如，如果组织在通过监控员工足迹保证办公空间的有效利用，那么如果与管理人员共享数据，根据员工离开办公桌的时间来评估绩效，就会违反目的权。组织可以重复利用已有数据，但新的目的应该明确定义，并与员工坦诚沟通。例如，一家公司最初开始监控员工的日历数据，是为了帮助他们确定何时开放办公空间，后面也可能会发现，同样的数据还可以帮助管理人员预防团队会议过载。

最小化权：组织只会收集为有效实现合法商业目的所需的数据。一旦定义了特定的商业目的，最小化权就会要求组织将收集的数据，限制在真正必要的范围内。这意味着要严格评估组织收集了多少数据，以及数据的敏感度。例如，如果组织想要跟踪远程工作员工的效率，可以利用核心工作应用程序的使用数据，而不是依赖于监控员工网络的摄像头等更有侵入性的方法。

要做到这一点，有时需要判断哪些数据“有了也不错”，哪些数据是成功的关键。随着依赖大量高质量数据的人工智能工具越来越普遍和强大，这个问题尤为重要。最小化权意味着考虑额外的信息是否会让你的组织更有效，以及这是否有超出员工信任的风险。

公平权：组织将以加强员工公平的方式使用数据。雇主和雇员间有效的数据合作关系的核心，是保证双方都能从收集的数据中受益。随着组织越来越多地使用包括与健康、家庭责任、地点、种族和性别认同等敏感数据，来更好地支持员工或实现多样性和包容性目标，决策过程中出现有意或无意识偏见的风险也在增加。组织可获得的新的大量数据应该加强——而不是限制——获取、机会和待遇的平等。

落实公平权最有效的方法，是从一开始就将其纳入决策过程。在我们合作的一家国际零售公司，人力资源部门不会等聘用后才评估员工的多样性。他们使用了强大的数据分析，来确保求职者的多样性，然后在候选人筛选、面试和选择阶段重新评估。组织还会培训领导者发现数据中可以体现偏见的地方，并为管理人员提供分析仪表板，以监控招聘和留职的持续趋势。

知情权：组织要向员工明确数据的使用目的。知情权是其他权利发挥作用的关键。这意味着员工要了解自己的哪些数据被收集，是如何被使用的，以及在可能的情况下如何访问这些信息。没有知情权，员工的信任程度和对公平的看法就不会改变。

也就是说，员工可以轻易明白自己的权利得到了尊重。企业要有一个可靠的沟通计划，包括量身定制的沟通，来保证信息与员工的职位及经历相关。例如，当出于多样性、平等和包容性（DEI）目的，收集潜在敏感的个人认知数据时，组织执行领导可能需要在全公司范围传达信息，以加强组织对DEI的承诺，并解释会如何使用数据，在员工资源部门进行更有针对性的沟通，说明基于数据的DEI决策，将如何使他们受益。所有关于员工数据的沟通都应该简单、及时，并通过易于访问和使用的沟通渠道进行传递。

反馈也是知情权的重要部分。员工应该有提出问题和报告担忧的机制。当然，在雇主与雇员的关系中，有些数据不应该被共享，比如绩效评估数据或健康记录。数据不共享时，也要明确这一点。

雇员数据权利法不应该是一个抽象原则。组织应该编纂并共享自己的员工数据使用权列表，并根据具体情况添加上述四个核心概念。对于相关做法，荷兰的乌得勒支市提供了一个范例。他们公开发布了自己的数字价值观，并承诺会通过政策维护这些价值观。

领导者还应负责落实员工数据权。与我们合作的一家金融服务组织建立了一个专门的内部任务小组，以确保在员工使用数据时，实现商业利益和个人隐私的适当平衡。其他组织也成立了数据道德委员会，其中包括了人力资源和员工代表，并会定期咨询内部专家，审核他们处理员工数据的方法。

随着技术的进步和员工期望的转变，个人数据和员工数据间的界限将继续模糊。始终如一地执行和透明地沟通员工数据权利法案，将帮助组织释放数据资源的全部潜力，给予员工个人支持，并实现其业务目标。

凯琳·洛马斯特（Kaelyn Lowmaster）、乔纳·谢普（Jonah Shepp）| 文

凯琳·洛马斯特是高德纳人力资源实践研究主管。她专注于未来工作，包括未来战略发展的所有领域，重点关注新兴技术对工作和劳动力的影响。乔纳·谢普是高德纳人力资源部门的高级负责人，是《高德纳人力资源领袖月刊》（Gartner HR Leaders Monthly）的编辑，杂志内容涵盖人力资源最佳实践，从人才获取和领导力到总奖励和未来工作。作为一名颇有成就的作家和编辑，他的作品曾出现在许多出版物上，包括《纽约杂志》（New York）、《政客杂志》（Politico Magazine）、《智族》（GQ）和Slate。

本文来自微信公众号“哈佛商业评论”（ID:hbrchinese），作者：HBRC-Lab，译：贾慧娟，校：时青靖，编辑：孙燕，36氪经授权发布。