您的公司是否患有“会议病”？

我们常常听到这样的观点会议是一个必要的不得不做的事情它吞噬我们的时间消磨我们的精力。然而如果我们正确地处理会议它可以成为推动进步激发创新和协调团队的强大工具。关键在于我们如何理解会议的本质以及如何把握会议的艺术。

根据人力资源公司Zippia的一项研究员工每周花3到5个小时参加会议即每个工作日的15%。这只是计算会议的持续时间而不是许多人花在准备会议上的时间。不幸的是研究警告说大约70%的此类事件被认为是没有成效的。更多信息欢迎参加8月1日的免费论坛《把握时机：如何处理职场中的冲突》

我们都曾问过自己：“为什么我要参加我认为毫无必要的会议？”这是一个在职场中普遍存在的问题。让我们尝试深入解析它，看看为何我们常常会发现自己陷入这样的困境。

首先，许多专业人士在他们的工作日记中会经常看到各种会议，而对于拒绝这些会议，他们往往感到顾虑，即便他们可能对会议的实际效用存有疑虑。这种现象的产生原因其实是多方面的，下面列举了其中的几个：

1.我们的担忧，恐怕错过了一些重要的新进展。

在一个将信息视为力量的时代，我们往往担心缺席会议可能会导致我们落后于他人，降低我们在工作场所的影响力。如果某一部门有重要的新发展，我们不希望自己因为不在场而错过。

2.我们不希望在公司被贴上“缺席者”的标签。

如果我们受邀参加一次会议，但却选择不参加，这可能会被误解为我们对所讨论的议题缺乏兴趣或者不尊重他人的努力，这可能对我们的形象产生负面影响。

3.我们会因为社交压力而感到必须出席会议。

例如，当其他领导或团队成员都参加会议的时候，即使我们并非至关重要的参与者，也可能会因为害怕被孤立或者遭人嘲笑而参加。

然而，尽管有以上种种原因让我们陷入会议陷阱，我们也必须认识到，会议在许多情况下是必要的。这是因为它们涉及到业务和组织的核心方面，有时候，它们也是公司内部团队建设和沟通的重要组成部分。据盖洛普最近的一项研究，大多数员工认为良好的沟通是参与项目成功的关键。

因此，作为一名高管，要学会如何更有效地组织会议，以及何时才是会议真正有价值的时候。这样，我们就能避免浪费团队的时间、注意力和精力。在组织会议时，我们应该仔细考虑会议的目标、议程、参与者和预期结果，以确保每个会议都有实质性的价值，而不仅仅是填充日程表的空白。更进一步，我们应该教导团队成员如何有效地参与会议，如何在会议中发出自己的声音，以及如何从会议中获取和提供有价值的信息。

如果你想有效地利用自己的时间，并尽可能避免参加无效的会议，那么你需要知道如何区分有用的会议和无效的会议。这个问题并不像听起来那么简单，因为各种会议的特征和目的都可能各不相同。但是，以下是一些基本的要素，可以帮助你识别出一个有用的会议：

1.一个有用的会议应该对所有参与者都是合理的。

在理想的情况下，只有需要发言和准备会议的人员才应参加会议。这并不是说非发言者就无权参加会议，因为有些人可能需要接收会议中的信息，即使他们在会议中不发言。但是，如果你发现自己被邀请参加一场你对其内容一无所知，或者对你的工作没有任何影响的会议，那么这可能就是一个没有效果的会议。

2.一个有效的会议应该有明确和具体的目标。

任何会议的目的不应该是笼统和模糊的，比如“对某些事项进行监督”，或者只是因为已经设定了定期会议的习惯而举行会议。你需要能够清楚地解释出会议的目的是什么。如果你无法做到这一点，那么你可能需要重新考虑是否真的需要召开这场会议，或者是否有其他更有效的方法可以达到这个目的。有效的会议应该是解决问题、满足需求或推动项目进步的，而不仅仅是为了重复已经讨论过的信息。

3.一个有用的会议应该有一个既灵活又明确的会议议程。

会议的议程和时间安排应该能够适应不可预见的变化，但这些变化不应该控制会议的主要方向或者使会议过度延长。如果会议的讨论内容超出了议程的范围，或者会议的持续时间远超过了预定时间，那么这可能是一个效果不佳的会议。

我们要学会识别出有效的会议，并学会婉拒那些可能浪费我们时间和精力的无效会议。通过这样的方式，我们不仅可以提高我们的工作效率，还可以为我们的团队创造一个更加高效和生产力的工作环境。

会议是企业和组织日常运营中不可或缺的一部分，但显然，并非所有会议都是相同的，也不是为了实现相同的目标。因此，理解会议的类型以及每种会议的预期目标是非常重要的。这不仅可以提高会议的效率，还可以避免无谓的会议导致的时间和资源浪费。

1.决策会议。

这种类型的会议通常涉及到一些关键决策的制定，比如公司的长期规划，产品的开发方向，或者重大投资的决定。在这种会议中，参与者需要清楚地了解谁有权做出决定，决定的主题是什么，以及达成决定所需的共识程度。为了保证会议的效率，会议应该集中讨论关键议题，避免陷入无关紧要的细节讨论中。

2.创意会议。

这种会议的目标是产生新的想法和解决方案，比如开发新产品的想法，或者找到新的市场营销策略。虽然这种会议的目标可能相对模糊，但是，它需要具有明确的方向和具体的主题。同时，为了鼓励创新和自由思考，会议的结构需要灵活，但是也不能过于混乱，否则就可能会让会议失去方向。

3.通报和协调会议。

这种会议的目标是向参与者提供信息，或者协调不同部门之间的工作。在这种会议中，让信息准确、快速的传递是关键。但是，我们也需要注意，有很多方法可以传递信息和协调工作，不必非要通过长时间的会议。例如，通过邮件或者企业内部的通讯软件就可以有效地实现这一目标。

每种类型的会议都有其特殊的需求和预期结果。作为一名高管，你需要知道如何针对不同类型的会议进行有效的组织和管理。你也需要具备策略性思考的能力，这样你就可以识别出那些无必要的会议，并加以改进或者取消。

另外，你还需要了解你的团队的需求和期待，以便你可以组织出真正对你的团队有用、富有成效的会议。这样，你就能提高你的领导技能，也能提高你的团队的效率和满意度。

总的来说，成为一个高效的会议组织者和领导者，就是成为一个成功的高管的关键之一。

本文来自微信公众号“TPP管理咨询”（ID:TPP-CONSULTANCY），36氪经授权发布。