明雀如何帮你做好多项目交付进度管理？

明雀

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2024-05-22 16:53

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每一个项目经理或多或少都会遇到这样的场景：

想象一下：

你现在面前摆着10多个进度表，上面列满了各个项目的时间线和任务清单；墙上的便利贴密密麻麻重叠着会议日程，邮箱里塞满了客户催促的邮件，有的客户已经发送了项目反馈，有些客户提出了新的需求，你完全不知道10多个项目分别到达了什么样的进度。你频繁查看项目进度表的同时，也在电话里不停地与各项目组员讨论任务分配，有的成员已经超负荷运转，而有些则负荷不满。客户突然增加新需求总能让你手忙脚乱，既要评估需求增加的必要性又要考虑能否如期交付……多项目同时进行的难点到底在哪里？

一、多项目管理困难

时间管理：有太多项目同时进行，无法有效跟踪各个项目的实时进度，对项目当前状态掌握不足，还要确保各个项目交付不延期；
质量管理：保证多项目管控下各项目质量难以兼顾各客户需求，客户满意度下降，增加客户投诉；
沟通成本：需要与多个项目团队不断沟通，占用大量时间成本，沟通效率较低
资源协调：资源分配出现矛盾，部分项目人手不足，部分项目则出现资源浪费；
项目节奏：客户需求变化频繁导致项目计划不断修改，管理不当造成计划混乱，打乱项目节奏。

二、执行度高的优化建议

制定项目计划+日程梳理

做计划的前提是和客户达成明确且一致的目标，这是项目执行的基石，也是项目建设的底层战略。时常回顾每一个行为是否为目标提供了正向支持。

确定目标后，对目标进行拆解，细化任务颗粒度，便于分配和管理；使用任务看板或甘特图来观察任务的集中期，提前找出资源竞争高峰期，提前预备或调度资源，降低延期风险。设置关键节点，监控检查项目执行情况，这就好比我们开车要安全到达目的地，需要经过多个加油站进行添加燃料、维护、导航等，否则半路就有可能车毁人亡。

日常推进中，及时梳理项目日程，用待办的方式记录每天的工作，完成之后，在list上标记。这样有助于我们更灵活地应对项目变化，保证项目顺利推进，而不是死扛原定计划。

优先级排序+要事优先

明确每个项目的优先级和重要程度。可以从战略目标、客户、时间、资源、风险和利益相关方等方面进行系统分析。找出对公司战略目标贡献度高的，客户迫切需求的，项目逻辑顺序优先的，时间敏感度高的，资源需求程度高的，存在较大风险隐患的以及对利益相关方影响较大的项目，可以进行优先考虑。80%的时间做重要的事情，20%的时间来做其他的事。

项目监控审查+随机应变

项目监控审查像项目的“防火墙”，可以及时发现并解决问题，保证项目目标的实现。当有意外事件发生，比如项目预算超支、开发进度落后等，先别急着改动，停下来，稳定自己的情绪，保持一个冷静的头脑，仔细思考一下，看看目标，找找找原因，分析一下意外事件对整体的影响，最后想清楚再进行调整。对项目的定期回顾并不是形式上的过一遍，而是重新思考，进度把控是否及时，资源利用是否充分，人员安排是否合理，项目质量是否达标。