CRM与邮箱的组合拳为何能让销售团队效率发生质变
在千行百业都在谈提效的今天，如果您的销售团队效率较低，恐怕很难过好2024。销售团队提效是个大话题，总的说来就是销售团队需要在正确的时间做正确的事。如何做到？自然要借助CRM工具。过去我们也讲了不少CRM如何辅助销售团队提效的方法。今天将从CRM+邮件的组合展开，您可能会惊讶于Zoho CRM在功能细节设计和应用场景层面，竟为用户考虑得如此周全。当然，更希望您看完之后，多多尝试文中提到的技巧，因为小功能往往也会带来大变化。
由于Zoho CRM与邮件结合的应用历史悠久，涉及的功能和场景较多。为了提供一个更好的阅读体验，我尝试按照初阶、中阶、高阶进行编排。初阶是您必须知道的基础观点和用法，中阶则进一步深入，高阶涵盖了CRM中与邮件相关的新技术、新场景和新能力。我们的原则是，初阶功能需烂熟于心，中阶用好快人一步，掌握高阶则可超越90%的企业，成为效率之王。
邮件管理为何对销售如此重要
很多人认为社交媒体和即时通讯方式的出现，让邮件失去魅力。实际上，这种想法是错误。邮件一直是商业世界沟通和交流的重要方式。企业中存在大量与邮件相关的场景，邮件仍代表着强关系。
上图代表企业中真实的邮件发送关系，以客户为中心，在客户的整个生命周期里，包含诸多错综复杂的邮件往来。图片还未包括最初获取客户时的多封营销邮件，全部加起来才能构成企业与客户之间的一部完整邮件往来史。
本文更多探讨销售提效，相信在未来很长一段时间里，邮件因其专业性、易留存、可分析、高效传递信息等优势，依然是销售人员的重要沟通方式。
但是，很多企业不重视邮件，更不关注邮件管理对销售工作的意义。邮件管理混乱，多个系统割裂，会给销售团队带来4个负面影响。
1、工作效率低
常见场景，客户信息保存在CRM中，邮件在某个邮箱系统里，销售人员回复客户邮件前，需要先在邮箱系统里查看之前的邮件，然后回到CRM浏览客户其他信息，再回到邮箱系统给客户回复。如此这般来回切换工具和系统，严重影响了工作效率。
2、对客户认知不足
优秀的销售擅长在正确的时机开展正确的行动，他们对时机的把握，往往建立在对客户全面了解之上。往来邮件中包含着各类客户信息，糟糕的邮件管理将引发客户信息不完整，上下文缺失等问题，销售很难判断时机做出正确决策。
3、反应慢敏捷度差
销售敏捷度是成功赢单的关键。销售人员通常很忙，没时间盯着邮箱，不能及时获知哪些重要客户何时回复了邮件，错失良机，被竞争对手趁机切入。
4、无法获得团队支持
销售单打独斗的时代早已过去，尤其是B2B业务，特别讲究团队协同共同服务客户。邮件管理混乱会造成部门之间的客户信息差，协同部门对客户及项目的认知不统一，信息不共享，难以对销售提供有力支持。
CRM+邮箱-初阶
Zoho CRM提供了将邮件附加到客户记录上的解决方案，一举打破多个系统来回切换的弊端，销售工作效率提升肉眼可见。
1、在CRM里发送并回复邮件，解决来回切换的问题
在Zoho CRM中的线索、联系人、客户、商机等模块，都可以直接使用CRM内置的邮箱发送邮件。客户回复的邮件，在CRM记录中也可以看到。不必专门打开邮箱去收发邮件，也不用在不同的CRM模块中切换，销售人员工作效率获得提升。
在大多数的销售流程中，报价单、发货单和销售订单是需要销售人员处理的重要文件，用以保存和维护每笔交易记录。此类文件的处理经常通过邮件完成，销售经理批准后，销售人员即可在CRM的对应模块的记录中，直接发送给客户。
2、将邮件关联到客户记录，解决信息完整性问题
将客户往来邮件关联到客户记录后，销售即可以在该客户的记录中，查看所有与客户往来的邮件，业务过程涉及到的各类信息被汇总在一处，解决了信息完整性的问题。销售还能看到客户是否收到邮件，是否打开邮件，是否点击了链接，有助于判断接下来是否采取行动，采取什么行动。
3、邮件消息提醒，解决及时性问题
CRM系统右上角的销售信号让销售人员及时了解客户对邮件的反馈，以及客户的行动。当客户收到邮件、打开邮件、点击了邮件中的链接，或者退回邮件，都会在这里显示一个消息。会看销售信号的销售，更能及时了解客户行为，把握行动先机。
4、设置邮件分享规则，解决协同性问题
销售有权利决定是否分享客户邮件，分享给谁，决定与团队共享邮件的方式。 当把客户的往来邮件分享给团队时，团队会对该客户建立全面认知，从而给销售人员提供更多更好的支持。
5、习惯用Gmail或Outlook邮箱怎么办
Gmail或Outlook分别是全球使用人数榜一和榜二的邮箱。不少销售习惯使用Outlook或Gmail来发送接收邮件，尤其是外贸、跨境电商或全球化出海业务。通过对应的插件，使用这两个邮箱的销售也可以将邮件自动关联到Zoho CRM记录。
6、多设备同步
销售每天不是拜访客户，就是在拜访客户的路上。如果只在电脑上方便使用，对销售就太不友好了。我们让所有邮件在电脑、手机或平板自动同步。销售人员采用不同的设备，在任何时间任何地点，都可快速访问邮件。
CRM+邮箱-中阶
掌握以上CRM与邮箱结合的知识并应用起来，您的销售团队效率会发生变化。如果用起下面这些中阶功能，销售团队效率将进一步提升。
1、SalesInbox, 解决邮件太多没重点的问题
销售人员每天要处理的事情又多又杂，非常容易错过重要邮件。比如。客户对报价单进行了回复，要求销售尽快来公司面谈。结果销售在忙碌中没看到，竞争对手抢先给了客户更好的价格，销售非常遗憾地失去了客户。
在Zoho CRM中， 可以根据客户在销售周期当前所处的阶段，对客户进行细分，并分组显示。邮件同理。销售人员可以基于销售管道，自动组织和管理邮件，优先关注来自重要销售机会的邮件，而不是最新的。另外，如果销售开发客户成功，客户在邮件中表达了对产品的兴趣，也不用手动增加线索，而是通过设置规则的方式，不离开收件箱即可自动创建一条新线索。
2、邮件模板，解决大量重复工作带来的低效问题
销售经常需要重复发送某几类邮件，比如被分配了新客户，需要发送第一封自我介绍邮件；参加展会交换了微信，要给客户发一封公司简介邮件；客户服务到期，要给客户发续费提醒邮件......提前设置好不同类型的邮件模版，用到哪个一键调用，足以应对此类重复性的日常事务。
3、邮件透视，解决不知道过程和结果的问题
销售人员结果导向，最不愿意做不了解过程和结果的事。启用邮件透视功能，销售可以通过邮件状态过滤记录，也可以查看邮件分析数据，跟踪邮件模板效果，根据数据了解邮件发送结果，更好地指导后续工作。
CRM+邮箱-高阶
随着AI的发展，人工智能的能力被融入到CRM中，也落实到邮件的各类场景，如邮件撰写、邮件解读、数据抓取，让销售的工作变得更快、更好、更高级。
1、智能邮件撰写，解决写不好写得慢的问题
不是每个销售都能写好邮件，尤其是新手销售，写不好，写得慢，非常影响客户推进效率。Zoho CRM的人工智能助理Zia可为销售人员写好邮件提供帮助。
A、写邮件时磕磕巴巴，措辞无力，Zia智能提示合适的词汇来完成句子；
B、完成邮件撰写后，Zia对邮件内容进行分析，推荐合适且更吸引人的邮件主题；
2、智能邮件解读，解决时间不够用的问题
销售人员都很忙，他们需要快速获取信息，并将有限的精力聚焦在重要的事情。Zia不仅擅长概括信息，还能从客户的邮件措辞上感知客户情绪，让销售以最短的时间获取最有价值的信息。
A、自动汇总邮件内容，提炼成概览。在不打开邮件的情况下，销售一眼快速了解邮件信息，决定处理顺序。
B、分析客户在邮件中表达的情绪和意图（高兴、难过、请求、查询、投诉等），了解客户体验（负面、正面、中立），根据严重程度决定处理邮件的优先级。比如，当销售看到某封客户邮件旁出现的红色严肃脸图标，情绪字段显示“不满意”，则需要立刻马上赶紧查看这封邮件，第一时间了解问题，消除负面情绪。这种直观的方式，对于挽留老客户或者推动新客户成交，起到至关重要的作用。
3、智能提取邮件签名，解决客户信息缺失问题
职场人士的邮件签名包含了丰富的企业和个人信息，看看我们自己的邮件签名，是不是有公司名、网址、邮箱、电话、部门、Title，这些信息对销售来说太重要了。Zia可以自动从客户邮件中抓取两类内容。
A、抓取客户邮件签名中的详细信息，自动填充CRM里的客户信息，无需销售录入，节省时间也不易出错。
B、识别并抓取邮件中的任务、会议等信息，在CRM中自动创建日程安排，销售工作怎能不高效？
Zoho CRM和邮箱深度融合，你中有我，我中有你。本文仅介绍了一部分比较重要的功能，还有不少实用功能受篇幅所限忍痛割爱。
Zoho CRM的功能设计从推动成单的角度出发，切实帮助销售人员全面掌握客户信息，节省时间抓重点，加速转化效率，顺利达成业绩目标。销售人员提效这件事没有止境，Zoho CRM+邮箱的话题也远远没有结束。无论是销售小白、营销高手、还是天选大Sales，都可以从CRM获益。现在，请跟随我们的文章，从初阶、中阶再到高阶，一起体验这些学会即赚到的功能吧。
