如何用腾讯会议开一场高效的会议
疫情让远程会议的需求呈爆发式增长，各路视频会议工具纷纷借势涌出。大厂如腾讯、华为、飞书，垂直赛道如小鱼易联、Zoom都在这一阶段走到在协同办公服务产品的聚光灯下。
众多产品中，腾讯会议在分类下载量中长期高居榜首。一方面，基于多年的音视频通讯经验，腾讯会议能够为用户提供清晰、稳定、流畅的高品质会议。另一方面，它简洁友好的用户体验和免费使用也吸引了大量的用户。
那么，这样成熟的工具怎样能为每位职场人充分所用，在远程会议中保证会议效率、达成会议目标、让每位会议参与者和领导都有所收获呢？我们不妨按从议准备、会议过程、会议结束三部分来着手。
良好的计划等于成功的一半。一份预备清单会为高效会议做好铺垫，形成框架。这份清单即会议核心五大要素，包含主题、目标、参会人、时间及时长、所需准备。对于会议组织者而言，这样的准备能帮助所有参会人聚焦会议，了解这场会议自己能发挥的作用，并且提前做好安排。
腾讯会议的预约会议功能目前线上版本非常全面贴心。这五个核心要素的输入中简洁清晰，通过快捷输入和选择即可迅速完成。会议开始前的通知可以友情提示到参会者准时参会。
常规功能外，值得一说的是腾讯会议在预订中提供了的数字化助力。比如，对于开会前的所需准备，参会人可以上传已有的文档，方便参会人提前查阅，释放开会看详细文档的时间，担心安全性还可以加密。比如，发起人可以根据会议的类型，一键设置成日会，只约一次即可，极度适合项目站会。
新版本的腾讯会议还增加了特邀预约，为参会者发送会议邀请函。这个功能超越了工具的信息传递属性，让参会者感受到了重视。对于关键人物或者客户来说，都可以在会议准备阶段搭建一个获得用户好感的入口。
会议一旦开始，对于会议组织者或主持人的要求就提到了更高的位置。线下会议中我们常用的一个词是“控场”。在视频会议里，“控场”因远距离带来了困难，但同时，腾讯视频的很多小工具能帮助会议组织者做更有力的把控。在这里，不得不提其中两点轻巧的设计：
第一点是对人员进出机制和发言控制的便捷性。
根据会议进程需要，组织者可以迅速通过邀请让需要的人员加入会议，无论是微信、链接还是邮箱、二维码，都可以保证在不影响现在会议进行的情况进行。
会议过程中难免会出现打断、跑偏或者言辞激烈等情况，这个时候，组织者如果在和发言者委婉沟通后发现形势仍然不好转变，便可以直接对个体进行静音达到禁言的效果、保证整体情况按计划继续。
第二点是对会议氛围把控手段的丰富性。这点真的非常“腾讯”了，毕竟红包是微信的常用工具，放在这里亦是在工具属性上增加了社交度，让原本高度严肃的会议也可以借助红包形式热络起来。在议题讨论过程中，没有什么节奏是发红包不能带起来的。
会议结束后，一份详实的会议纪要是必不可少的。腾讯会议优先做在用户前面，在已结束的会议后附上了会议纪要的模板。在这个会议模板中，参会者和发起者均可记录基础信息，议题内容、结论和问题、任务追踪，涉及到相关人员，直接一步艾特相当高效能。即便不直接应用模板，结构也可以借鉴输出自己的会议纪要。
对于所有已结束的会议，会议组织者和参与者都可以用会议主题或人员名称搜索快速找到当时的会议，很适合回追特定会议中的信息。搜索下面的历史会议列表本身也可以作为会议复盘的参考。
“工欲善其事，必先利其器”。远程会议的类型和目的千千万万，相同的是，我们都要投入时间和精力。既然如此，有腾讯会议这样效率高体验佳的工具在手，有什么理由不不好好使，多多用，愉悦地开启一场场视频会议呢？
本文作者：石璐，36氪企服点评经授权发布。
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