企业如何做好任务管理?「任务管理三部曲」模板来了
相比时间管理,任务管理往往更让人头痛。因为后者还要涉及团队之间的信息同步、认知对齐、资料共享、进度把控等重要环节。
企业如何做好任务管理?最好使用文字让任务的发布变得清晰准确,避免歧义,任务的结果和过程也应有文字记录。这是因为文字的优势在于可以被回顾,改进和迭代,而模板则是一种很适合文字的任务管理系统。
从任务周期来看,石墨先前发布过的「项目管理模板」针对的是长周期性的大型任务。而在日常工作中,更多的情况是,每天都有很多临时、细碎,且与当前项目无关的任务需要我们完成。
对此,石墨经过长期调研与开发,将「项目管理模板」全面升级为「任务管理三部曲模板组」,覆盖企业工作中常见的三种不同任务管理场景:对于每天的工作安排,灵活的「日清模板」就能解决;临时的阶段性任务则需要一个「任务清单模板」,而大型的日期比较固定的项目,就可以交给「项目管理模板」。
除了任务场景的全面覆盖,升级后的模板组普适性也更强,几个人、几十人到几百人的团队都可使用。
借助「日清模板」,团队可以通过晨会安排一天的工作,任务的完成进度和成果可以一目了然。有效解决团队之间任务进度不透明、领导每天回顾团队日完成量不方便等问题,让每个人都清楚自己今天的任务是什么,并且完整的记录下来。
比如说,一个需求的资料和跟进的明细,近一个月的会议明细,或者一个客户的跟进明细,通过模板都可以将这些非结构化的工作进行整理并呈现,这就是「日清模板」的意义。
模板亮点:
- 自动检查任务状态:未完成的任务自动统计数量,并且变色提醒
- 直接展示工作成果:检查成果不再找来找去,工作状态互相监督
- 工作留痕:写周报、日报有据可查,避免想不起自己做过什么
早会时间,打开「日清模板」,首先回顾昨天团队成员的任务完成情况、对工作过程中的疑惑统一解答,然后布置今天的工作;完成任务后,可在「完成」一列打勾,还可在「文档链接」附上完成的文件链接。
「团队日清模板」页面采用了日历的时间轴逻辑,每个团队成员都可以添加当天的工作任务、工作计划、补充和修改过去某一天的任务结论。(对任务完成后的总结和回顾)
在「日清模板」中,会自动高亮显示当天时期,方便人员查看当天任务情况;未完成的任务也会自动标记为红色,以示提醒;当插入新任务时,可直接在左侧添加。
做好任务管理的核心是:每天都能按时按量完成任务,而有任务就要有清单。
「任务清单模板」可以帮助企业跟踪阶段性任务,以拆分并跟进任务的方法做好任务管理。
模板亮点:
- 任务状态一目了然:自动识别日期,显示任务状态、超时提醒
- 操作简单容易上手:完成任务后打勾,即可自动汇总任务
在「任务清单模板」中,首先列出已拆分的具体任务项,并在「说明」一列中注明任务的交付标准。
之后,设置「计划完成日」,并选择左上角「插入」「日期提醒」,即可开启任务定时提醒功能。
模板还可填写任务负责人,方便明晰责任;当完成一项任务时,可在「完成」一列直接打勾,结束任务。
任务相关文档也可附在「结果/文档」一列,文档作为查缺补漏的重要资料,可以帮助团队传递、更新信息。
在「自动跟踪」一列,会识别「计划完成日」和「定时提醒」的时间,自动生成任务完成状态,模板最上方也会自动展示「未超时」「今日到期」「已超时」「累计完成」任务数量。
按照「任务清单模板」推进长期任务,任务信息丰富,完成度清晰可见,可以营造团队良好的协作环境。
当企业遇到更大型的任务或项目时,可以使用「项目进度管理模板」「项目总看板」管理任务/项目进度,保证团队配合,顺利推进任务。
石墨开发的「项目进度管理模板」「项目总看板」,适用于企业在项目启动、计划、实施、控制、收尾、复盘等多阶段使用,项目 Leader 可一览全盘进度,项目成员可实时同步各阶段任务,项目团队可通过管理模板把控进度、定位问题、按时交付。
模板亮点:
- 简单好上手:项目开始,开好一个会、填好两张表,之后全自动
- 任务自动提醒:高效跟进每一个里程碑的时间节点,有效避免延期
- 信息实时同步:各岗位实现透明协作,会议及方案能实时同步共享
- 管理视角看板:一表总览所有项目,各负责人、各方面进度一目了然
「项目进度管理模板」分为「项目看板」「项目进度看板」「项目说明书」「费用报销申报」「项目总结」「会议看板」6 大板块,基本覆盖项目管理所有常见场景。
项目说明书——重要信息全员同步
项目来了,负责人先召集团队开一个启动会,这时,就可以在「项目说明书」填入项目名称、开始时间、计划完成时间等基本情况,作为重要节点的里程碑计划也可以在会议上一并敲定,从而确定重要任务的时间节点。
项目进度看板——细化团队任务分工
确定完项目中的重要节点(里程碑)后,就需要围绕它们将每个阶段的任务细化。团队可以将每一个任务目标、说明、开始日、完成日、负责人等信息记录在「项目进度看板」中。
看板上方会显示当前日期、当前任务、进行中任务等实时计数、方便管理者实时知晓进度。
完成一项任务后,团队成员可将执行情况文档填到「结果文档」一列,方便项目负责人随时查看。
项目负责人还可直接在看板中安排任务、分配执行负责人等。对于整个团队来说,分工清晰。
会议看板——重要会议雁过留痕
一个项目从启动到结束会经历多次会议,保证会议的有效性就是在不断降低项目的时间成本。
在「会议看板」中,项目启动和实施过程中的每一个会议均可记录在此,方便沉淀会议精华,同步团队间解决方案及回顾会议成果。
项目看板——实时查看最新动态
项目的基本信息和任务安排已在「说明书」和「进度看板」「会议看板」录入完毕。至此,关于项目的所有信息已经可以在「项目看板」中自动展示和更新。
像常用的项目文档&云盘、项目状态报告、会议纪要、日历、重要通知等也可放置在该看板中,方便团队查看,近一周的会议情况也可在看板中间显示。
「项目看板」作为项目管理模板中的总览性看板,方便负责人实时查看项目最新情况及具体事项。
费用报销申报——预算不超,明细不缺
「钱」是项目实施过程中不可马虎的一个环节,无论是个人的消费金额、费用类别、发票类型还是总体的费用统计,都需要清晰明确地记录下来。
项目总结——复盘,回顾得失
任何一个项目做完之后,复盘都必不可少。只有通过复盘才能知晓此次项目中哪些时间节点最为关键,哪些进度被额外拖延等。
通过「项目总结」,可以帮助团队梳理整个执行过程中遇到的问题与经验,从而优化下次项目的执行。
很多情况下,团队会同时推进多个项目,做好「多线作战」,需要一个更加总览性的「项目总看板」。
项目管理者只需将每一个「项目进度管理模板」中的「项目看板」链接复制到「项目总看板」中的「项目链接」一列,即可自动同步所有项目情况。
团队只需掌握以上步骤,即可快速上手「项目进度管理模板」。
在石墨内部,已经有多个部门开始使用「任务管理三部曲模板组」,下面就请商业化运营部讲讲他们的使用体验。
Q:你们选择使用该模板组的原因是什么,它解决了你们工作中的哪些问题?
A:因为对团队友好,并且简单好上手。疫情开始以后,我们尝试了很多任务管理软件,发现不是太碎片化,就是太个人化,我们需要一个上手简单,团队能一起使用的“任务清单”式模板,所以就用了石墨任务管理模板,它确实解决了我们几个大的问题。
它解决了我们团队工作清单缺失的问题,让每天的早会更有效率,让每一天的工作更有成果。
它解决了我们周报月报总是不知道该怎么写的问题,现在工作清清楚楚的在上面,写周报变得非常轻松。
它解决了我们跟其他部门开会的问题,我们可以轻松以各种维度调取跟某个需求或者某个项目相关的信息,自动清洗整理出来,开会可以很清晰的把推进过程展现出来。
Q:你们使用该模板组办公多久了?当时对它的第一印象如何?目前使用的整体体验如何?
A:有快半年了。第一印象是很简单好上手,谁都没遇到什么问题。
目前已经完全形成习惯了,每天的工作任务都在里面,成果也在里面。用到现在,我们已经在“日事清”模板的基础上扩充了很多功能,只要每天的工作写在模板里,就可以任意的根据需求调取内容,进行展现,这个非常实用。
我们每天早上都能很快进入工作状态,不会想不起今天要做哪些事情。甚至已经基本不用加班了,完成的工作却比以前还多。
Q:你们最常用的是其中哪套模板?
A:日事清模板
Q:能否介绍下你们在使用该模板过程中的团队协作流程?
A:我们早会时候聊今天的工作,并且把任务自己写在模板里,然后完成之后打勾,都完成了就可以下班了。因为成果都在里面,互相不需要传文件,下班以后基本不用接消息了。
我们是一个需要大量接其他部门需求的团队,我们在日事清的基础上扩展了团队工作看板,提需求的同学不需要来找我们,只需要填写表单就可以自动进入我们的看板,我们的工作就不会被打断。这种感觉很好,并且结果也可以被筛选出来呈现,特别好,整个工作流程都在里面。
Q:你们是否推荐其他企业也使用该模板进行任务管理?为什么?
A:强烈推荐。因为可以多干活,但少加班。而且周报、月报、开会、找文件,这类原本头痛的事情都神奇的解决了。可以说,这是一套帮助工作内容管理的模板。
另外值得一提的是,可以马上解决问题,当我们需要解决一个新问题,上午发现,下午就能解决;今天发现,明天就能解决,这个真的太棒了。