挑战 1 小时搞定年度总结

每到年底，年度总结四个字就好像悬在职场人头顶的四块大石。要挤压工作时间去完成它，要整理过去一年的项目资料，要在全公司公开展示……对于部门 / 团队而言，年度总结也被当做一个小型项目，leader 思考的是怎么更好地进行项目管理，部门成员则更关注怎么更高效地完成总结本身。

都是打工人，我们非常能理解大家对年度总结的复杂感情。今天不讲年度总结的必要性、重要性，我们跟大家分享下如何通过石墨把做年度总结这件事变得更高效、更轻松。

01 汇报一定要用 PPT 吗？

你们公司用在线文档汇报，还是用传统 PPT 汇报？

两者如何选择，已经成为了检验一个团队工作是否高效的重要指标。

大家都有类似的经验——当我们在做 PPT 时，往往会舍本逐末，把过多的时间精力聚焦在排版美化上，而压缩了思考以及内容撰写时间。

因此，从国外到国内，从互联网公司到传统行业，越来越多的组织，在线文档已经替代 PPT，成为大家进行工作汇报的首选。

石墨文档支持插入表格、超链接、图片、音/视频等，拥有丰富的标题格式选项，通过在线文档我们也能够更高效地做出逻辑清晰、界面美观的总结文档。

举个例子，如果你是品牌公关，插入今年的项目视频，点击就可以直接在文档内播放。

如果你是销售，插入数据分析表，文档内可以直接拖拽浏览，点击可以直接打开文件查看详情。

在撰写年度总结时，石墨文档可以让我们更加聚焦于内容创作，一个文档聚合所有信息，从而更加高效优雅地呈现想表达的内容。

如果公司要求必须使用 PPT，那么一定要试试在线幻灯片，它与传统本地 PPT 相比，具有得天独厚的优势。

还是举个具体的例子，在制作汇报文档时少不了要用可视化图表展示数据成果。

以前我们特别怕粘贴到 PPT 里的表格有更新，因为这意味着要重新生成图表，意味着可能需要再一次传输 PPT 文件，意味着如果过了 PPT 提交日期，就无法修改调整。

而如果你使用的是可以实时更新，可以与表格互联互通的石墨幻灯片，以上问题都将不复存在。汇报内容可以修改到演讲的前 1 秒，无论表格数据更新过多少次，最后刷新已嵌入 PPT 中的图表即可看到最新版本。

 

02 可自动提醒的进度管理表

对于员工，当汇报文档写完，年度总结算是完成了一大半。但对于部门负责人或者 HRBP ，进度条还远远不到一半。

他们要负责通知发布、文档收集、会议组织等一系列工作，需要把控好整个年度汇报项目的进度。

如果人少，事情自然很简单。但如果部门人员众多或者要做公司全员分享，年度总结汇报就会成为一个大项目。

这个时候，我们就可以使用石墨表格来做任务管理。

在石墨表格里，我们定义好需要成员填写的内容，写明提交时间设置「日期提醒」，就可以搭建一个能够自动提醒的任务进度管理表。

如果担心信息被误删改或者有信息可见范围管控需求，我们还可以使用「锁定单元格」功能，为不同的业务模块、不同的人员划定专属的区域，独立设置可编辑、仅查看、禁止查看权限，和而不同，在保证效率的同时兼顾安全管控。

项目管理就是时间节点管理，使用「日期提醒」功能，我们可以设置倒计时自动提醒，规定好不同时间节点，汇报人要完成的具体的任务，如此一来，到期时相关人员就能收到消息提醒。

总结一下，在年度总结汇报整个项目里，通过多人协作编辑与权限管控，石墨表格可以让信息的收集变得更便捷、规范，配合日期提醒，就实现了信息通知、收集、提醒、汇总全过程的自动化。

03 一种高效的公开汇报方式

当收到年度总结大会倒计时 1 天的提醒时，我们就知道公开汇报的日子要到了。

传统的 PPT 汇报模式下，我们往往都是先听汇报再提问，“麻烦把 PPT 翻到第多少页，我有个疑问”是经常出现的场景，浪费时间不说，分享与提问环节的割裂也极容易造成信息损耗。

今天跟大家分享一个全新的汇报模式，仅需简单 4 步，就可以开一个高效且有产出的汇报会议。

第 1 步：提前准备汇报文档，整合所需呈现的信息。汇报开始前，将文档链接发送到会议群，其他人员点击链接即可查看你的内容。

第 2 步：汇报过程中，如果想就汇报人当前陈述的内容进行重点探讨，可以直接在文档内「划词评论」，实时表达自己的疑问和观点。

第 3 步：在演讲结束后，汇报人浏览文档，就可以对大家提出的问题进行集中解答，展开探讨，并得出结论。

第 4 步：汇报结束后，针对点评人的意见和反馈，可以直接记录在汇报文档顶部，从而为后续的工作指明方向。

汇报作为年度总结的展示环节，也是集中沟通环节，它的要点应该是高效的信息传达与交换。通过石墨文档，配合创新的会议模式，汇报环节可谓是流畅又丝滑。

04 文件不沉淀，价值减一半

汇报不应该是年度总结的最终环节，文件归档后才是有始有终。

回到年度总结的最开始——整理资料、数据，如果我们使用传统 Office，平时又很少进行文件整理归档，那么在写总结文档时，面对一整年的产出，仅仅是找资料就会消耗你大量的时间和精力。

而石墨具有即写即存的特点，对于个人来说，所有产出的文件都会集中存放在「我的桌面」或相关的「团队空间」，点选或搜索都可以快速找到所需的文件、数据。

对于部门或团队来说，如果需要对文件进行集中存储，汇报结束后，部门负责人可以在部门「团队空间」创建相应文件夹，让成员将汇报文档一键转移，即可实现集中规范管理。

如此一来，部门成员可以随时查阅、学习其他同事的项目经验。如果有新员工加入，团队空间的文件资料也可以帮助 TA 更加快速地融入团队。

年度总结是日常工作的缩影，涉及到内容生产、协作、管控、沉淀的全过程。

与使用传统 Office 办公对比，石墨的云 Office 将效率渗透到了多人协作、数据收集分析、项目管理、知识沉淀、资料共享、文件安全管理的方方面面。

让每个员工都能有更多时间专注于创作，充分发挥自己的创造力，也帮助企业建立了高效、安全的文档协作和共享机制，全面提升了内部协同办公效率。