通常来讲，复杂的工作完成起来耗时较长，在工作时间恒定的情况下，单项工作完成时间越长，我们能完成的工作总数就越少。策划内容会贯穿在整场会议活动的始终，所以，如果要应对高频的会议活动中的策划工作，突破职业瓶颈，就必须缩短单个活动策划任务的工作时长，也就是需要提升整体的活动策划工作效率。
那么，如何才能提升活动策划的工作效率呢？
一、熟悉活动策划的基本流程
1.确定活动目的、用户和目标
做活动策划，首先一定要明白活动的核心目的，只有明确了活动所要达成的目的，我们才能根据这个目的去策划后面的活动内容。其次，需要筛选和锁定本次活动的精准用户，这样才能更加有效地施加影响。
在确定活动目的和精准用户后，需要制定一个具体的活动目标，通常一个正确的活动目标需要有一个明确的时间线和一个可量化的结果，知道具体活动目标后，就可以围绕这个活动目标开展后面的策划工作。
2.初步构思和调研
在明确了活动目的之后，就可以开始进行初步构思。一个活动的构思就是结合目前所拥有的资源和想要达成的目的，将活动大致的内容、形式和流程在脑海中进行搭建。在此过程中，需要思考如何利用现有资源或潜在资源来扩大活动影响力，达成活动目的。
在活动构思过程中，可能会有很多不确定的想法，如活动方式的可行性、目标用户的接受度等，此时可以通过调研的方式来帮助你确定这些想法。如果你可以直接触达你的核心目标用户群体，不妨通过短信、电话、拜访或在线问卷的形式来征求他们的想法和意见，根据他们的想法来佐证和完善你的策划思路。 
3.撰写活动策划方案
有了前期的构思和调研，接下来就可以开始正式撰写活动策划方案了。在写活动方案时，首先需要理清自己的逻辑思路，先写什么，后写什么，在脑海里先要有一个清晰的框架，要保证领导和客户能够从头至尾顺利地看懂你的活动方案。
在撰写方案时，可以借鉴一些可用的方案模板，但需要根据自己的活动思路和具体需求进行修改，不要生搬硬套，这样容易导致方案的思路出现变形。
4.领导审查和确定方案
在完成活动策划方案之后，需要把方案提交给领导进行审核，或者采用提案的形式进行汇报。针对领导提出的方案中的问题要及时解答，并根据他们给出的建议和意见进行方案的修改，修改完成后需要再次让领导进行确认，并敲定最终的方案。
在给领导提交方案时，最好准备两套不同的方案供领导进行选择，在汇报时可以说明这两套方案各自的优缺点，让领导清楚你的思路和用心。
5.召开方案执行会议
在方案确定之后，需要召开方案执行会议，其目的是做任务的拆解和分工，参会人员通常包括策划、运营、设计、技术、执行、销售等，会议需要明确各部门及人员的具体职责、任务完成的时间和验收标准。
如果是线上活动策划方案，通常会涉及两个部分，一个是前端，一个是后端。前端展示部分，需要让用户看了能够明白活动内容，知道如何去参与，要尽可能地推动用户主动去参与；后端部分主要是开发的内容，活动页面怎样设计，相关功能如何实现，你需要根据整体的活动方案，将其中的流程、需求罗列清楚，和技术进行沟通后制定一套SOP，以便各部门可以高效地配合完成执行工作。
6.方案落地执行
在开始活动执行前，需要出一个具体的活动执行方案，指导策划方案各环节的具体落地实施。在做执行方案的时候，活动策划者的头脑中一定要把整个活动模拟数遍，把各个细节都考虑清楚，有顺序地安排各个阶段的时间，做到有条不紊。
策划方案的落地执行包括活动前的准备、活动中的现场控制以及活动后的安排，但方案的落地执行工作归结起来主要包含两个方面，一是人力的调度工作，二是物料的筹备工作，只要将人和物进行合理安排，那么方案的执行工作也基本可以到位。
7.对活动进行复盘
在活动结束后，需要盘点数据，做活动的整体复盘，看有没有达到活动目标，在活动过程中出现了哪些问题，这些问题该如何解决，需要形成文档，作为下一次活动改进的参考依据。
有些人做过很多次活动策划，但其策划能力并没有明显的进步和提高，原因就在于他们没有对活动进行复盘。做完一场活动，不去总结活动中的优缺点，不去查找问题和分析原因，没有总结和反思，自然就不会有收获和成长。
二、掌握一些实用的活动策划技巧
1.简化活动参与流程
很多人在做活动策划的时候，容易陷入自我认知偏误思维中，常常基于自己对产品的熟知程度去设计活动，理所当然地认为所有参与者应该懂得自己设计的活动流程和操作步骤，从而忽略了参会者的心理。所以在做活动策划时，我们需要跳出个人思维的怪圈，应该站在一个小白用户的角度去考虑问题，多和目标参会者进行交流，了解他们的想法。
在设计活动流程时，应该尽量简化，做到用户无需思考或通过简单思考就能参与到活动中来。能扫码完成的，决不让用户微信搜索公众号再加关注；能直接赠送的，决不让用户发截图、分享链接；能填写姓名、电话搞定的，决不让用户多填其他任何附加信息。从看到活动到完成参与，每一步用户的数量都在减少，所以为了减少用户流失，我们必须简化用户参与活动的步骤。
在2019东西部小动物临床兽医师大会上，主办方为了简化参会者的报名流程，利用百格活动研发的微信服务号绑定大会报名系统功能，让参会者只需通过搜索微信服务号便可快速进行注册报名，这样既增加了主办方微信公众号的关注度，也提升了用户在移动端的报名体验。
2.进行微创新
有趣好玩，可以引起用户参与活动的兴趣，也是刺激用户主动分享活动的有利因素，我们在做活动策划时，需要抓住用户的兴趣点，满足用户的虚荣心和个性化需求。
对大多数活动策划者来说，要策划一个全新的活动是比较困难的，所以现在行业内较为普遍的做法是，在之前成功活动的基础上进行微创新。所谓微创新，是指借鉴已经取得成功的活动模式，在活动主体模式基本一致的情况下，寻求部分内容的变化，这个变化可以是活动主题，可以是参与规则，也可以是奖励方式等等。
3.让用户觉得有利可图
除了有趣，奖励也是驱动用户参与活动的重要因素。奖励可以是实物奖品，也可以是优惠券、积分、头衔等虚拟奖品。
如果是实物，可以把精美的奖品照片放在活动页面最显眼的地方。虽然用户知道中奖率非常低，就算参与了也不一定能中奖，但当他们看到奖品的实物照片时，会诱发内心参与活动的冲动，有利可图会让他们从心底里认可这个活动，所以可以利用和迎合用户爱贪小便宜的心理来进行活动策划。 
4.学会借势
借势可以有效地扩大活动传播的影响力，我们在策划活动时，应该及时地抓住当下热点新闻事件、热点人物，结合自己的活动方案，顺势而为，达到传播的目的。
① 节假日借势技巧
因为节假日可以预测，所以我们可以提前做好活动预热和上线准备，深挖活动与节假日之间的契合点，让二者可以有机结合，要善于利用节假日的特性来锁定精准的活动人群，进行有效借势。比如百格活动策划的520福利活动，借势520这样一个充满爱意的节日，为参与用户提供免费的酒店房券和温泉体验券，由于活动奖品与节日氛围十分契合，所以引发了用户的积极参与。
② 热点事件借势技巧
热点事件分为两种，一种可预测，比如世界杯、奥运会、苹果发布会、美国总统大选等事件，这类可预测的事件，我们在做活动时可以借鉴上面节假日借势的技巧；另一种是不可预测，这类事件往往具有突发性，针对这类热点事件，我们在做借势时需要密切关注其动态，及时策划相应的活动，所策划的活动应该简单、有趣、关联度高。并非所有热点都可以借势，我们应该避开负面热点，谨慎借势。
三、学会合理地利用工具
要提升活动策划效率，产出高质量的活动方案，除了要熟悉活动策划的基本流程和掌握策划时的一些技巧之外，还要学会利用工具。合理地利用工具是提升工作效率的重要途径，那么在活动策划过程中，我们有哪些可以利用的工具呢？
1.创意类网站
当你灵感匮乏或者面对从未做过的活动时，你可能会无从下手，此时你可以多看看创意营销类相关的网站，通过网上分享的活动案例、创意、设计进行借鉴和参考，既可以帮你补充相关知识点，也可以为你提供灵感来源。
① 网络广告人社区
网络广告人社区是一个致力于分享国外创意广告、网络营销、市场营销案例的垂直类传媒网站，网站内容更新速度快，当前已经拥有了几千个创意案例及视频广告。
② WAAAAT
WAAAAT集合了国内外最新的广告传播行业资讯与案例，它会抓取同类分享网站的案例解析，侧重分享点在TVC。
2.团队协作工具
要完成一场活动策划，需要多部门甚至全公司的人共同参与，任务分工的传达是否及时，各部门间的相互配合是否默契，会直接影响到活动实施的效果。所以，利用好团队协作工具非常关键，它可以大幅提升团队工作配合的效率。
① 石墨文档
石墨文档是一款可以实现多人协作的云端office，我们可以把它看作是云端版本的文档、表格、幻灯片，它以在线网页生成链接的形式，分享给需要协作配合的同事阅览。
② Tower
Tower是一款团队协作软件，支持多设备查看文档，可以自由创建团队，分享项目及文档，有在线讨论、文件共享、日程安排等多个功能，在团队协作办公的方面非常高效。
3.思维导图
在做活动策划时，思维导图可以帮助我们将思路框架和创意想法进行可视化梳理，通过思维导图，整个活动框架和思路可以一目了然。
① XMind
XMind堪称思维导图中的王者，它是一款易用、美观、高效的可视化思维管理工具。除了可以绘制思维导图，还能绘制鱼骨图、二维图、树形图、逻辑图、组织结构图等，它样式和主题丰富，可以输出多种格式。
② MindMaster
MindMaster是一款跨平台、多功能的思维导图软件，它具有操作界面简洁、稳定性高、自定义功能强大等特点，基本功能无水印限制和使用时间限制，可以帮你快速创建内容丰富且时尚精美的思维导图、概念图、组织架构图等。
4.PPT效果插件
PPT是制作活动策划方案时最常使用的工具，它可以完美地展现你的活动方案。有时候为了达到某种效果，用PPT自带的功能操作起来较为繁琐或者无法实现，你就可以借助一些插件来提升效率和质量。
① iSlide
Slide是一款基于PPT的插件工具，它拥有数量庞大的资源库，包含38个设计辅助功能，8大在线资源库，超20万的专业PPT素材，还有很多看似低调却十分强大的功能。
② 美化大师
美化大师可以直接作为插件在PPT中同步使用，它有着海量的在线模板素材、图标素材和图表素材，还可以帮助整理PPT内容。
5.活动管理工具
活动管理是活动策划中的重要工作，策划的活动如何按计划实施，参与的活动人员如何有效进行管理，都需要在做策划的时候考虑清楚。合理地借助以下活动管理工具，可以节约管理成本，提升活动管理效率。
① 进度管理——甘特图
甘特图可以直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。活动管理者由此可便利地弄清一项任务还剩下哪些工作要做，并可评估工作进度。
② 活动管理——百格活动
百格活动拥有专业的活动管理系统，通过后台的人员管理功能可以快速查找和导出活动报名人员信息，三大通知渠道可以实现活动信息的精准通知，日程管理功能则可以帮助主办方高效地完成活动会场及日程安排管理工作。众多活动环节，都可在线进行管理，高效便捷。
END
一场成功的活动离不开前期精心的策划，除了需要优秀的方案和创意，还需要强有力的执行团队。举办活动是一项繁琐且连续性较强的工作，很多企业在办活动时总会出现疏漏或管理不到位的情况，百格活动是一家专业的活动管理平台，可以为您免费提供从策划到执行的全流程活动事务咨询服务，确保您的活动顺利进行。
