疫情时代效率办公神器：关于在线协作文档你了解多少？

张诗雨

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2021-01-07 19:38

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作为现代职场最习以为常的工作方式，但人类从来没有放弃对效率的追求，尤其随着去年疫情的全球范围爆发，使得在线远程办公成为趋势，这更改变了团队成员之间的协作方式。

其中最大的体现就是在线协作文档产品的火爆，那么到底什么是在线协作文档工具？这类产品和其他普通文档工具有什么区别？它有什么优势和劣势？目前，国内又有哪些值得推荐的在线协作文档App呢？

一、什么是在线协作文档工具？

事实上，我们现在提到的「在线文档工具」，其实是电子笔记和office文档类的一个宽泛的统称。

电子笔记类，主要用在做笔记、做摘抄、写心得随笔等轻度的文本编辑场景，这类软件的亮点在于可以将同一个账号里的内容，同步到不同设备中，方便个人多场景多地点使用，也可以将自己记录的内容分享给其他人；另一种是Office文档类（包括Word、Excel、PPT），这种文档适合写论文、做报告、做表格等更为复杂的文本编辑场景。

而「在线协作文档」就属于office文档的其中一类，它的亮点在于，这类软件可以由多人在线同步实时编辑，并且实时保存的文档，在团队合作中可以极大的提高协作效率，再也不用像之前那样一张表、一个文档传来传去，还容易传丢的情况。

二、在线协作文档的优劣势是什么？

和普通的Word、Excel、PowerPoint相比，在线协作文档有哪些优势和劣势呢？

优势：

注册账号登录安全性强
多设备兼容可随时随地编辑
云存储功能容量大
实时保存再也不怕电脑宕机
多人协作同步更新修改痕迹
一个软件创建多种类型文档

劣势：

因为受限于此类产品发展时间较晚，不像「office三件套」那样历史悠久，更何况通常这类软件是一个产品中兼具多种文档形式，所以在编辑排版、数据处理等功能上并没有很丰富，只能实现一些常用的基本功能，如果需要进行很专业和精细化处理，还需要使用更专业的软件才行。

不过相信很多功能会随着时间的推进，逐步被开发更新的。

除了这个劣势外，这类文档要实现实时保存和多人协作的作用，那就意味着非常依赖于网络，对于一些特殊的无网环境下，它们的优势就会大打折扣，和普通的电子文档无异。很多相关产品的研发人员看到了用户的这个使用痛点，所以也陆续出现无网保存，有网同步等功能的协作文档。当然，内容丢失的风险还是依旧会存在，所以还是建议大家尽量在有网环境下使用。

三、有哪些值得推荐的在线协作文档工具？

结合目前国内这类工具的使用流行度和产品的稳定性能。给大家推荐两个：

腾讯文档
石墨文档

腾讯文档

首先，腾讯作为在社交产品领域的领头羊，也开始逐步把目光放在职场社交上，先后推出企业微信、腾讯文档等更适用于办公场景的通讯协作产品。在2018年，腾讯推出的多人同时在线编辑的一款文档产品。

腾讯文档支持在线Word/Excel/PPT/PDF/收集表多种类型。也可以在电脑端（PC客户端、腾讯文档网页版）、移动端（腾讯文档App、腾讯文档微信/QQ小程序）、iPad等多类型设备上随时随地查看和修改文档。

而腾讯文档在登录层面的特点就是，用户可以使用腾讯系的其他产品：QQ/微信/企业微信，一键登录，无需注册，更方便快捷进入使用环节。这一点同样体现在分享平台上，目前仅支持分享到的平台仅有微信好友和QQ好友，如果想分享到其他平台，则需选择导出/生成其他类型文档，才可实现。

但相对而言，以下5点可以算作为为腾讯文档的优势所在：

多人协作：腾讯文档最多可支持100人同时在线编辑，也可查看到编辑记录；
安全保密：支持QQ/TIM/微信登录，权限设置互通无障碍，且文档可展示水印；
编辑保存：支持云端直接编辑，且系统自动保存，不受网络信号影响;
模板众多：支持会议纪要、日报、项目管理信息表等各类Word/Excel模板。
专属密码：因为多平台打通的一键登录，无需用密码登录或许会成为很多人担心信息安全等问题的因素之一，腾讯文档因此为用户提供了可以设置专属密码的机会，让用户更加安心。