高效数字办公，便捷家校协同；通联公众服务，优化管理流程
案例背景
邛崃市南街小学位于文君故里，丝路首城一一邛崃市区南部，是当地最具规模和影响力的学校。
一直以来，学校都在尝试如何用现代化的技术设备对教务管理、教生管理、家长及公众服务等业务流程进行改善，以提高管理效率和服务质量，实现由传统的办公形式向校园信息化办公转变。多次的尝试让我们走了不少弯路，却仍没有到适合的方法与途径。
微信企业号的推出让我们认识了道一，道一细致周到的服务、不断创新的理念和优势凸显的产品，正为我们实现校园信息化办公提供了途径。
通过道一的使用，我们减少了内耗，降低了管理成本，增强了办公流程灵活性与透明度，办公效率大大提高。同时我们通过道一建设了家校协同微教育平台，拓展了家校沟通渠道，实现了家校沟通的广度、深度。
道一给邛崃南街小学带来的改变，主要体现在以下几个方面：
应用场景
一、办公通讯录：多种方式一键找人，大幅度提高沟通效率（通讯录应用）
1、问题：
（1）传统通讯录携带不方便、易丢失、更新不及时；
（2）手机通讯录号码众多，不便分类管理和搜索；
（3）制作成本高、速度慢。
２、解决方案：
办公通讯录储存号码，可通过部门、姓名、拼音、手机号等信息搜索。
3、优点：
（1）搜索方便，支持模糊搜索。不记得姓名手机号，也可以通过部门来查找；
（2） 更新及时，管理员在道一后台更新号码后，使用者可即时使用；
（3）兼容性强，换手机登陆相同微信号可以继续正常使用；
（4）凭帐号登录电脑端网页版也可以查找号码。
4、功能详情：
通讯录分类清楚，权限适当，保密性强，查找方便。教师通讯录、班通讯录班级、兴趣社团通讯录、上级主管通讯录、公共服务通讯录分类清楚，各类相关人员根据权限查看通讯录。可设置常用联系人和常用群组，随时随地一键找人。
二、通知公告，可视化信息传达，减少信息传达障碍
1、问题：
（1）传统消息通过纸质粘贴、短信收发、QQ群通知等形式，成本高、信息量受限、阅读效率低，信息反馈不及时；
（2）服务器转发需在局域网电脑上查阅读。
２、解决方案：
（1）微信端推送图文消息，自定义设置消息发送对象；
（2）后台查看具体已阅人员和未读人员，实时监控消息送达效果。
3、优点：
（1）微信端推送，目标对象及时收到通知提醒，并随时查看历史信息；
（2）管理员后台可查看已读人员名单，二次提醒未读人员，确保消息及时送达。
4、功能详情：
通知公告分类存放，便于检索；消息分目标对象发送，如教师和学生接收的信息互不影响，不接收与自己无关的信息。
三、微刊征稿：汇集学校最新动态，大幅度改善稿件来源
1、问题：
（1）传统使用QQ邮箱征稿，对投稿和组稿来说都相当麻烦；
（2）QQ群或微信群消息更新太快不便于整理；
（3）稿件的流通率和展示率不高，不利于互相学习。
２、解决方案：
（1）利用同事社区应用分类投稿，便于管理；
（2）发布投稿要求贴并置顶，投稿要求清晰易查看；
（3）代表性贴子置顶，利于相互学习。
3、优点：
（1）通过帖子明确投稿要求，规范管理；
（2）评论@特定人员，提醒并邀请他进行讨论，使工作透明化，并及时决定投稿是否采用；
（3）随时查过往话题，稿件分类存放，选稿组稿更方便；
（4）可通过搜索调取相关话题及讨论内容，结果可查；
（5）帖子置顶，便于互相学习，加强自律感。
四、微培训，助力全员应用能力提升，大幅度提升培训效果（知识百科应用）
1、问题：
（1）培训的知识点容易遗忘，传统方式不方便复习查询;
（2）培训讲义阅读情况不可视;
（3）不方便沟通或沟通成本较高;
（4）需求不一致，效率不一致，差异化学习不便体现。
２、解决方案：
（1）整理培训内容按目录存放于微培训，方便分类查找；
（2）随时随地手机微信查看培训内容，加强复习。
3、优点：
（1）分类别系统存放培训内容和教程，方便按目录查找；
（2）预设好标题和关键字方便按关键字搜索；
（3）可视化阅读情况，方便检查和评估，分析原因。
五、审批填报：轻松解决工作痛点，大幅度提高工作效率（超级表单应用）
超级表单有普通单、任务单和审批单。可根据需要定制表单，在我校信息采集，网络填报，网文签收等方面广泛应用，限时报表有章可循，有据可查，流程审批规范透明，团队协作更显高效，实际运用空间很大。
超级表单在学校的应用中案例较多，举三例：
实例一：微报修——高效给力审批单：设备报修流程化，处理环节透明化
1、问题：
（1）技术装备设备多，报修的频率高;
（2）设备多人使用，常出现多人报修，多次报修;
（3）负责处理报修的人员多，无效沟通成本高;
（4）社会服务厂商多，对接难,
（5）环节多，登记、交接、确认、签批浪费人力资源。
２、解决方案：
审批单，可多次转审，随时随地用微信审批，查看进度与结果。
3、优点：
（1）可多次转审进行协调，减少无效沟通;
（2）随时随地微信审批，方便快捷;
（3）随时可查看进与结果;
（4）按月或定期出维修报表；
（5）流程化处置，解决传统环节各个痛点;
（6）无纸化，节约成本。
实例二：微填报——实用快捷任务单：随时随地补充信息更省心，反复核对有据可查更放心
如个人信息填报(配合私人信箱应用信息保密核对，既精准又保护个人隐私)
1、问题：
（1）相同信息多次填报，整理不便效率低下;
（2）纸质填报浪费、效率差，且不方便复核;
（3）表格填写不规范，特别是日期格式;
（4）汇总数据处理难度较高,
（5）私密性不佳;
（6）时间节点界定问题。
２、解决方案：
（1）私人信箱发布填报的项目和已知内容;
（2）填报人填报缺补充项目和修改的项目;
（3）管理员整理填报数据通过私人信箱反馈给本人核查.
3、优点：
（1）填报人省心，无需填报重复信息;
（2）随时随地填报不受时间和地点限制;
（3）有据可查，确保数据准确;
（4）填报说明提示更清晰，填报项目更规范；
（5）管理汇总数据更方便，更高效;
（6）透明，每个环节清晰，也方便后期查对。
实例三：微记录——灵活多用普通单：常规工作随手记，管理梳理更容易
如外出学习培训记台帐
1、问题：
（1）传统外出学习培训回校登记不及时;
（2）管理员统计与催促浪费大量人力;
（3）填报时间和地点受限;
（4）填写不规范，特别是日期填写。
２、解决方案：
（1）管理员通过超级表单发布填报项目，规范填写要求;
（2）填报掌上填报随手记录不受时间地点限制。
3、优点：
（1）现场填报配图效果最佳，微博同步直播;
（2）随时随地填报，在规定范围内不受时间和地点限制;
（3）便于管理员定期分类汇总;
（4）动态监控填报数据，随时查看填报详情；
应用价值小结
通过道一应用，无论管理者还是使用者都体验到移动智能、数字信息化给我们带来的工作便利。
灵活的权限管理，无论是学校内部的协同办公，还是学校与学生家庭之间联系，班级与兴趣社团的管理，以及对上挂和外派人员的管理和学校外服务单位工作对接都得到较为完美的解决，改变了工作方式，改善了工作流程，缩短了工作周期，提高了工作效率。
后期继续坚持先易后难的方式推进，用逐步加载的方式扩大我校的微办公的广度和深度。
