应用平台后，实现企业费用电子化管理

在NFS平台中整合组织架构

以企业实际情况为基础，在平台中建立起架构环境，整合迅雷网络、迅雷看看、迅雷游戏三家公司的组织架构信息，在平台中构建三家公司的环境，并对个别特殊职务做兼职处理，使一个人可以拥有多个角色，像有的部门经理也兼职着其它部门VP等，为共平台办公打下了基础。

在NFS平台中设立各部门的资金支付计划
 

在管理总部，资金的往来金额较大，有时为了资金平衡而不得不延迟付款，为此，在各部门中设立资金支付计划，部门内每个月的支付都应该在计划之内，超出计划的事项需要领导特批或不允许被执行。通过业务部门在线提交月度资金计划，资金经理在线对资金计划进行审批的方式完成资金计划录入。计划审批结束后，将作用于费用支付过程中。

规范公司员工借款行为

 一个员工，手里只允许有一张未还清的借款，做到前款不清，后款不借。
通过在线发出借款申请，审核人员在线处理，待所有人审批同意后才能完成借款，借款成功后，员工所借的款项，需通过报销费用时冲账或到财务部门还款来完成借款处理。此外，将历时借款导入平台中，旧账新账在平台中一起处理

采用集团预算加部门预算结合的预算控制方式
 

根据企业今年的预算政策，对迅雷游戏公司设置集团预算，它的特点是不将预算细分到部门，而是通过对“迅雷游戏”这个大部门来控制预算；对迅雷网络和迅雷看看设置部门预算，为每个部门设置4个季度的预算，部门内发生的费用不能超出本季度的预算。考虑到第一次将预算做进管理平台中，有些数据仍处于试运行阶段，并没有直接禁止超出预算的费用支付，而是设置超出季度预算需要特批，特批不通过则不进行费用支付。在预算值变化方面，各部门发生了费用将扣除相应的部门预算，一个季度到底，如果预算剩余了一些，那么剩余的预算做滚动处理，将本季度没用完的预算滚动到下个季度继续使用，直到年末，将最后剩余的预算清零而重新开始第二年的预算。

规范会计科目，在线生成会计凭证
 

 每个企业都有一套符合身业务实际情况的内部会计核算科目，迅雷为了规范金蝶核算软件中会计科目，通过友为NFS平台中建立会计科目、费用科目、预算科目之前的勾稽关系映射表，这样方便维护各种科目之前的关联关系，所有的报销单据都可以通过报销审批后自动生成凭证与金蝶核算软件对接。举例如，将费用项目按照财务三大费用划分，并根据费用项目的岗位性质和帐套和会计科目做好关系映射，每一个费用项目都对应着会计科目。费用项目是凭证的基础，在出纳付款后，系统通过抽取单据中的费用项目和其它字段信息，经过整合、归纳最终生成会计凭证。对于特殊的费用事项，如替票费用，将根据独立的会计凭证规则生成。由于做好了和帐务软件的对接，已生成的凭证可导入金蝶帐务软件中完成凭证记录。

规范费用支付审批程序

经过调研和协商，对费用的支付流程进行管控，从费用的发生，到费用的报销，费用的支付，全程设定监控点，部门经理、部门VP、财务人员参与其中，不同岗位负责不同方面的审批，还可对不符合公司要求的单据进行驳回、撤销处理。遇到组织架构不清晰的部门，根据实际业务需求，加入加签审批机制，可通过请求加签审批的方式来共同参与审批把关。整个过程基于一条主线，业务部门人员在线提单，业务领导在线审批，财务会计在线审核，财务领导在线审批、资金经理在线把关、出纳在线付款、帐务会计在线做账。

在平台中加入合同编号规则

说起合同，最头痛的就是区分和管理合同，通常种类多而且夹杂在一起不方面查找，于是，在平台中针对不同部门对合同进行分类，并在每个合同中中加入编号规则，不同类型合同拥有不同合同编码规则。加入编码规则后，为合同管理者提供了一种比较直接的区分方法。

在平台中设置合同审批流程

在平台中为合同的审批过程设置流程，将合同审批权责细化到合同类型、合同金额，各级领导和合同管理者通过在线审批的方式，在平台中从合同申请、合同审批，到合同备案进行把关。审批过程中，不同类型不同金额的合同将由不同的负责人审批，法务审核人员审批时可为合同的审批提供建议，如提供法务条款号、重大法务风险点修改情况、重大商务风险点提示、普通商务风险点提示及其他注意事项。

在平台中建立标准合同库

在平台中设立标准合同库，规范合同的格式和内容，并指定标准合同库维护人员。使用时，业务人员只需打开已有标准合同，在合同模板中填写其它关键信息、维护人员在线对标准合同进行维护。一份标准合同在审批结束后，可打印到A4纸上。

在平台中进行合同付款

在平台中打开一张合同付款单，调出需付款的合同，提供付款金额、供应商、收款方等信息后即可发出合同付款申请，最终由财务部进行付款。