差旅管控电子化丨 徐工施维英提高费用结算效率

徐工施维英机械有限公司（简称“徐工施维英”）是徐工集团旗下、全面致力于混凝土机械领域可持续发展的专业企业。是徐工集团与德国施维英公司战略合作后成立的合资公司。「徐工集团」是国内较早拥有混凝土机械成套化产品的企业之一，三十载深厚积淀，为客户提供多种成套解决方案、金融服务平台、产品租赁平台、信息化管理平台、培训资源以及完备的服务保障体系，全力满足客户多元化需求。

徐工施维英使用钉钉、SAP等系统完成差旅费用的申请、入账业务流程，报销通过线下申请、线下审批的方式，员工填写繁复，审批流程复杂领导签字工作量大，财务核账困难且缺乏差旅标准的有效控制。

最初接触汇联易，希望了解是否可以通过更高效的方式来解决这些问题。

「汇联易交付团队」基于多年的企业信息化行业经验，近2年的云项目交付积累，以及完整可靠的云产品本地化交付模式和科学的云产品实施方法论，为徐工施维英打造一站式商旅及费用管理解决方案，并实现高质效的交付。

徐工施维英旗下设20多个子公司或事业部，本案例实施对象为徐工施维英总部及其下租赁公司，覆盖员工1500人。

需求：

1、差旅缺乏计划管控：未能实现事前、事中、事后管控

2、差旅申请线下进行：差旅计划、审批线下提报，不利于实际差旅及相关费用、结果挂钩，缺失闭环管控；额外增加人工成本、时间成本、材料成本

3、差旅报销环节复杂：每月需人工报预算、借支、审批、核算、报销等众多环节，耗时耗力，（单次差旅耗费填报和审批时间35min/人/月）

4、项目实施缺乏差旅成本核算：由于差旅线下进行，没能与具体项目、计划挂钩，无法统计项目或计划差旅成本；

5、差旅费用统计困难：差旅过程及费用成本不便于统计分析、优化调整和统一控制（各类费用按年度、月度的票据有效率、专票、普票、无票占比等难以统计，不便于差旅精细化管理）

解决方案

前端对接多家第三方商旅消费平台，后台无缝对接企业内部财务、费控、HR、OA等管理系统，通过整合差旅申请、预订、报销、审批、审核以及财务凭证处理等业务场景，打通企业报销从消费到入账的全流程。

移动化报销层面

汇联易与钉钉集成，实现员工移动端填写差旅申请、报销，随时随地便捷操作，优化简化审批流程，减少领导的审批工作量

商旅层面

集成携程和同程，方便员工预定机票、火车和酒店，同时实现对差旅标准的自动管控

费用管控层面

汇联易系统预置差旅标准及政策，事前控制费用

财务作业层面

汇联易系统对接财务SAP系统、业财系统，自动生成凭证，提高财务账务处理效率

项目成果

通过汇联易，为徐工施维英打造移动端报销应用，在不变更员工使用习惯的前提下，实现业务体验的优化

1、简化出差审批，取消纸质审批，实现差旅管理电子化，实现差旅闭环管理

2、差旅计划、费用预算及开销实时可见，便于差旅事前、事中、事后管控，便于差旅政策、预算优化

3、提高公司差旅费用管理结算效率，实现差旅数据透明化、精细化差旅管理

4、三方差旅公司提供统一开票服务，支持预付、现付、月结、个人支付

5、预计可创造价值：人工成本、材料成本、机票酒店折扣及其他隐性收益