红橘费用管理系统助推北京市建筑设计研究院财务管理创新

北京市建筑设计研究院有限公司（简称BIAD），是与共和国同龄的大型国有独资建筑设计企业，拥有员工四千余人，是典型的知识密集型企业，随着业务规模的扩大，每年的差旅支出高达几千万元。
 

BIAD拥有下属设计部门50余个，分公司及下属企业近20家，集中化财务管理难度大。受体制内严格管控，BIAD在费用支出方面受到限制颇多，传统的"事后管理"模式给企业带来诸多问题。例如，设计师商务考察时临时改变行程，无奈购买头等舱，但事后因超标而受到上级审计追责。另一方面，按照财务制度，员工通过传统方式在领导和财务人员之间反复沟通确认，造成大量时间和人力资源浪费。
 

如何实现员工与领导、财务人员的沟通顺畅和信息共享？怎样有效管理员工的差旅行为？BIAD试图寻找经济、好用的管理和费控工具，最终被红橘费用管理系统所吸引。
 

企业全程费控，保证每一笔费用合规透明

红橘费用管理系统颠覆传统的"事后管理"模式，将采购制度嵌入到预算中，确保事前、事中、事后全方位管控。通过与BIAD财务NC系统无缝对接，自动读取、实时更新财务数据，预算使用达到预设额度时系统预警提醒。
 

采购制度是规范员工行为的重要依据，红橘将差旅政策植入系统，例如，BIAD规定员工在预订火车票时只能选择一等或二等坐席，机票只能预订经济舱，如违反相关规定，系统会限制预订行为；规定机票价格不得高于当日平均票价50%，如遇特殊原因购买高价票，需直属领导审批。

整合产业资源，让客户享受最大优惠

红橘费用管理系统不仅集成多家票务服务商，还直连航司，为BIAD提供多种比价通道，通过自行比价，员工可选择满足个人偏好、经济实惠、符合公司制度的方案。红橘连同BIAD与航司议价，力争让BIAD享受最大优惠。未来，红橘科技将扩大生态平台半径，打通办公用品、会务、用车等多个产业，引入更多优质的供应商，满足企业日常采购的需求，打造一站式智慧平台。

移动端应用，员工满意度提升

通过红橘费用管理系统，BIAD实现移动端差旅申请、机票、酒店、火车票等票务预订和费用报销审批。不受时间和空间的限制，高效灵活，最大程度满足用户的需求；领导随时了解下属的申请和出差安排，减轻审批和财务人员的工作压力，提升工作效率。

2016年年初， 项目一期正式上线，针对职能部门、第一设计院、2A2设计所等几百名员工；已成功完成与NC系统对接，差旅报销单据转入NC系统后直接生成财务凭证，方便对账和员工使用，2016年3-4月将完成产品的全员应用。
 

BIAD办公室主任丁明达谈到："将预算和差旅规则植入系统，员工可以摒弃厚厚的差旅手册，现在只要在系统中能订上票，就能确保是遵照差旅制度，为报销扫清障碍。同时，通过手机来申请、预订和报销，灵活便捷，大幅提升工作效率。我们相信，经过一段时间的应用，公司的差旅费用会有一定幅度的降低，让我们拭目以待。"