拓斯达：从流程到文档管理，夯实数字化基础

拓斯达成立于2007年，公司坚持“让工业制造更美好”的企业使命，通过以工业机器人，注塑机，CNC为核心的智能装备，以及控制、伺服、视觉三大核心技术，打造以核心技术驱动的智能硬件平台，为制造企业提供智能工厂整体解决方案。截至2021年12月，公司已在全国设有40余家办事处，触达客户超20万家，服务客户超1500家，并入选 "2021中国智能制造50”，“2021广东企业500强”等榜单。

广东机器人第一股 股票代码 300607

运营管理是根本

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作为一家充满创新精神的年轻企业，自2017年上市以来，拓斯达营收从7.64亿（2017年）快速增长到32.93亿（2021年），客户数量也越来越多，随即在运营管理方面出现了客户满意度下降、组织效率降低、运营成本上升等问题。

不管是业务板块还是职能板块，运营管理都急需要流程去支撑和拉通。于是，拓斯达从2019年起开始了大规模的流程管理体系建设工作，主要分为三个大的框架：第一个是运营流程，实现了集成产品开发（IPD）、从线索到回款（LTC）、问题到解决（ITR）的一体化管理；第二个是使能流程，主要是战略规划与执行、交付项目管理和集成供应链管理(ISC)等；第三个是支持流程，包含财务管理、人力资源管理、管理流程与IT、管理质量与体系认证、业务支持管理等。

“流程建设就是将做事的最佳路径及异常问题的解决方案沉淀。”拓斯达CIO钟名亮讲到：

l 在产品研发中，产品系列众多，定位不清晰，是以功能差异取胜还是以成本优势取胜？如何在立项时做好市场调研和客户需求分析？如何确保各个团队对新产品成功的标准有一致的认知？如何确保产品转量产后的可制造性、可供应性、可服务性？

l 在线索到回款中，商机进度的把控十分重要，否则前期销售费用会十分大，合同签署过程中如何把控合同质量、风险条款？

l 在问题到解决中，服务标准是什么？回访机制是什么？如何避免销售部、服务部因为一个小小问题相互撕扯？

l 在集成供应链中，供应商的准入标准是什么？风险备货是否受控？应付流程是否顺畅？

诸如此类，截止目前，拓斯达已经完成了SAP、PLM、SRM、CRM和BI等10多个系统上线，实现了更敏捷的响应客户需求、扩大例行管理、减少例外管理、提高效率和堵塞漏洞等多个目标，有效承载了公司各方面的运营管控要求。

拓斯达数字化转型框架

从流程到DMS（文档管理）

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在解决了流程和应用层面的大部分问题之后，拓斯达发现，在各个系统当中广泛流转和办公经常使用的各种附件、文档、图片、音视频等非结构化数据却一直没有进行很好的管理，主要问题如下：

权限管控难：共享盘方式管理，权限集中在IT运维手工管理，离职人员权限无法及时清理。

无恢复机制：误操作，共享服务器上的文件被篡改、移动、删除后，由于没有回收站机制，造成文件无法挽回。

协同效率低：数据离散存储，文件查找困难；研发、办公、上下游等场景数据流转，协同困难；无版本管理。

无审计追踪：系统中没有日志记录，出现误操作后无法定位人员及时间，造成无法追踪，基本上属于无管理的状态。

文件分布乱：文件散乱分布在个人电脑，归档不及时，离职等造成项目文件缺失。

“DMS(文档管理)同MDM(主数据管理平台)一样，应该成为企业数字化转型的重要的基础设施”拓斯达CIO钟名亮越来越意识到其重要性。

在与鸿翼合作之前，拓斯达使用的是局域网共享盘，但是随着拓斯达的扩大，基地的增加，用邮件、云盘分享文档的安全性、存量大小、权限管控等经常出现异常，于是决定搭建专属的DMS文档管理系统。

拓斯达有着严密的IT准入标准，综合考虑供应商的团队规模、项目经理配置、品牌地位、同行案例、集成能力和所选产品是否为供应商的核心产品6大评分指标之后，最终选择了与鸿翼携手，一起打造“非结构化数据管理平台”。

第一期系统上线成果

通过一起搭建的平台，拓斯达梳理了企业数据结构，实现了非结构化数据统一管理、元数据结构化管理；实现了文件有目的性的存放和规范化管理，构建了统一的成果知识分类框架；各部门知识和信息资产得到有效管理和利用，规范了知识共享，实现文件协同，确保了企业信息安全。

就功能层面来说，平台已经实现了全文搜索、在线共享、文控流程、日志审批、评论批注、元数据管理等；与企业门户平台、HR系统、钉钉做了一定的集成并进行了SAP认证。未来，将实现DMS与Portal各业务板块附件的集中管理与访问，单点集成钉钉访问，SAP各模块附件通过DMS集中管理访问，EHR组织架构与人员同步的集成等等。

系统集成规划

拓斯达正在积极拥抱“智能化+数据化”，为“助力一百万制造企业实现智能制造，助力一百万工程师服务于智能制造”的 “双百”愿而努力。“数字化转型，我们一直在突破的路上”，拓斯达CIO钟名亮总是微笑着说。