南航明珠大酒店X道一云 | 酒店业是如何推行无纸化审批？

“南航航空服务部负责管理南航属下13家明珠酒店，其中广州南航明珠大酒店的内部管理中，纸质审批变得十分不便。2019年在信息化工作调研时，不少员工向我反馈，因明珠酒店各项审批采用纸质，需要各楼层找领导签字，遇到领导忙的时候经常需要在领导门口等待，领导不在的时候，只能等领导回来后再签，审批周期比较长；其二，审批单上只注明领导审批，很多新员工对审核层级不清晰。我们意识到，为简化审批流，必须搭建线上化（审批）才能够更高效和易于管理。”

—— 广州南航明珠大酒店 信息技术负责人 施工

企业简介

南航明珠大酒店秉承着“深耕、锐意、创新”的精神理念，13家酒店遍布首都北京、上海、广州、乌鲁木齐、大连、珠海等国内著名城市。在未来的计划中，南方航空的航线到达之地，就有南航酒店，为商务会议、城市度假、探亲访友的广大宾客提供无与伦比的入住体验。

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业务痛点

从2019年开始，广州南航明珠大酒店（以下简称：南航明珠大酒店）就开始使用道一云办公作为核心的流程平台，施工作为信息技术部的负责人，需要为行政、财务、安保、采购、车辆管理、客房、工会等部门提供相应的业务流程解决方案。对于南航明珠大酒店来说，他们的核心需求主要围绕以下三个方面：

● 从公司层面，各个部门实现无纸化办公，全面使用企业微信
● 从业务层面，建立公司内部与供应商的沟通渠道，提升内外部协同效率
● 从员工层面，实现流程透明化，可视化，提升审批效率

道一云解决方案

一、搭建一套线上审批体系

酒店各个部门常需要用章申请、物资申请、绩效考核、人事考核等行政审批。在过去，行政审批采用纸质的方式进行流转，申请人走访领导盖章/签名完成审批。同时，员工也会有“下一个节点的审批人是哪位领导？”的困惑。

施工意识到，搭建一套移动化的数字化的审批流程体系迫在眉睫。利用道一云七巧（表单）搭建了行政类、人力资源类、绩效考核类、行政类、财务类、安保类、采购类等16类审批表单，全面覆盖了酒店各个部门的审批工作。

员工通过手机端／PC端即可发起审批。值得一提的是，施工采用了固定流程/分支流程，在每个节点设定了特定的审批人，轻松地解决了员工的“下一个节点的审批人是哪位领导？”的困难。

二、打通员工-采购部-供应商的信息渠道

施工表示公司目前最常使用到的是采购申请。

现在，各部门员工只要在手机上发起采购申请，即可触达到领导处，遇到领导未能及时处理审批，还可设置超时提醒。

借助表单的“流水号”功能，可以实现对采购单编号，管理者可自定义流水号规则。

使用线上采购单后，采购数据清晰可见。同时，利用“公开查询”功能，连接供应商。供应商通过采购部提供的提取码进行给企业配送物料。

三、外部单打通企业内外部的信息化渠道

为了更好了解客户需求，施工利用外部单打通了与外部的信息渠道。

通过搭建【服务质量投诉表】外部单，收集客户的需求或建议，提高客户的满意度。投诉的环节主要有四个环节：客户投诉、质量委员会判定（有效投诉）、业务部门整改、质量委员会复核。在这里，施工利用“分支流程”的节点选择设置功能，实现了流程智能化流转。

值得一提的是，施工自定义提交页面，传递了企业形象与愿景。

效果与价值

南航明珠大酒店利用道一云七巧，搭建了超过70+个表单、40+种分支流程、20+种固定流程，涵盖发人力资源部、行政部、安保部、客房部、采购部等7个部门的业务审批流程。解决日常工作中需要多人协同或跨部门协作的问题，秉承“让数据多跑路，员工少跑腿”的宗旨，进一步提升工作效率。

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