变“死档案”为“活宝库”，某市委市政府创新档案管理新模式

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一、项目背景

目前，随着电子化进程的不断加速，电子档案相关政策也在逐步推行，档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。

但组织在进行档案管理过程中，存在着收集、整理、管理、利用等方面的痛点：

· 档案分散在不同部门和各个系统，收集麻烦，缺乏统一标准；

· 档案手动整理工作量大，重复量大，电子纸质档案无法同步

· 档案的鉴定、销毁步骤复杂，评定程序繁琐，无法得到有效管理

· 档案利用效率低，档案查询难，一份档案无法多人同时借阅

通过永中数字档案管理系统，某市政府成功实现信创环境下的电子档案管理建设，按照保障电子文件真实性、完整性与有效性原则，实现档案数据共享与流程提速，为政府人员的工作减负提效。

二、解决方案

永中软件在该项目建设中，以高效率的数字化档案业务管理和可靠的信息资源服务为宗旨、以建立全市档案数字化综合管理平台为核心、以满足档案利用者和档案管理者的需求为目标，基于智能检索技术实现全市档案信息资源的共享和档案管理的现代化。

档案管理系统架构图

永中档案管理系统架构图

永中数字档案管理系统，使用先进的数据采集工具，方便客户及时的捕获各业务系统预归档的数据,通过强大的自定义表单及工作流引擎、即时消息服务,实现客户在档案收集、利用、鉴定等环节的在线审批业务流程，对档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理。系统采用B/S结构和分级授权管理，可以满足不同地域档案的集中式或分布式规范化管理，并且通过系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略，可确保电子文件的长期保存与利用。

三、使用情况

1、实现线上档案全生命周期管理

永中档案管理系统提供个人管理中心、档案收集中心、档案管理中心、档案保存中心、档案利用中心、业务管理中心、流程管理中心、系统管理中心、安全管理中心九大模块，按照各种类型的档案管理规范和标准，综合运用数字化管理手段，实现档案的接收、鉴定、移交、借阅、统计、年检、销毁等功能，同时还可以对数字进行修改、维护，对库房进行管理等系列功能，实现线上档案全生命周期管理。

档案全生命周期管理

2、委办局OA无缝对接，提升档案科学管理水平

以前“无纸化办公”的理念总是难以落到实处，如何实现档案线上流程化是某市政府面临的一大难题。引进该系统后，可直接对接83个委办局的OA，可批量对档案数据进行调整、修改与删除，可满足用户通过互联网进行快速、准确地查询档案资料的需要，实现了档案管理工作的信息化、即时化、流程化、规范化管理，提升了某市政府科学化管理水平。