解决外勤业务员考勤难题

背景介绍

IWS国际永胜集团控股有限公司营运历史超过10年，主要提供物业管理、保安、护卫、清洁等服务，当中员工超过1,000人。服务对象包括大型企业如香港铁路公司、香港政府部门等。

面对问题

拥有如此庞大的员工数量，必然会面对非常多的人力资源管理难题。其中一个IWS遇到的问题就是员工资料的储存和更新。

IWS过千员工的资料均储存在同一个Excel file。可以想像得到当档案可被多人修改，中间资料出现错漏的机会很大。而且会出现多个储存版本，分不清楚哪个才是最新及最正确的版本，以致误会频生。

而员工资源储存和更新就引申到提醒员工续领证件的问题。绝大部分的员工持有多于一种的证件和证明，例如是保安人员许可证、回乡证，年届65岁以上保安亦需持有医生证明书。而这些证件和证明均需要定时续期，否则可能违反法例令公司需要付上大额罚款甚至影响经营。

为确保所有员工工作时均持有有效的证件，HR需要不时进入储存员工资料的Excel档案检查哪位员工的各类证件及证明是即将到期以提醒他们续领。但因为员工数量太多，证件数量不少而且到期日不同，HR很容易会“走漏眼”哪些员工是未有续领证件，以致公司随时要付上法律责任。

另外，IWS每个月也需要印刷过千张工资单予员工。而派发工资单过后，很多员工因为要进行入息审查或申请资助而需要提供工资单，但他们往往已经丢失工资单，故此需要向HR要求重印工资单。大量的重印工资单要求不单加重HR工作量，也浪费非常多的纸张。

解决方案

IWS选择了使用YOOV 人事管理解决上述问题。在员工资料储存问题上，统一使用YOOV 人事管理的系统杜绝Excel版本分歧的问题，多名HR可同时在系统内修改及更新员工资料，做到协同办工，加快工作效率。而所有员工资料均储存在系统里，管理层如有需要亦可直接在系统内查阅到最新的员工资料。

另外YOOV 人事管理设有自动提醒功能，HR可自定需要提前多久为哪些证件及证明的到期日作提醒，哪些证件及证明即将到期的员工一目了然，不怕忘了提醒哪位员工需要去办理续领手续了。

而YOOV 人事管理系统设有电子工资单功能，员工可以透过YOOV 人事管理手机APP直接查看及下载自己每月的电子工资单，既不会丢失，亦环保得多。

使用成效

要有效管理过千名员工，依靠Excel和人的记忆力远远不够。YOOV 人事管理让员工管理数字化，不仅大大减低出错机率，更能大幅提升工作效率，一举两得。