金山数字办公平台云办公帮助企业解决客户跟单和项目实施中的难题

客户简介

广州市远州装饰工程设计有限公司（以下简称“远州装饰”）是一家集策划、设计、装饰、建材销售为一体的大型装饰公司。公司成立6年多来，打造了一批高素质、经验丰富的创意设计团队和管理团队。专业提供家居、别墅、办公楼、商铺、酒店等室内装饰设计、施工监理一条龙服务。公司坚持以高质量、底成本、绿色环保为人文理念，带给广大客户健康、轻松、优雅的工作、家居环境，获得了客户和市场的一致好评，为远州装饰拓展市场打下了良好的口碑基础。

日常工作流程

远州装饰有4个主要部门：管理部、客服部、设计部、工程部。日常工作主要分为两个阶段：跟单阶段和工程实施阶段。

• 跟单阶段：公司在土巴兔等面向装修的平台投放广告，客户通过广告提供的联系方式给客服打电话，客服将意向用户转给跟单员，跟单员跟进客户订单情况，并与设计师、经理、总监沟通客户跟进状态。然后由设计师与客户沟通具体需求，与客户签订合同，并提供设计方案和报价，交给工程部去实施并跟进。
• 工程实施阶段：由工程部的项目经理跟进工程实施的细节，记录工程实施中一些数据信息，并与客户和设计师同步施工信息。工程完成后进行工程交付。

  使用金山数字办公平台云办公以前，客户曾面临的问题：

  （1）客户跟进过程复杂，客服与跟单员的信息很难及时同步

  （2）设计图、客户信息、合同等信息存储零散，查找不方便

  （3）项目经理在施工现场时，难以查看物料报价表

  金山数字办公平台云办公解决方案

  （1）多人实时在线协作编辑，信息同步不再难

  • 使用金山数字办公平台云办公以前：

  客服将装修意向比较强的客户交接给跟单员的时候，需要将与客户沟通的所有内容都打包好一起交接。有时在跟单环节中，客户却依旧与客服沟通，客服难以及时与跟单员同步，造成跟单不顺畅。

  • 使用金山数字办公平台云办公以后：

  客服将与客户沟通的主要信息都记录在《远州装饰客户跟单表》这个在线表格里，并将表格链接分享给跟单员、设计师，大家可同时查看和编辑这同一个表格。大家无论何时打开这个表格，看到的信息都是最新的，确保了信息的同步，让跟单更顺畅。

  下图为客户在WPS客户端的操作过程：

  （2）将公司资料线上归档，沉淀为企业公共资料库

  • 使用金山数字办公平台云办公以前：

  设计图存储在设计师各自的电脑里，客户信息存储在各个客服和跟单员的电脑里，纸质合同堆在柜子里成了一座小山，设计师经常在签单前着急忙慌找店长拿报价文件模板……如此零散的信息存储，导致查找某一份文件时费时费力，严重影响工作效率。

  • 使用金山数字办公平台云办公以后：

  根据公司组织架构创建不同的部门，各部门将各自资料都上传到部门文件夹里。同时创建公司的公共文件夹，存放合同、客户资料、公司制度等面向全员开放的内容。所有资料存储云端，需要时可快速获取，店长再也不用给设计师挨个发价模板了。

  下图为客户在WPS客户端的操作过程：

   

   

  （3）多端登录，在施工现场也能处理工作文件

  • 使用金山数字办公平台云办公以前：

  项目经理在施工现场时，需要经常查看和编辑物料报价表，控制施工的成本。但由于不方便在施工现场使用电脑，只能请同事发送到微信，再下载打开预览；施工过程中要记录的信息，先用纸笔记录，回公司再整理到电脑里，非常繁琐。

  • 使用金山数字办公平台云办公以后：

  只需要用手机登录金山数字办公平台云办公的账号，就可轻松查看和编辑工作文档。最近编辑的文档也会显示在醒目位置，节省了查找时间。施工现场需要记录的信息，可直接在手机上记录，告别繁琐的纸笔记录和二次整理。