金山数字办公平台云办公帮助教育培训机构提高备课效率

客户简介  

乔布斯老爷子说：“每个人都应该学习编程”。今天就让我们走进一家做少儿编程的培训公司。

中山市童创培训教育有限公司（以下简称“童创培训”）是全国知名少儿科创品牌“华工启明星”的中山市总代理，负责品牌中山地区的落地、推广和运营工作。“华工启明星”少儿科创教育品牌源于美国麻省理工学院FabLab实验室，课程包括科学实验、科技制作、少儿编程、3D打印、机器人编程、信息学等，以提升少儿的动手能力、逻辑能力、专注力、解决问题能力及创新意识为目的，培养具有创新精神及创新素质的下一代。公司目前在本地已发展校区五所，覆盖核心城区和开发区，依靠成熟的课程体系和优质的教学服务，品牌赢得了市场的口碑，2018年被政府认定为青少年科普专题课堂入校园服务的综合创客教育机构。

日常工作流程

童创培训属于中小型企业，由3个部门组成：管理部（由校长和合伙人组成）、教学部（由授课老师组成）和市场部（由市场投放、课程顾问、销售人员组成）。

童创培训日常工作流程如下：

市场投放人员在线上线下投放广告，收集家长填写的意向名单，名单由课程顾问跟进，付费的客户则进入排课名单，由教学部的老师去跟进报名的课程和上课情况。

使用金山数字办公平台云办公以前，客户曾面临的问题

（1）每当管理者要查看某个文件时，都要用 QQ/微信/邮箱等发送，繁琐低效

（2）课件信息经常更新，老师误用非最新版课件影响教学质量

（3）资料零散繁多，存储混乱

（4）客户数据和销售数据只希望部分人可见，无法做权限的区分

金山数字办公平台云办公解决方案

（1）告别反复传输离线表格，在线汇总更轻松

• 使用金山数字办公平台云办公以前：

市场部有4位成员，主要管理客户登记资料表、客户跟进表、销售数据表等。当管理层需要查看这些报表时，市场部成员就将文件挨个丢到群里，文件下载、转存、汇总工作简直让人崩溃。

• 使用金山数字办公平台云办公以后：

市场主管建立客户登记资料表、客户跟进表、销售数据表3个总表，将相关数据在表格中实时更新，自动汇总。如果管理层想查看，只需发送文档链接即可。若管理层要找总表详细信息，可通过点击表中备注的超链接，直达详情表格，实现总表和分表的顺利打通，减少切换时间。

（2）在线更新课件信息，提高老师备课效率

• 使用金山数字办公平台云办公以前：

为了兼顾教学的趣味性与知识性，老师几乎每周都要优化和更新教学课件，过去用离线存储方式会产生多个版本，当几位老师共用同一份教学课件时，常因为误用非最新版本而影响教学质量。

• 使用金山数字办公平台云办公以后：

在金山数字办公平台云办公，为老师建立「教学团队」，所有老师都可实时在线查看和更新同一份教学课件，每一次的更新都会记录更新课件的人员、更新时间、更新内容。任何老师无论何时打开课件，课件的版本都是最新版。

（3）设置企业公共资料库，教学文档和总部培训资料共享

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童创培训经常会收到来自总部的培训资料，教学部不断累积的课件、视频、图片等，资料越来越繁多，存储较为混乱。

• 使用金山数字办公平台云办公以后：

建立企业公共文件夹，将这些文件资料分门别类沉淀在企业公共文件夹中，逐渐形成企业的公共资料库，查找更便捷。频繁操作且比较重要的表可以「固定至常用」，需要时可一键打开。

（4）重要信息权限设置，清晰隔离不同员工权限

• 使用金山数字办公平台云办公以前：

敏感数据如销售数据、客户数据、教学材料成本等，过去大家随意拷贝，无法对每个人进行权限约束，这种状态让校长苦恼不已，若员工离职带走重要文件并传播，会给企业发展带来不利影响。

• 使用金山数字办公平台云办公以后：

严格设置这些重要文档的查看、编辑、下载等权限，员工操作文档的细节也可以实时掌握，让管理者更有安全感。