赋能学生教育与院校管理 落地数字化校园建设

北京交通大学因铁路而生，由管理起家，是中国第一所专门培养管理人才的高等学府。目前学院学生和员工人数众多，同时拥有中国工程院院士、国务院参事、国家级教学名师、国务院学科评议组成员、“万人计划”领军人才、教育部“新世纪优秀人才支持计划”等一大批高层次人才。作为社会服务的重要内容，学院长期开展各类专业业务培训，与200 多家企事业单位建立了合作伙伴关系，与100 余家地方政府、企事业单位签订了战略合作协议，同时与国外40 余所国际知名院校建立了50 多个合作项目。

北交大经管学院从 2015 年起就开始意识到信息的收集存在量大、复杂的问题，着手信息化的突破：2016 年，牵手致远，实现院内人事管理、财务管理、项目管理、资产管理的全面管控，着手搭建整体校园化社会服务。2017 年，完成关于院校内人、财、事、物四大方面的高效管理，以及面向学生服务和社会校友服务的服务化管理。2018 年，人力资源、财务管理、项目管理、资产管理以及会议资源、移动审批，包括面向学生和社会校友的管理达到预期建设目标。

北交大经济管理学院与致远互联达成合作，针对北交大提到的管理难点，双方制定的信息化目标建设分三步走：

新生入校后，生活方式和学习习惯和以往有了很大的不同，学校必须培养学生养成良好自律的学习和生活习惯，这就需要借助一些线上的辅助管理手段管理学生，帮助学生。课程线上化管理，可以有效管理课程资源，极大的简化学生的选课过程，让学生对课程、老师对选课情况都一目了然。作为一个高等学府，学校需要客观、公正、准确的了解每个学生的全面信息，以做到因材施教，也能及时察觉学生的困难，帮助学生成为社会需要的有用之才。基于上述管理难点，北交大经管学院利用致远互联协同运营平台，开始搭建数字化教育体系。

北交大作为一所高校，时刻关注学生的学习、生活情况。为帮助学生从学校这个小型社会成功过渡到大社会，学校在各方面都做了准备。特别是对于一些生活有困难，学习遇到挫折的学生，学校给予了深度的关怀和辅导。致远互联为该校设计的“心理阳光房”项目，为教师和学生提供了双向沟通互助渠道。教师可发布空闲时间，学生来进行预约，或者老师主动关怀学生。辅导期间，详细记录学生的咨询过程，形成完整学生画像。学生也可以针对辅导情况进行反馈与评价。教师还可根据情况选择不同维度的深度辅导。必要时，教师可申请相关部门介入，以协作方式帮助学生，为社会输送健康向上的好青年。

教师发布空闲时间，学生主动预约；或者教师在线主动邀请学生参与。教师和学生分别进行沟通过程的信息记录，反馈沟通效果。最后，根据双方的沟通信息形成学生画像。

心理阳光房在为学生疏通生活、学习难题的同时，可以完善学生画像，让学校和老师对学生有更加全面、清晰的了解，以便因材施教，为学生赋能，帮助学生成才。

兼职的老师或教授，都是由不同的部门来管理的。来源不同注定信息所在地不同，例如有的在校友办，有的在人力资源部，信息记录重复错漏不统一。国际认证对这些老师的管理要求很严格，相关教学和研究信息必须定期统计上报。在这种情况下，如果没有有效的管理工具，工作将举步维艰，效率大打折扣。

校友是高校的宝贵社会资源。与校友建立友好的关系，和他们形成互帮互助的协作圈子，对在校生和校友都有很大裨益。校友的圈子建设包括但不限于校友的回校再教育、企业沙龙讲座、校企合作洽谈（科研、案例教学）、帮助在校学生就业。

兼职教授申请 ，校友可以承担并成为兼职教授，分享成功经验。通过扫描二维码，变更兼职教授个人信息。支持工作量申报，随时上报教学、科研项目、论文、讲座等工作。

通过与校友建立友好且黏度较高的人才互助生态圈，打通了校内外的隔阂，加强了在校生和校友的协作交流，扩大了在校生的就业渠道，在为校友提供了再学习及回报母校的通道的同时，帮助校友凝聚校内力量，降低了创业风险。有效利用校外资源，让校内校外形成高效、完善的资源、能力协作圈，提升在校生的能力，也为有社会责任感的校友提供分享、传播经验的渠道。

北交大将近5000 的在校学生、近300 的院校教职工形成了一个复杂的小型社会。信息中心的老师都是通过线下询问、或者调查问卷的方式从其他老师或学生那里获取信息，这种方式不仅效率低下，而且不利于通过统计沉淀提炼成有效信息，特别是老师的一些诸如家庭信息、教育经历、教学情况、在校情况等职场、生活履历信息更难获取完整。不能了解完整的信息，便不能做好服务工作。

学院的人事管理是最为基础也是最为复杂的部分。人员包括在职人员、退休人员、返聘人员和临时工。此外，还要兼管校友和兼职教授等人员的活动，学生管理。当有外事管理需要时，提供整体信息为各科室人员服务，实现全学院人力资源的全生命周期管理。

从岗位需求申请开始，明确需求部门用人需求，并将信息分类汇总提交至招聘部门进行发布，招揽人才。招聘部门收到需求后, 使用致远互联的FORMTALK 工具发放招聘需求，此工具主要应用于外部应聘人员能够在线提交个人简历。简历将自动推送给招聘专员，形成应聘审批表。招聘专员根据应聘者的信息，筛选合格应聘者推送到用人部门预约面试。通过面试后进入入职流程，可自动通知部门主管入职，并在人事部门完善信息后进入人才信息库。在职期间，如信息发生变更，如岗位级别、薪资等信息出现异动时，可发起人员异动申请。合同到期后，会根据是否续签等实际信息而进行合同变更。

离职时，人员可填写离职申请，记录交接内容，归还单位固定资产或其他的财产交割，最后由财务人员进行工资核算。

利用科学的管理工具，进行校内外人力资源的融合和管理，推进人力资源开发与发展，使学校资源和社会资源深度融合，更好的满足了高校在新形势下对人力资源的管理需求，促进了数字化大学校园的建设进程。院校人才库、员工合同库、人才备选库的建设和记录，让院校增强了人才的建设和管理，做到洞悉人才、储备人才、发展人才，最终达成为人才提供协作交流圈的目的。

学校的费用管控也缺乏有效的手段，为了避免整个财务预算编制成为一句空话，校领导决定加大力度，根据院校业务特点编制执行财务预算。北交大对费用预算有预算编制，但缺乏费控手段和执行策略。从预算编制开始，到后期费用调控与执行，北交大有独特的业务需求。

 

费控管理关键步骤示例： 按年度编制各部门的预算。选择成本中心、预算年度、预算期间及预算科目，编制部门预算申请表。用户通过事前占用（预提）控制各部门的支出。用户可查询分析预算数、占用数、执行数及余额。并能精确穿透查询每笔开销关联单据。

随着高校规模的扩大, 高校年经费支出总量急剧增加, 高校财务管理工作日趋繁重, 难度大大增加. 对支出预算实施有效控制,可保证学校预算顺利完成, 节约支出, 减少浪费, 提高资金的使用效益, 更好地促进教育事业健康发展。有效的费用控制以及费用调整过程审批留痕。事前占用、事后核销，保证费用支出的合理性、预防风险。

北交大项目管理涉及内容广泛，小到活动，大到大型科研交流项目，都需要进行管控。从立项申请到项目预算控制，再到项目执行阶段的分支任务，包括用餐、采购、会议等，最后到项目后期的收支分析、核算与结项等整个生命周期都需要管理。

 

立项、过程中变更（预算调整等），涉及多部门协作时，可自动分配任务给相关协作人员或自主抢单。

通过控制项目成本，有效调控项目资源，分析项目收支，记录项目执行过程，达到提升项目经济效益，进行成本控制，资源有的放矢的目的。

目前学校各个体系的人、财、物、事等管理自成一体，信息无法共享；此外，各管理流程中还有很多工作都处在线下处理阶段，造成各项管理工作中经常遇到信息不全、无收集来源、数据量大、甚至重复劳动等问题，极大的降低了老师们工作的积极性。所以，学校亟需一种信息共享和协同管理工具，来起到以简单、准确、高效的方式来完成不同体系的信息的收集、整理、统计工作，减少相关工作人员的重复劳动。

北交大的资产来源丰富，除自行采购资产外，还包括了校友捐赠的物资。数量巨大，种类繁多。资产管理中，我们将资产分为自行采购和捐赠两部分，形成办公用品信息库和固定资产库，详细记录资产的明细及出入库、库存等信息。

固定资产库对资产的来源、价值等信息做了详细记录；多种情况下，如库存不足，领用超库存时都会进行预警。

通过对资产的有效管理，院校更能合理分配、利用院校有效的物资资源，在提高资产使用的经济效果的同时，有效降低了院校运营成本，让每位在校人员，每位在校职工都都从中受益匪浅。保护资产完整，改进资产分配利用情况，提高资产使用的经济效果，降低运营成本，节约院校资金。

基于北京交通大学经济管理学院的特点，校方与致远互联合作，将信息化建设分为校内和校外两部分。校内主要是对于人（学生、教职工）、财、事、物的管理。通过对人财事物的信息收集，形成统一数据中台，分析沉淀学生画像，在有限的财力、物资资源条件下，精心培养学生，帮助其成为优秀社会人。校外主要是对校外社会资源，特别是已毕业学生的连接、协同、交流和管理。对于社会上的高知人士，优秀的毕业生，学校可以主动联系，积极协调，鼓励并欢迎他们来校流，为在校生丰富校外实践机会。