山西大学：每一个师生都拥有了口袋里的知识库

通知传递、信息收集层层下达，触达学生全靠班群；规章制度文件分布在各个学院、部门网站，师生查找不便……

各个高校，总是会有这些存在久远、难以解决的麻烦。

但山西大学已经不被这些问题困扰了——这所即将有120年历史的西部名校，在信息化的路上稳稳地走出了坚实的脚步。

一起看看过去和现在，山西大学的变化吧：

山西大学通过腾讯乐享，打造出了一个全校性的信息门户，让每位师生拥有了“口袋里的知识库”。

在山西大学的乐享上，汇聚了近4万名师生，每天平台的浏览次数都在5万以上。也就是说，每天每个山大人都会使用乐享平台至少一次。

也许你会好奇：怎么能够让师生都乐意使用？有哪些功能？怎么能让信息高速流转？听说还能替学校省钱？……

乐乐和山西大学现代教育技术学院副院长宋毅君聊了聊，一起来取取经！

用“好玩”吸引师生，用“简单”便利师生，用“实用”留住师生。

首先得好玩。如果一启动就铺天盖地发通知，学生自然会觉得无聊乏味。

从学生的角度来考虑，才能带动平台活跃：“表白墙”是大家最热衷“吃瓜”的地方，失物招领、跳蚤市场也是学生生活的必需品之一，丢了校园卡、捡到了笔记本、搬宿舍买卖物品，学生也各种渠道来发布信息。

于是，山西大学先在乐享上建立了学生都爱来逛的论坛，开启失物招领、表白墙、跳蚤市场等板块，抓住大家的刚需和兴趣，引起注意。

随手拍板块里，每天都能看到学生拍下的美丽校园：

失物招领，更是契合了生活所需，“捡到了一张卡”、“卡是我的！”，这样的场景每天都在发生：

通过乐享的祝福功能，逢年过节都送上暖暖祝福：

从学生的实际需求考虑，才能让他们主动上乐享。学生愿意来了，之后发布各类信息通知、进行知识沉淀，也就有了启动的流量。

光是好玩，如果不易登陆、不够简单，兴趣热潮过去后，也就门庭冷清了。

眼尖的朋友可能已经发现了，上面“失物招领、吐槽墙、随手拍……”的入口界面，不是腾讯乐享，而是企业微信工作台。

没错，为了让大家更加便捷的进入，山西大学将乐享内的各个板块拎了出来，放在了更加醒目的企业微信“工作台”的位置。无需进入应用里，就能快速导航，找到自己需要的内容。

对平台有了感知、有便捷的入口之后，怎么留住师生？

实用成为了第一要义。

就像开头的漫画展示的，乐享覆盖了山西大学师生生活的方方面面——

通过腾讯乐享传达信息有三大好处：一是无需师生关注，自动就能精准触达；二是只能允许指定人员看到，不用担心信息泄露；三是内容可随时修改，消息出错了从文档里修改即可，推送次数还不受限。

山西大学还将“K吧”功能改名为了“知识门户”，学院、部门、社团等均可入驻，在各自的门户里沉淀知识、传递信息、相互交流。

过去办讲座，在学校各处张贴海报进行宣传是传统方法。“一张35块钱，平均一次讲座至少需要几百元来进行基础的海报张贴，但效果却不明显”，宋院长还记得使用腾讯乐享前，办讲座、办活动总会有一笔不大不小的花销。

现在，学术活动全部沉淀到了乐享平台里，师生可以收到学术活动的通知，也能到活动页面上查看近期活动。

更棒的是，活动参与者的信息都实现了线上化，能够关联到第二课堂，让第二课堂的学分录入工作变得更加轻松。

山西大学把腾讯乐享玩得有声有色，不管是学术活动、校园通知还是制度沉淀，实际上，“知识管理”是这一切的核心。

从高校整体角度讲，隐性知识流失造成的重复的知识劳动，会带来非常大的整体资源浪费。要解决这种苦恼，就要借助知识管理，来提高高校的管理水平、服务质量和工作效率。

山西大学用上千篇文档，让校园的各项知识得到了沉淀与流通，在这个过程中，除了“增效”，乐享还带来了“降本”的效果。

“过去，新人入学都会发纸质的学生手册，一本几百页，人手一本，成本不少，每年还要更新，旧的不能复用。”宋院长介绍说，腾讯乐享上线后，学生手册就移到了线上，不仅0成本，还带来了多重好处。

三个文档优点，让文档能够助力高校进行知识管理，实现降本增效：

随着制度的调整，学生手册年年都需要更新，现在，山西大学不需要印刷实体册子，只需要上传最新文档，就可以让新鲜出炉的信息传递到学生手中了：

为了让pdf、word等上传的文档更可读，文档预览服务提供了极大便利。

电脑上，文档可全屏播放，还有翻页、演示等各种功能：

腾讯乐享可全局搜索内容，即使是PDF里的文字，也支持在线搜索，师生找信息再也不愁啦～

宋毅君院长觉得，山西大学使用腾讯乐享后，最大的好处就是“每一个师生都拥有了一个口袋里的知识库”，信息收集、流转、传达、搜索都能在一部手机上简单完成，知识管理越来越轻便化。

高校是知识密集型组织，拥有最为丰富的知识资源，进行知识管理、通过对各种形态的知识进行共享与创新，有助于大学成为学习型组织，有助于让知识资源发挥最大用处、提高高校的核心竞争力，更好的完成大学教学、科研、服务社会、文化传承的社会功能。