品牌名称
山西大学
所在行业
教育
企业规模
10000人以上

山西大学:每一个师生都拥有了口袋里的知识库

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通知传递、信息收集层层下达,触达学生全靠班群;规章制度文件分布在各个学院、部门网站,师生查找不便……

各个高校,总是会有这些存在久远、难以解决的麻烦。

但山西大学已经不被这些问题困扰了——这所即将有120年历史的西部名校,在信息化的路上稳稳地走出了坚实的脚步。

一起看看过去和现在,山西大学的变化吧:

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山西大学通过腾讯乐享,打造出了一个全校性的信息门户,让每位师生拥有了“口袋里的知识库”。

在山西大学的乐享上,汇聚了近4万名师生,每天平台的浏览次数都在5万以上。也就是说,每天每个山大人都会使用乐享平台至少一次。

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也许你会好奇:怎么能够让师生都乐意使用?有哪些功能?怎么能让信息高速流转?听说还能替学校省钱?……

乐乐和山西大学现代教育技术学院副院长宋毅君聊了聊,一起来取取经!

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每天每人至少登录1次

3个要点就“够”了!

用“好玩”吸引师生,用“简单”便利师生,用“实用”留住师生。

 

够好玩

首先得好玩。如果一启动就铺天盖地发通知,学生自然会觉得无聊乏味。

从学生的角度来考虑,才能带动平台活跃:“表白墙”是大家最热衷“吃瓜”的地方,失物招领、跳蚤市场也是学生生活的必需品之一,丢了校园卡、捡到了笔记本、搬宿舍买卖物品,学生也各种渠道来发布信息。

于是,山西大学先在乐享上建立了学生都爱来逛的论坛开启失物招领、表白墙、跳蚤市场等板块,抓住大家的刚需和兴趣,引起注意

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随手拍板块里,每天都能看到学生拍下的美丽校园:

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失物招领,更是契合了生活所需,“捡到了一张卡”、“卡是我的!”,这样的场景每天都在发生:

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通过乐享的祝福功能,逢年过节都送上暖暖祝福:

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从学生的实际需求考虑,才能让他们主动上乐享。学生愿意来了,之后发布各类信息通知、进行知识沉淀,也就有了启动的流量。

 

够简单

光是好玩,如果不易登陆、不够简单,兴趣热潮过去后,也就门庭冷清了。

眼尖的朋友可能已经发现了,上面“失物招领、吐槽墙、随手拍……”的入口界面,不是腾讯乐享,而是企业微信工作台。

没错,为了让大家更加便捷的进入,山西大学将乐享内的各个板块拎了出来,放在了更加醒目的企业微信“工作台”的位置。无需进入应用里,就能快速导航,找到自己需要的内容。

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除了工作台之外,通过推送,腾讯乐享上的文档、活动、投票、帖子都能直接送达至山西大学师生的企业微信上。

够实用

对平台有了感知、有便捷的入口之后,怎么留住师生?

实用成为了第一要义。

就像开头的漫画展示的,乐享覆盖了山西大学师生生活的方方面面——

 

重要通知一应俱全

山西大学通过绑定不同的自建应用,不同的信息发布主体就能够通过企业微信直接触达到对应的师生。比如“本科教学”、“研究生教学”等等,各自能够发送学生关注和需要的内容。
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通过腾讯乐享传达信息有三大好处:一是无需师生关注,自动就能精准触达;二是只能允许指定人员看到,不用担心信息泄露;三是内容可随时修改,消息出错了从文档里修改即可,推送次数还不受限。

 

规章制度一搜尽有

在为全校所有师生打造的知识库里,沉淀着详尽的规章制度,从校级到院级、从本科生、研究生到教师,应有尽有。
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山西大学还将“K吧”功能改名为了“知识门户”,学院、部门、社团等均可入驻,在各自的门户里沉淀知识、传递信息、相互交流。

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学术活动线上参与

过去办讲座,在学校各处张贴海报进行宣传是传统方法。“一张35块钱,平均一次讲座至少需要几百元来进行基础的海报张贴,但效果却不明显”,宋院长还记得使用腾讯乐享前,办讲座、办活动总会有一笔不大不小的花销。

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现在,学术活动全部沉淀到了乐享平台里,师生可以收到学术活动的通知,也能到活动页面上查看近期活动。

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讲座活动的视频还能沉淀在腾讯乐享的课堂内,错过了活动的同学可以随时查看。
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更棒的是,活动参与者的信息都实现了线上化,能够关联到第二课堂,让第二课堂的学分录入工作变得更加轻松。

 

三个优点

文档助力高校知识管理

山西大学把腾讯乐享玩得有声有色,不管是学术活动、校园通知还是制度沉淀,实际上,“知识管理”是这一切的核心

从高校整体角度讲,隐性知识流失造成的重复的知识劳动,会带来非常大的整体资源浪费。要解决这种苦恼,就要借助知识管理,来提高高校的管理水平、服务质量和工作效率。

山西大学用上千篇文档,让校园的各项知识得到了沉淀与流通,在这个过程中,除了“增效”,乐享还带来了“降本”的效果。

“过去,新人入学都会发纸质的学生手册,一本几百页,人手一本,成本不少,每年还要更新,旧的不能复用。”宋院长介绍说,腾讯乐享上线后,学生手册就移到了线上,不仅0成本,还带来了多重好处

 

三个文档优点,让文档能够助力高校进行知识管理,实现降本增效:

 

随时能修改,避免陈旧、错误信息

随着制度的调整,学生手册年年都需要更新,现在,山西大学不需要印刷实体册子,只需要上传最新文档,就可以让新鲜出炉的信息传递到学生手中了:

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文档预览,线上随时查看

腾讯乐享支持上传本地文件,可以直接查看:
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为了让pdf、word等上传的文档更可读,文档预览服务提供了极大便利。

电脑上,文档可全屏播放,还有翻页、演示等各种功能:

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支持全文检索,信息搜索方便

腾讯乐享可全局搜索内容,即使是PDF里的文字,也支持在线搜索,师生找信息再也不愁啦~

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宋毅君院长觉得,山西大学使用腾讯乐享后,最大的好处就是“每一个师生都拥有了一个口袋里的知识库”,信息收集、流转、传达、搜索都能在一部手机上简单完成,知识管理越来越轻便化。

高校是知识密集型组织,拥有最为丰富的知识资源,进行知识管理、通过对各种形态的知识进行共享与创新,有助于大学成为学习型组织,有助于让知识资源发挥最大用处、提高高校的核心竞争力,更好的完成大学教学、科研、服务社会、文化传承的社会功能。

 

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