奥雅设计引入8Manage 新一代OA系统打造智力型企业

客户介绍

深圳奥雅设计股份有限公司（以下简称“奥雅设计”）于2001年创立，是国内规模最大的，综合实力最强的规划设计公司之一。目前以深圳为总部，在香港、上海、北京、西安、青岛、成都、长沙、郑州、武汉、广州、重庆、杭州设有15家分公司及子公司，超过1200位行业精英组成的国际化专业团队。

作为新型城镇化土地开发及综合文旅开发的大型综合性文创机构，奥雅设计目前在用地规划、城市公共空间、绿地系统规划、景区规划、商业和住宅、旧城改造、度假酒店与度假村、工业与科技园区、景观标识综合等领域共完成了上千项具有影响力和较高声誉的项目作品。

近年来，随着业务的扩展，奥雅设计企业组织管理半径逐渐扩大，流程繁多，运营和管控日趋复杂。而奥雅设计过去所使用的一套OA系统，功能比较单一、有一定的局限性，难以支撑起现有及未来日益发展的业务。因此，奥雅设计希望通过8Manage OA进行升级，打造一个不仅仅满足办公需求，而更能与实际业务相连，更精细化、更有力度的一体化解决方案，实现整体业务流程提升，达到高度协作、信息共享、全面自动化的管理。

企业需要解决的管理问题

1、奥雅设计各部门通过邮件电子表单或纸质单据进行审批的方式，耗时过长，翻查记录麻烦。不同部门间的沟通产生协作壁垒，信息难以实时传递与共享，无法满足设计、行政、法务、商务、财务、人事、品牌传媒等部门的审批需求，影响整体办公与协作效率。

2、作为智力型企业，奥雅设计对于业务项目的把控存在一些不足，量化管理比较困难。需要通过OA对设计业务项目的进度、成本、人员绩效考核进行实时追踪和精准分析，确保项目的按时交付。

3、奥雅设计需要通过一个信息公告平台，进行公司公告在线发布,及时传播企业文化，如公司架构、制度、流程通知、项目签约动态、员工活动、培训、福利通知、工程实例分享及行政通知等。

4、通过构建共享知识库，让员工可到系统知识库下载学习,进行自我提升。同时可以录制课程，上传到知识库，让员工下载学习。

5、通过OA系统进行在线报销、费用申请、借支申请、在线会议申请和派车申请等办公事务处理。

8Manage OA解决方案

在与奥雅设计作深入交流之后，高亚团队针对智力型行业的特点，结合奥雅设计的业务本身，提出8Manage新一代OA的一体化协同办公解决方案：

1、高度协作：8Manage通过电子化审批流程，提供灵活的自定义表单功能，支持审批流程多级设置及权限设置，系统根据填写内容判断条件分支流程，帮助奥雅设计实现所有部门的表单内容设置。从设计文档管理、行政事务、公函审核，到知识产权申报、人员管理、以及项目申请等，满足不同部门的审批需求，达到信息的快速流转，实现高效协作。

2、OA+项目一体化：通过OA+项目管理方式把智力工作量化，帮助奥雅设计实时跟踪设计师工时和绩效管理、项目的资源分配、进度、质量及成本等，实现精细化管理项目进展。并与销售、采购、人事、财务等自动连接，使奥雅设计业务与企业运营进行统一协同管理，确保项目如期交付。

3、即时沟通：8Manage OA公告管理，支持配置不同类型公告，包括文本、图片和文档等，进行重要信息发布。为奥雅设计构建不同部门的多角色门户，提供自定义个性导航和工作台，及时接收企业公告内容，并通过系统实时精准传达企业各类信息。

4、高效赋能：8Manage提供完善的文档管理体系，通过将共享的文件归档到文档库中，进行文档库的结构、版本、检出与提交、权限设置等管理。奥雅设计员工可直接登录查阅文档，进行知识分类和检索，使员工方便快捷地下载学习资料和课程，提升自身技能。

5、轻松办公：8Manage OA提供在线费用报销、设施设备管理、请假、日历、会议管理和车辆申请等，可灵活自定义页面、字段、报表等，大大增强奥雅设计办公的灵活性，提高员工工作效率。

实施效果与展望   

正如奥雅设计的司训“追求卓越，持之以恒”，在对艺术追求的同时，也力求管理上的精细和规范。8Manage OA的一体化协同办公模式，很好地把奥雅设计的业务从前端市场开发，到后端项目交付及售后服务全方位地管理起来，实现企业整体的高效协同运作。8Manage OA通过有力度的内部管理支撑业务的发展，让奥雅设计更加专注设计工作，不断创造出有影响力的艺术作品。   

奥雅设计IT经理张轩表示：“有了8Manage管理系统，奥雅设计的整套体系的流程跟系统直接绑定，员工能够按照规范的流程走，这样能够对图纸的质量、合规性、可施工性等各方面进行严格的管理。系统可以准确反应企业的运行状态，达到较为完美的应用效果。”