每刻报销合作东方通信：费控如何从粗颗粒向精细化转型
客户简介
东方通信股份有限公司创立于1958年，是国务院国资委管理的中央企业——中国普天信息产业集团有限公司旗下核心企业，是一家集硬件设备、软件、服务为一体的整体解决方案提供商、国有控股的信息技术领域上市公司。公司于1996年成功改制上市，成为上海证交所同时发行A股和B股的中国移动通信产业上市公司。多年来，公司致力于技术累积与持续创新，在集群通信业务、金融电子业务、智能制造业务和智慧服务及软件等领域都确立了专业领先优势。
项目背景
大型国企、上市公司、高新企业，众多光环加持之下，东方通信在企业费用管理方面也曾经历过一段“瓶颈期”。2017年，东方通信收购重组上海普天的轨道交通业务，成立普天轨道交通技术（上海）有限公司（以下简称普天轨交）。在收购重组之前，上海普天的轨道交通业务连续6年亏损3000-5000万元。
2018年，东信集团财务部总经理王剑武，被任命为收购重组项目组长。如何改善业绩并扭亏为盈，确实是一个棘手的任务。在对业务、管理等诸多方面进行调整与重组的同时，有着丰富财务工作经验的王剑武，将费用管理改造也列为改造的关键动作。也是在这一年，普天轨交上线每刻报销系统。
普天轨交主要从事轨道交通相关系统以及硬件，工程项目范围广、项目周期长、合同金额大是其最为明显的业务特性。而在对普天轨交整体的费用管理情况进行整体摸排后，王剑武用一个词来形容，就是“粗颗粒”。“面对如此大体量的费用支出，整个轨道交通部门却只有一个成本中心，研发费用、制造费用、管理费用都没有进行细分”，王剑武说道。
在费用支出方面，普天轨交业务被收购重组前，每年的费用总额（含人力成本支出）在6000至7000万左右，由于没有精细的费用管理制度，员工的差旅报销、出差补贴等费用支出占比不少。对此，王剑武举例：“我们项目的周期往往长达两三年，而有些员工会利用差旅制度上一些漏洞获取超额的差旅补贴，这也导致企业在差旅补贴支出方面负担加剧。”在与客户进行细致沟通后，每刻了解到其痛点主要集中在：
因此，2018年，普天轨交上线每刻报销最主要的目标，便是帮助其梳理和建立完善的费控体系，将费用管理做到精细化。通过智能化、移动化的报销服务，改善其费用报销流程，通过报销全生命周期的有效管理与当前公司财务系统、TMC差旅平台相结合，提高费用报销及资金支付效率，从而降低运营和管理成本。
解决方案-每刻的闪光亮点
从一个成本中心，到30多项费用细分，实现多维度费用管控
事前：根据普天轨交的业务特性及需求，每刻制定了详细的费用标准，根据不同的费用场景、业务场景，对住宿、出行、话费、团建、招待等场景设定不同的费用标准，同时公司可根据时间、城市、职级、淡旺季等维度，设置整单或单笔费用控制范围，实现多维费控。
事中：员工提单时，根据后台设置的费用标准，也可以直接看到是否超标不能提交，还是触发了费控需要填写超标理由等。
事后：而在员工提交后，直接和所有的审批领导都可以直观地看到触发费控情况。费控场景全面覆盖，从而解决国企复杂的费控场景。
对接第三方生态应用，差旅费用清晰透明
每刻报销通过对接携程商旅、高铁管家、二维火、百旺电子发票等第三方平台，帮助普天轨交提高费用报销及资金支付效率，从而降低运营和管理成本。实现第三方消费平台的费用自动导入，减少手工录入比例；并实现差旅报销的全程费控，违规费用自动告警，缩短报销审核周期。
报销时长从2个月缩短至10天，提升员工报销体验
对于员工而言，报销体验也有了质的提升。在普天轨交，王剑武说道：“原来纸质报销的实际上流程比较长，至少需要经过10个审批人，报销流程基本上最短的两月。”根据每刻数据统计，普天轨交的差旅费用报销流程，从原先的2个月已减少至平均10天。
每刻报销通过梳理企业业务流程，对经常性费用、专项费用的报销流程优化改造；减少手工录入烦恼，提升用户报销体验，简化用户端操作复杂度，提升填单及审批效率，实现移动客户端的报销流程创建及审批；同时，提升财务审核效率，减轻核对发票的工作量。
领导管理一目了然，精细化支出助力企业降本增效
根据普天轨交的数据，在人员规模不变的情况下，2019年公司的实际费用总额（含人力成本）已经降低至5500万左右，2020年预计可以降到5100万。
通过重塑费用管控全流程，对于企业管理者来说，也能更好地掌握费用支出动态。每刻报销能够让企业的每一笔支出都做到事前管控、事中检查、事后复盘。让财务记得每一笔账，都真实、有效、合规。通过数据的整理与反馈，从而对于项目和业务进行更有效地把控。
价值体现
经历过从手工到线上，从OA报销再到SaaS软件的迭代过程，王剑武对于每刻报销的评价是：“这是一款成长型的软件，会根据客户实际使用过程中出现的问题，不停地改进，不停的升级，而我们的费用管理其实也在跟随着每刻一起成长，一起进步。”
相较于传统的财务软件，轻量、灵活是SaaS软件的特性。每刻报销采用最新的微服务架构，底层采用灵活的流程引擎、规则引擎、报表引擎来支持不同企业多变的需求，帮助企业轻松应对变化并驱动变化，全面提升企业的组织效率和竞争力。
