北京联合大学：多校区、多法人、多学科背景下的人力资源管理创新
学校简介
北京联合大学是1985年经教育部批准成立的北京市属综合性大学，前身是1978年清华大学、北京大学等创办的36所大学分校。现有教职工2千余人，全日制在校生2万余人，7个分散办学的分校区，19个学院中6个是具有相对独立人事权的副局级法人单位，形成了经、法、教、文、史、理、工、医、管、艺等10个学科的相互支撑、协调发展的综合性大学，是北京市重点建设的应用型人才培养基地，也是北京市规模最大的高校之一。
一、人力资源信息化系统建设历程
近几年，随着各项业务不断发展，学校开始招收大量编外人员，用工情况复杂，人员管理难度加大。学校多校区、多法人、多学科的特点，对于人事管理工作而言，既是机遇，亦是挑战。多校区导致人员分散；多法人之间各有各的标准，权责利亟待统一，基础教学单位需要去行政化；多学科发展需要扬长避短，涉及到大量的学科专业调整。
鉴于学校工作涉及到学生、教职工的方方面面，为了加强学校人财物的管理，优化学科专业布局，促进学校人事政策、标准、规范的统一，学校一直在加强内部整合，减员增效，推动人力资源信息化建设工作。
2012年，学校联合宏景软件建设人事管理信息系统，截止目前迭代开发了三次，一期上线的是人员、薪资、保险、报表等基础模块，做了统一身份认证；二期上线了职称模块和招聘系统；三期对于整个系统进行了升级，新职称评审、年度考核、自助平台等模块相继上线。目前用户包括全校7个法人单位的人事处、52个二级单位的工资专员和所有员工，涉及到人事处、财务处、国有资产管理处、校医院、工会、后勤保障中心等多个部门。
二、人力资源管理核心业务成果展现
人力资源管理信息系统通过接口设置，能够与学校的OA平台、财务系统、教育系统、科研系统等进行数据交换，为北京市教委、编办、人保局等业务主管部门上报各类报表，教职工通过学校OA平台直接单点登录到人事业务自助平台完成年度考核、职称申报等业务。
01年度考核
学校目前实行的是自然年度考核，采用以前的方式进行考核周期长，各二级单位进度不一致，教职工填写时容易出现各种问题，返工时常发生。2019年使用了年度考核在线提交系统，将考核表分为基本信息、工作总结、业绩信息、考核结果四部分，梳理出教师、非教师和未参加考核人员三类登记表，支持对各个单位考核优秀指标进行限制。
教职工通过学校OA网单点登录填写年度考核登记表，基本信息从人事系统中直接获取，将其他信息补充完整，提交后二级单位初审并反馈结果，本人确认无误，二级单位提交人事处审核，人事处确认后在系统内提交，导出相应表格，完成对全校考核结果的汇总、统计和上报。
另外，年度考核工作会随着学校事业的发展来进行调整，2019年，党委要求将师德考核结果运用于教师管理和职业发展全过程，为职称评定、职称晋升、工资晋级、申报科研项目、学习进修、评奖评优等提供重要依据，由于系统具有良好的拓展性，添加几个指标就能轻松完成。通过系统进行年度考核，规范了考核流程，统一了标准，在一定程度上减轻了教师和部门人员工作量，将考核结果直接生成到人事系统中，后期的查询应用也变得方便快捷。
02职称申报
职称申报是人事处每年一度非常重要的工作，需要对申报人员的教学、科研、社会服务等业绩进行综合评价。传统职称申报至少要持续三五个月时间，老师准备申报材料的过程非常繁琐，代表作的外审环节也很复杂，提交材料、联系专家、支付酬金等都需要占用大量人力。
学校开展职称评审工作时，个人申报环节需要收集200多项信息，填写的工作量巨大。宏景职称申报系统把纸质表格转化成电子申报表，能够自动从人事、教学、科研等系统中提取相关信息，需要教师填写的部分变少，极大地节省了教师的精力。二级单位初审通过后推送给教务处、团委等相关部门再次审核，无误后人事处终审，并打印纸制申报表盖章提交。
通过信息系统进行职称申报，申报表的填写更加规范准确，减少了教师的填写内容，减轻相关业务部门的审核工作量，便于人事部门和二级单位整体把控申报进度，倒逼人事系统或教学科研系统提高原始数据的准确性，提升全校处理大事件的系统协调能力。
同行评议要历经代表作上传、送审准备、联系专家、专家评审、统计反馈五个流程，通过宏景云平台的流程化配置，实现评审费申报人在线支付，专家在线收取，减少中间环节，提升专家满意度。教师上传代表作时，申报人收到邮件，即可上传代表作PDF文件、详情、摘要及成果一览表等材料，学校确定好评审专家，通过邮件发送评审链接，专家打开链接地址或扫描二维码进行打分，给出评审意见，结束后下载打印评议表邮寄回学校。
宏景云同行评议提升了代表作的送审效率，实现全过程动态监控送审进程、同行单位专家分配情况、专家评议情况，评议结果和评鉴表一键生成，能够及时了解评议结果，不用等待纸质版评审结果的到来。
03人员招聘
学校招聘系统独立于人事系统之外，一是基于安全性的考虑，二是担心招聘系统影响人事系统的运行效率。每年学校新招聘教师60人左右，规模并不大，但是简历却能收到2000多份，工作量确实不小。
宏景设计的网上招聘系统，校人事处、应聘人员和二级部门负责人都可以使用，具有明确的招聘流程：一是校人事处发布招聘岗位及要求；二是应聘人员根据学校的招聘需求，填写简历，进行岗位搜索；三是二级单位进行简历筛选，确定拟聘人员和候选人员，上报人事处，并将结果反馈应聘者；四是人事处组织面试和其他测试，确定人选。
通过网上招聘，减轻了人事处人工筛选简历的工作量，提高了精准度，整个招聘过程二级单位充分参与，提高了二级单位管理人员的工作积极性和自主性，人事处对全过程进行监控，让操作更加规范。国际上普遍认为，人力资源管理是各级管理人员的共同职责，通过网上招聘系统，人力资源与各级管理人员能够建立起伙伴关系，各尽所能，各取所长，引进更加合适的人才。
04工资发放
工资是对员工劳动的补偿，更是对自身价值和贡献的肯定。学校整个工资系统的基础架构分为子集、标准表、业务账套、报表四部分，支持依据不同业务类型设计不同的业务账套，当前，学校在职人员工资发放共涉及9个工资账套、4个业务部门和52个二级单位，整个发放过程五天就完成，期间还要完成临时员工的工资发放。
以前二级单位上传工资漫不经心，拖拖拉拉，还多次出错，导致人事处经常加班，通过信息系统能够减少犯错率，到上传截止时间就关闭上传通道，二级单位没能及时上传就会主动来找，让人事处开始变被动为主动。例如，一个二级单位因为没有及时上传考勤信息，导致部门职工没有发放伙食补助，后期上传各种业务信息都变得非常积极，从根本上提高了工作效率。
与手工相比，工资发放系统确实体现出很大的优势：一是权责明确，可以根据业务归属确定每个业务单位的业务账套，确保专业的人做专业的事，并且可以划清责任，将二级单位上传的工资数据信息单独保存在子集中，以备出现问题快速复查，督促其对数据的真实性和准确性负责；二是流程清晰，环环相扣，方便集中处理各项业务；三是信息共享共知，人事处负责人员增减、岗位变动，系统做好相应记录，便于后期根据不同的异动类型，批量调整并打印，各业务单位和二级单位可以实时掌握这些信息；四是一键生成，年底上级部门要求上报各种报表，时间紧任务重，还涉及到每月的数据信息，在工资系统中构建相应的统计报表，需要的时候能够快速生成各类通知单、报表、发名册，时效性、准确性都得到很大保证。
三、人力资源信息化建设价值与关键
宏景人力资源信息系统大大助力了学校人力资源管理水平的提升：
信息化的成果是喜人的，过程却是艰巨的，在建设过程中有四个关键点：一是做好前期的规划设计，近期规划、中期规划、长期规划要合理安排，避免一下全面铺开；二是有效整合机构内所有资源，最重要的是人力的支持，尤其是组织内领导的支持与协调；三是抓好细节处理，人事信息众多，要尽量保证系统内信息的规范性和准确性，明确各类信息的责任部门和责任人，包干到户；四是设置专人负责，虽然专人不一定专事，但在系统建设的过程中，有专人负责，肯定会让建设方和承建方在沟通协调上更加顺畅。
