江西中医药大学：人事管理信息系统建设分享
学校简介：
江西中医药大学创建于1959年，是国家中医药管理局与江西省人民政府共建高校。现设本科专业27个，全日制在校生23000余人，拥有2个博士、6个硕士学位授权一级学科点，设立3个国家级、42个省部级科研平台，创建并发展了国家级高新技术企业——江中（制药）集团，拥有3个直属、9个非直属附属医院，创办全球首家热敏灸医院——江西热敏灸医院，组建江西省中医康复（热敏灸）联盟。
一、系统建设背景
随着各项业务的不断发展，学校提出建设人事管理信息系统，主要基于以下原因：一是人事信息日常采用纸质管理方式，无法为人才管理提供实时数据支撑；二是各岗位无法实现信息及时互通，业务难以动态协同，“信息孤岛”现象严重；三是人事部门人少事多，具有时效性的业务经常滞后办理，没有“小秘书”进行有效提醒；四是业务办理周期较长，互动性较差；五是高层次人才引进工作无法实现高效、透明的全过程管理；六是缺乏一套基于全校人才大数据分析的科学支撑模型，决策周期较长，无法适应新形势下的学校人才管理战略落地。
建设初期，学校预设了系统想要达成的目标：第一，立足于建设具有中医药高校特色的高校人事管理信息系统，摸清学校现有人才资源家底、人才结构组成，改变传统纸质方式，实现人事信息系统化管理；第二，实现包括入、转、调、离在内的各类人事业务在线办理，释放更多精力，从事人才管理工作；第三，创建多种预警机制，变被动工作为主动提供服务，提升服务效率；第四，全面梳理和规范业务流程，提高各岗位业务协同，通过权限分工实现资源共建共享；第五，利用信息平台，促使高层次人才引进更加公开、透明、高效，为人才队伍建设（引进、培养）以及人才队伍发展战略，打下坚实的信息支撑基础；第六，实现人事系统与教学、教务、科研等系统集成，实现数据互联互通，为大数据分析提供精准数据支撑。
二、系统建设历程
学校2014年做了大量准备和调研工作，2016年开始正式实施人事管理信息系统项目，通过不断优化实现了人事业务的线上操作。人事管理信息系统的建设是一个漫长的过程，学校采取了一次性招标、分步实施的原则，在同一个公司流程下做开发升级，不仅可以节省成本，还能够在某种程度上保障系统达成预期的建设目标。
01成功要素
系统想要建设成功，需要有三个保障要素：一是明确各个模块之间的管理流程和权限，让学校的管理模式和信息化有效融合；二是全校各级领导对系统建设的重视与支持；三是投入时间与精力。
02建设思路
建设过程遵循以下思路：第一，人事系统不能仅仅服务于人事处，而是各个职能部门、教职工、二级单位都能使用；第二，须与学校数据中心进行信息打通，使人事系统信息通过数据中心平台与OA、财务、教务、科研等各信息化子系统实现信息无缝对接；第三，使人事系统成为全校子系统的教职工信息源头，向学校各职能部门及时提供准确的教职工信息，也可从其它子系统中读取相应信息，实现实时或定期的数据传递。
03建设感悟
通过一期的顺利建设，学校总结出系统建设的心得体会：系统建设前的需求分析是信息化建设成败的重要前提；选择一个开放性、交互性强的系统是信息化建设成功的保障；数据的有效性、完整性、准确性是信息化运行的支撑；不断的交流沟通是将传统管理模式信息化的重要手段；不断地实践、发现并解决问题是建立符合自身需求信息化系统的重要途径；信息化管理理念的培养是信息化建设不断推陈出新，适应学校发展的桥梁。
04建设成效
目前，学校人事管理信息系统涵盖了教职工管理、人事异动、薪酬管理、人事档案管理、报表管理、教职工自助平台等主要模块，创建了普通教职工、各二级单位负责人、职能部分、校领导四类权限，教职工从学校门户进行单点登入，可以与OA、信息中心、指纹考勤、财务、教务、科研等各子信息系统实现信息互联互通，各子系统直接在信息中心的信息池进行数据转换，抓取符合本系统设计字段的数据信息，提高了效率，降低了成本。
教职工管理
系统构建涵盖全校各部门的组织架构，梳理出89个部门、560个科室、979个岗位信息，支持新增、合并、划转、撤销等功能操作；收录全校范围各类教职工近2000余人信息，创建了基本信息、党派信息、教育情况、职称职务、家庭成员、岗位聘任、人事管理、人才项目、继续教育、薪酬管理、证书证件等94类个人信息子集，实现了职工的全生命周期管理；教职工可以上传职称、聘书、奖惩、资格证书和学历学位证书等附件信息，人事、科研、教务等部门登录系统点击相应附件即可查阅或下载，真正做到了为教职工提供高质量的服务，达到了信息共享。
系统实现了业务办理自动预警提醒与跟踪服务，人事专员梳理需要预警的业务，根据所设置的时间系统会自动提醒，点击即可办理，人员变化情况相应岗位和科室能够第一时间掌握，工作遗漏或者拖延的情况大大减少，人事各科室各岗位之间工作的衔接及有效性得到大幅提升，实现从人找事到事找人的转变。
人事异动
系统构建了入职办理、试用期考核、转正、签订合同、岗位聘任、人事任免、职称评定、人员调动、离职、离岗创业、人员退休、各类请假、继续教育、出国出境、去世办理等各类学校日常应用的异动办理流程，所有的业务流程通过表单的形式来操作，可以记录员工相关数据的变化过程，方便回查。例如，用表单方式记录员工工资的演变过程，新人接手就能够快速上手。
薪酬管理
系统薪酬管理与人事异动进行了业务联动，能够触发薪资调整，自动关联到各类薪酬业务办理表单，系统根据计算规则自动计算出薪酬变化结果，并将涉及到的基本工资、绩效工资、社保、奖励工资、扣款等工资变化数据记录到本人的薪酬子集。例如，有的员工学历晋升后需要调整工资，系统会弹出相应的表单提醒进行工资处理，完毕后提交计财处所需的工资变动审批单，核对无误后打印报表递交财务处。
人事档案管理
系统严格按照干部档案的目录标准，收录了履历材料、自传材料、鉴定考核、学历学位、职称、学术、培训、政审、党团材料等人事档案需要记录的十大类别信息，收集的相关材料按照这几类顺序编写，实时更新完善。老师离职或调离时可以按照目录整理材料，新员工档案材料经常不是同时到达，可以先填写引进费、引进待遇、工资待遇、聘合同期限、适用期截止日期等信息，等档案材料齐全再统一进行复核，复核结束，档案信息就会处于相对固化的状态，所有信息将不再产生变动。
报表管理
以前年底最头疼的是报表业务，需要用Excel表做各种统计，现在系统内置了各类信息登记表、人才数据统计报表与花名册，可以从系统里面实时抓取数据信息，人为调整核实，大大减轻了人力部门的工作量；同时，系统构建了涵盖国内外访学、近5年新进博士（硕士）、专业技术聘任、专业技术资格、今后五年内预计退休人员情况等几十类人才信息数据动态分析模型，根据日常业务使用频率，把常用统计镶嵌在固化的模块里，点击即会实时生成柱状图、饼状图、折线图等图表，能够查看相关数据以及背后的具体人员信息。
教职工自助平台
自助平台为教职工提供了各类个人业务申请办理表单，教职工可通过不同类别的业务申请与学校各级管理部门形成良性互动。例如，试用期员工转正填写转正申请定级表，表单自动读取系统原有信息，员工补充完整后部门领导审批，人事处汇总处理，劳资科兑现相应的转正定级工资；教职工访学需要经常请假，以前需要提交各种各样的纸质表，现在在线上填写请假申请表，教务处、组织部、人事科根据管理权限依次审批；请病假可以直接上传诊断证明附件，人事处办理完毕反馈请假审批情况，假期结束线上销假，不需要再到人事处办理。
三、系统建设价值
目前，学校人事管理信息系统一期建设完成，对于学校智慧校园的建设，提供了坚实的数据支撑，取得了显著成效：一是支撑业务，满足信息化时代下人力资源管理当前和未来的发展需求；二是规范流程，确保人事管理制度在各层级、各单位或部门得以执行；三是提升效率，提高各项人事管理业务的准确度，职工满意度增强；四是支撑决策，为领导提供实时、准确的人力资源数据及分析；五是全员参与，人事部门和职工都能够通过线上办理业务，享受信息共享所带来的便捷；六是高度集成，人事与其它信息系统形成集成化的应用，能够快速响应学校的重大战略决策。
信息化是一个不断完善的过程，后期学校会继续深化现有系统的模块功能，完善考核、社保、师资人才评价等业务，使得系统更趋完善，业务衔接更流畅；建立线上专家库，实现职称评审、岗位聘任线上评审；探索校院二级管理下的绩效模式，为学校和二级单位绩效决策提供数据支撑；与学校信息化平台深度融合，实现业务一站式服务模式，提高人力资源管理价值，促进人力资源管理向数字化、精细化、战略化转型！
