电科装备 | 人力资源管理信息化应用实践全纪实

单位简介

       中电科电子装备集团有限公司（以下简称“电科装备”）成立于2013年，属中国电子科技集团公司独资公司，集团跨度涵盖6省市8园区，其下属控股公司分布在上海、香港、长沙、太原、土耳其等地。
       近年来，集团积累了国际科技交流合作、国际贸易、国际工程承包建设的经验。在借助“一带一路”和国家“走出去”战略有利契机的同时，集团以“十四五规划”的发展战略为指引，向成为引领我国高端电子制造装备自主可控发展的创新型领军企业的道路上阔步前行。

一、人力资源信息化系统建设历程

01项目建设背景
       近年来，随着企业战略及业务方向的不断发展变化，电科装备地域分布广、人员分散、人才需求类型广泛等特点愈加明显。不仅如此，集团内的多方面信息交叉汇总到一起，导致实时的人员以及企业发展中的人力资源信息的反馈速度远远不及想象中那么高效。
       由于【缺乏统一数据平台、管理效率仍待提升、集团管控没有抓手，相对滞后】所引发的人事管理难题在企业发展进程中频繁出现。电科装备化人力资源管理体系的构建优化（即核心人才战略规划）成为了决定企业发展的重要因素之一。实际上，人力资源管理体系在支撑企业的战略发展时，企业人员结构及人员诉求——即企业人力资源的人才盘点应更偏向高效、快捷性需求。
       注：企业人力资源的人才盘点：对企业发展最大的无形价值资本——人力资本进行深入分析后，得出适应于未来企业战略发展的人才队伍建设方向。
       基于此，电科装备始终秉持着集团化人力资源管理体系的建设目标：即重点团队全面管理型＋政策监管型。

       在系统建设开展前，电科装备就已明确在两三年内加快六大模块（人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬与福利、劳动关系管理）人力体系构建的具体建设目标。此张设计蓝图清晰诠释了电科装备集团化人力资源管理体系的整体建设目标及建设思路。
02项目建设过程
        基于集团“十四五”规划及人员建设等具体需要，电科装备在进行信息采集系统与财务信息等各系统对接工作前明确：先行整理包括人员数据在内的人力系统主数据，在2019年12月底前完成系统建设工作。
2019年9月，电科装备于挑选员工组建团队开始进行系统梳理调研工作，宣告人力资源信息化系统建设项目正式开始。
2019年10月，在制度及各方面建设方向确认完毕后，集团正式确定了初步的系统建设方案。
2019年10月-12月，集团开始进入整体实施阶段（模块建设、系统测试、演示培训）。
2020年1月，系统进入试运行状态。最终于3月实现人力资源管理信息系统的整体线上运行，并成功验收。

二、系统实施成果展现
        通过建设运行人力资源管理信息化系统，电科装备
        建立了涵盖集团全员的信息系统数据平台——完成“一人一档”等各类统计分析，实现人员基础信息数据的直接再现。
       彻底改变了整个传统手工方式——通过人力资源信息系统的数据化功能完全实现了：从传统Excel表的手工录入，到线上自动办理的数据化转变。
       统一梳理规范业务——完成了对人事异动等18项业务的统一规范梳理
不仅如此，通过人力资源管理信息系统建设与系统接口设置，电科装备实现了人事数据与财务数据、OA工作数据等平台数据对接，且通过OA系统单点登录自助完成组织管理、人员管理、薪酬管理、绩效考核等人事业务。
01组织管理
       作为国有企业，电科装备自2019年开始秉承“增人不增资，减人不减资”的管理政策。通过组织管理，集团实现了对组织机构变更及岗位架构变动的线上管控。实际上，在公司治理过程中，集团自负盈亏的运营模式赋予了子集团控股公司很大的管理权限，可自行决定人员的“入”“离”。

       首先，在系统的组织机构模块中，可以清晰的梳理出整个集团的组织架构情况。同时作为子集团，电科装备对下属公司的管理实现了编制管控，集团领导实时清晰掌握集团内部的定岗定编情况，以及目前状态的员工数量。

       不仅如此，通过机构调整、岗位调整表单的建设（例如请示及公文的同步流转），电科装备实现了对集团内组织机构变更的线上管控。

       如需进行组织机构变更，可直接在人力资源管理信息系统中发起线上申请，经过不同层级领导的审批流程后，在子集团直接予以落位，并提请领导批示。通过人力资源管理系统，电科装备减少了公文流转环节，逐步优化了业务流程。
02员工管理
       实际上，在现代人力资源管理体系中，员工管理愈加在告别传统。对电科装备来说，通过宏景系统中的“员工管理”模块，在告别传统线下Excel表格人员信息统计方式——实现对员工信息台账线上实时查询的同时，满足了电科集团【完成“一人一档”等各类统计分析】的系统要求。

       同时，系统所提供的多种查询方式，使得相关业务部门以及集团领导能够通过线上查询功能实现信息数据的快速搜索和实时分析。不仅如此，集团通过系统中分布的人力资源员工看板以及多种统计分析等功能，实现了员工数据的图形化显示。

       员工分布、学历、职称、年龄等人才盘点的基础数据更加直观，人力资源信息系统的员工管理功能完全实现了：从传统Excel表的手工录入，到线上自动办理的数据直观化、可视化转变。
03薪酬福利
       实现全面线上化和无纸化的办公模式，是电科装备系统建设的重要目标之一。而通过薪酬查询、管理办法实现途径间的工作联动，最终完成线上的工资核定则是实现目标的重要一环。
       薪资福利功能对电科装备人力资源建设的关键作用在于：实现了月度薪资总额的在线管控。
       与单独运用Excel表格以及各类工具进行运算工作相比，宏景人事系统将运算工作及工具搬运到系统内，实现了工资统计、核定、调整等业务的在线办理。不仅如此，在完成人力资源薪资核算工作后，数据将流转至财务系统，完成扣税等相关工作后，数据将重新流转回人力资源系统中，汇入员工工资信息进行归档，最终由财务系统进行统一发薪。
       在此过程中，人力系统也可同时显示员工个人薪酬的各方面情况，实现个人缴纳社保、公积金以及企业年金的自动核算。实际上，系统通过业务提交，整体实现了社保与薪资业务的相互统一。（尽管各地社保政策及基数不统一，系统也可时刻输入线上最新数据且进行自动统计。）
04绩效考核
        在电科装备人力资源信息化系统的整体建设成果中。一方面整体提升了集团人员培训、招聘等技能水平，以符合企业发展；另一方面则体现在对具体业务的导向作用中。特别是在企业的绩效考核业务中导向作用明显。
       在人事系统的“绩效考核”模块中，电科装备实现了线上流程审批的无纸化办公。通过系统在线完成绩效成绩的汇总与分析，省略线下批准环节，并完整保留整个绩效打分及审批等绩效业务流程的全部痕迹。

       除此之外，系统可直接抓取绩效数据应用于薪酬及月度或年度考核中。集团各单位、各部门可基于自己的绩效考核流程确定系统整体的分值维度，最后进行自动计算。
05领导看板
       如何将人力资源系统中的数据（即人力资本）转化为领导战略规划的决策依据，关键在于实时在线的数据分析。宏景人事系统中的“领导看板”模块可基于集团已分析梳理完毕的【人员情况综合数据（即静态数据与动态流动数据）】等重要节点并予以实现。
        注：静态数据——专业技术人才数量、员工平均年龄、平均薪酬等
               动态流动数据——上半年人员的入转调离情况、同比于去年的比例等

       领导看板不仅实现了集团内薪资情况分析及财务数据综合分析的相互结合，还进一步实现了集团人力资本构成、薪酬分析等各方面数据的集中实现。这使得集团领导在决策过程中，可直观获得人员效益、人均净利润等表格及图表数据，进一步协助集团领导决策。

三、云测评年度考核创新
       由于电科装备跨属多地，人员分属多个地区，异地考核的信息统计工作不仅增加了年度考核工作量，也增加了多方面的不确定因素。且效率低、易出错、难控制、体验差、不精细的业务旧状使得年度考核工作难以高效开展。

01民主测评考核办法
       基于此，电科装备进行了考核形式创新，决定采用宏景“云测评”模式进行民主测评年度考核。电科装备首先敲定了对【控股公司经营班子】及【中层干部】的具体评价形式。

       将评价方式具体分为：德、能、勤、绩、廉这5大内容，而后又具体划分为政治纪律、道德品行等10个评分维度。将上述指标梳理完毕后，再置载于360°环评中，最后完成对角色权重的相应设置。
02二维码“扫一扫”完成测评
       在年度考核大方案确定完成后，电科装备采用“云测评”模式通过二维码“扫一扫”完成测评，线上生成测评结果。在当天打分完成后，系统后台可自动按照预设维度及权重，直接生成分值结果。
       不仅如此，系统还可实时监控各单位打分结果，确定参与人数、监控测评进度。简言之，在组织子集团进行年度考评的工作中，集团控股公司可就测评工作的进展情况，对打分维度等内容进行实时在线指导。
03自动生成反馈报告
       在整个测评考核工作完成后，系统可自动生成分析反馈报告。通过运用云测评手段可自动接收到相关数据的分析结果，告别Excel表的数据分析形式。（例如图中A1、A2高管票，B票中层票等数据权重信息通过系统即可实时计算分值。)

       系统还可显示对中层干部政治素养、工作业绩等维度的实时评分。

       不仅如此，系统还可实现各类分票的对比分析。（例如员工张三，可对其所获得相应票型单项及分值的在线查询。）不仅最大化节省时间凸显效率价值，更减少了工作失误，并极大减轻工作人员的任务量。

       在宏景云平台云测评的运用进程中，通过系统信息的实施传递，年度绩效工作的测评结果会迅速形成相应的环比分析及报告，大大缩短了人力资源工作时间和领导决策进程，使人事工作更加高效便捷。

四、系统建设价值
       在万物互联趋势下的当今，“数字化”是现代企业高效运营的基础保障。纵览电科装备的数字化系统建设历程，会发现有四大维度价值贯穿始终。

01规范业务流程，实现业务流驱动数据更新
       在人力资源信息管理系统的建设过程中，电科装备借用信息化手段完成了人力资源管理体系建设的具体目标。在借用信息化手段的过程中，集团通过系统梳理人力资源建设的各方面流程，为制度及指导意见的制定提供了有力的数据支撑。
02统一信息标准，人事信息集中系统管理
       在流程梳理完毕后，电科装备通过信息化手段，修正了系统建设过程中的具体环节。电科装备统一规范了人事数据标准；明确了组织机构管理层级；编制了涵盖各类人员全职业周期的信息体系。从而实现流程再造，助推集团人力资源精细化管理。
       而对于HR部门来说，信息化系统的集中管理将员工从传统的事务性工作中解放出来，大幅提高的工作效率使HR获得更多的思考时间，去思考解决企业在发展过程中的资源配置、人力资本的提升、高端人才引进等问题。从而进一步助推企业战略发展规划落地，为企业发展提供导向指引与制度保障。
03精细化管理，打破信息孤岛
       对于企业组织而言，升级改造后的人力资源信息化系统已与集团部署完毕的财务系统、OA办公平台、企业微信等系统相互串联，实现了信息的整体联动，避免了信息化孤岛和重复性工作的出现。
       而对于员工而言，宏景系统所实现的信息数据线上实时查询极大提升了个人工作感受，数字化和自动化系统使人力资源事务性工作变得高效快捷。
04数字化时代，现代企业高效运营
       在大数据高速化发展的当下，“数字化”是现代企业实现高效运营的基础保障。人力资源管理数字化、信息化建设是企业必须进行的基础性、持久性工作， 实际上，人事系统建设使用至今，电科装备仍在不断修改、深化许多细节，
       在此过程中对人事系统的综合运用，不仅满足了集团整体发展的动态需要，为实现精细化管理和运营提供有效工具；更是带来了人事管理理念的先进革新。对集团人力资源管理改革起到了积极的促进作用。

五、系统建设经验
      2020年5月30日，宏景软件线上直播系列讲堂邀请到：电科电子装备集团人力资源部副主任-宋金星女士做客直播间，进行【人力资源管理体系特点与信息化应用实践】的交流分享。在直播中，宋金星女士向我们分享了电科装备的系统建设的总体规划与经验。
01对建设过程进行总体评估
       通常情况下，企业在主观上希望通过信息化建设完成全方位、一次性的涵盖企业的整体业务规模，在短期之内对企业的整体业务产生立竿见影的效果，并且满足企业现有实际运营业务的所有需求。却忽略了各级人员在客观意义上，对信息化体系的转变时间及准备过程。
       所以在实际的建设过程中，集团及项目组需要进一步审视：亟需实现最大化及规范化的工作内容。需要重点划分建设阶段，有重点、有目标、阶段性的进行信息化建设，从而进一步确认信息化建设过程中需要优先实现的发展方向。
02紧密的协同工作
       在人力资源信息化建设过程中事无巨细，信息部门与业务部门需要进行紧密的协同工作。（业务部门要清晰全面地表述自身的业务需求）考虑到两部门之间的领域局限性，所以在进行人力资源信息化建设过程中，一定要考虑到双方的工作协作性。建设团队要多了解、多沟通，对建设制度及流程进行及时修正，从而进一步推动建设进程。
03达成“重视使用”的全员共识
       人力资源管理信息化系统的上线只是整个工程的第一步，系统的应用与反复迭代升级才是助推企业及部门实现业务的关键。因此，需要在HR系统中达成全员共识，并说服领导重视使用，向领导展现在线审批等业务的无纸化、高效化，最终达成共识，得到领导的关注与支持，后续在与财务等各方面系统的对接建设中就会达到高效统一。
       总而言之，人力资源管理信息化系统建设作为企业基础型工作，不仅对企业的发展现状具有必备性，而且对于通过成长期和初创期，在成熟期在迅速发展的企业来说，精细化管理不仅是企业发展的关键手段，更是企业发展重要工具之一。