强生集团借助Alteryx，自动化实现95%的合规培训流程

用例概述

在强生，医疗保健合规培训是我们合规计划的基本要素。确保我们达成目标是组织成功的关键。我们创建了一种全面的端到端的方法，用来定位与跟踪年度合规培训，并提供透明度。使用Alteryx Designer、Server和Tableau，我们消除了零碎的手动流程 – 医疗保健合规办公室（Health Care Compliance Office, HCCO）曾经需要花费数天时间才能生成报告。而如今，报告流程已经实现集中化与自动化，且即时可用。对我们100多家卫生保健合规办公室来说，这样做有效缩短了合规周期，并让我们可以与领导层进行富有成效的对话并提供宝贵的洞察。

描述您需要解决的业务挑战或难题

强生拥有超过24万员工，其中包括正式雇员与合同工。最大的合规需求是将七大板块合理纳入同一个优秀的合规计划中。培训只是其中之一。医疗保健合规办公室必须为业务提供各种支持。过去，这是一个充分依赖手动的独立流程，用于确定他们需要培训的对象。我们每年大约对12万人进行年度合规培训。当考虑到需要对他们进行后续跟进，以完成9万5千人的达成率，这就会变得有些复杂，除非有一种高效的组织方式并使人们可以轻松获取相关信息。

在我们参与帮助实现合规计划自动化之前，实际上是从各个国家的HR数据系统中提取Excel工作表来完成的。我们需要从学习管理系统中手动获取数据，对其进行审阅并根据清单确定哪些人已参加过培训，然后对他们进行跟进。最后，我们能够分析出完成一个周期需要花费的大致时间，并从信息传递的角度考虑如何做到更好，能够更快地获取数据。

描述您的解决方案

Alteryx在培训周期的所有四个环节都有客户触点：

1.受众识别

2.跟踪完成

3.用户跟进

4.指标/分析

以前，为了方便流程中的每一步，我们设置了各种不同的职位和工作流。每个有涉及的系统都设置了管理员。例如，学习管理系统的管理员将获取报告和数据请求，HR管理员或IT部门的人员也可以获取数据请求。我们把所有这些职位都取消了。将一切都集中起来，现在所有的数据源都通过一个集中的流程连接。

我们在Alteryx Server上有大约二十多个预定的工作流，与培训流程的某些组件相关并且每天运行。我们还与SharePoint高度集成，存储映射列表与关键任务的数据结果。我们的同事和业务合作伙伴使用的最终仪表板产品存储在Tableau Server中。我们能够每天自动更新Tableau数据 – 因此用户知道他们正在从学习管理系统中获取的是接近实时的数据。

另一个例子是“受众识别流程”。Alteryx工作流结合了批处理文件的执行，创建必要的占位符文件，将文件转移到不同的文件夹并将每周创建的所有文件归档。

描述您收获的成效

从受众识别，到在学习管理系统中协助数据加载与定位，再到由医疗保健合规办公室为跟踪和汇报而进行的受众细分，Alteryx在端到端流程中的每一步都带来了明显的改进。

使用Alteryx之前

耗时的流程需要繁重的手动工作。过去，在使用Alteryx之前，需要医疗保健合规办公室发起获取数据的请求。他们真的必须坐下来逐行逐字的解析数据。在汇报流程里的受众识别，以及在初始阶段访问学习管理系统的数据同样需要大量手动工作。

使用Alteryx之后

1.时间花费上的巨大转变。

2.总体流程没有大的变更，但我们已实现95％的流程自动化。

3.过去需要数天甚至数周完成的任务，现在只需要数分钟或数小时。

4.数据实现日更–相较于之前的流程，用于通信目的保留的可能是几天甚至一周前的数据，如今保留近24小时以内的信息是一个巨大的飞跃。

当我使用Alteryx时，我感觉自己像个超级英雄，时刻在与这些反派斗争 – 缓慢、手动和过时的流程。我的顿悟时刻正来自于与Vlookups说再见时 – 当使用Excel比较两个数据集时会经常重复的操作。