品牌名称

渤海船舶职业学院

企业规模

201-500人

网络办公系统在学院的应用

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一、学院概况

渤海船舶职业学院是国家骨干高职院校建设单位，是我国北方唯一一所培养船舶工业高、中级专业技术人才为主，面向全国的国有公办全日制高等职业技术学院。学院有龙湾、望海、莲花三个校区，占地面积38.6万平方米，全日制在校生8060人，现有教师600余人。

二、系统的推广

2007年是渤海船舶职业学院全面信息化管理迈出的关键性的一年。学院校区相对分散，办公成本高和信息化建设的需求，采用网络办公势在必行。学院经过多次调研，通达网络办公系统功能强大，易于操作，最终采购了通达网络办公系统完美平台版。系统经过安装、配置、测试等一系列工作，投入正式应用。目前日访问量在300人次。

1、领导高度重视、组织机构健全

学院领导就OA系统的运行工作予以高度重视，成立了信息化建设领导小组，由院长担任组长，教育技术中心主任担任副组长。在成员的确定上，本着"工作认真负责，办事积极效率，文化基础坚实，专业技术过硬"的原则，选择技术骨干，为日后OA系统的顺利运行打下了坚实基础。在领导小组的带领下就OA系统的相关问题进行了研究、安排和部署，任命专人管理操作,同时展开面向使用的相关培训培训。

2、建立工作制度、提高人员素质

为实现"信息传递及时零延迟"的工作理念，切实做好上级来文的接收、报送工作，学院规定中层干部每天上班后，在第一时间就登陆OA系统进行查阅，收到公文、会议、通知等信息后，做好记录，及时上报相关领导，并回复发件人。同时保证每天工作时间OA系统不下线，确保不遗漏、不延误任何公文信息。同时，制定了《网络办公系统使用管理办法》，从而把OA系统规范化管理提高到一个新的水平。同时，加强针对性教育。认真学习了OA运用知识以及《保密法》、《网络办公系统使用管理规定》等法律法规和专业知识，强化管理人员大局意识、保密意识、责任意识。组织开展"学习、调研、创新"活动，要求管理人员就推进OA系统工作，进行深入思考，寻求突破。

三、系统的应用

OA办公系统把单位的各个部门紧密联系在一起,强化了机构内部员工之间,部门之间的信息交流与协同工作,使得机构内部的办公,业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,相互间可以亲密地交流协作! 办公的自动化让工作就变得轻松有趣,更符合人性,更容易发挥普通人的智慧和积极性。

1.OA办公系统的即时通讯功能

OA精灵功能是快速实现协作办公以及与其他人联系沟通的重要途径。通过即时通讯你可以实现开机自动登录OA，保持实时在线，快速收发OA内部短信，无需打开IE执行OA所有功能。同时可以向任何联机联系人快速收发即时消息并且支持群发。支持离线消息自动转入OA内部信息、用户上线立刻提醒。联系人之间实现点对点发送屏幕截图，截图可直接编辑图片添加图形与文字注释。即时通讯还可以自动保存所有对话，你可以快速查询浏览历史对话信息。

1.1 OA精灵的协同办公功能

使用OA精灵协同办公：实现开机自动登录OA，保持实时在线。

快速收发OA内部短信。收到短息自动弹出提示条，点击显示如下图所示的消息栏，即可知道新消息的内容。

无需打开IE执行OA所有功能。精灵面板中显示OA菜单导航，点击执行相应功能，如下图所示。

1.2发送即时信息

使用IM，您可以发送即时消息、传情表情、窗口震动等消息，如下图所示。

如您选择的联系人不在线，那么即时消息将自动转为OA内部短信。发送闪屏给对方，双击您要向其发送消息的联系人弹出交流界面；点击震动窗口按钮。

1.3群发信息

使用OA精灵，您可以向全部或部分联系人发送信息、传情表情。点击主界面群发按钮弹出群发界面，选择左侧树状列表里选择群发对象。然后在右侧对话框输入消息内容，单击发送即可。如您选择的联系人不在线，那么即时消息将自动转为OA内部短信。

1.4传输文件

双击您要向其传输文件的联系人，弹出聊天界面，点击传输文件的按钮选择需要传输的文件。把要传输的文件拖拽到输入信息窗口中。被联系人可以接受、保存或拒绝该文件

2.OA个人办公功能

2.1 电子邮件

电子邮件分为内部邮件和Internet 邮件管理两部分。

（1）内部邮件

内部邮件是企业内部的邮件通讯，主要包括收件箱、发件箱、已发送邮件箱、废纸篓。用户还可以使用管理邮件箱的功能，对重要的邮件进行备份管理。方便邮件的保存和查找。

（2）Internet 邮件管理

进入Internet 邮件管理后先配置邮箱，即输入电子邮箱地址、邮箱的POP3 和SMTP 地址。

设置好外部邮箱后，即可接收外部邮箱的电子邮件。

2.2 短信功能

内部短信是系统内短消息通讯平台，不仅用户可以用来进行交流，还可以收到系统的各种操作提醒，方便用户处理工作。

（1）发送内部短信

添加人员，选中完毕后点击关闭。

填写短信内容，点击"发送"完成。

（2）已接收短信

发送的邮件会出现在收件人的"已发送短信"列表中。

（3）已发送短信

发送的邮件会出现在发件人的"已发送短信"列表中。

（4）短信查询

短信的快速检索页面。通过输入查询条件过滤出满足要求的记录。

2.3个人文件柜

"个人文件柜"为用户提供了存储个人文件的一种方式。用户可以建立不同类别的子文件夹分类管理文件。同时还可以通过查询、全局搜索的功能查询个人文件柜中的文件。如果文件数量比较多还可以使用批量上传功能，批量上传文件。学院为每位教职工设置了5G的个人文件柜空间，方便教师存储与工作相关的资料，方便办公，方便教学。

2.4个人考勤

个人考勤用于考察每位员工的上班是否准时，还可以做外出登记管理、请假登记、出差登记、加班记录等项目。学院使用个人考勤功能重点考察学院的中层干部的在岗情况，学院领导可以直接从后台查看每位的工作状态记录，通过四年的使用效果非常好。

2.5工作日志

学院职工可以将工作中的重要事情，使用工作日志记录，并且日志可以设置为"个人日志"和"工作日志"两种类型。个人日志只有本人才能看到，而工作日志可以设置共享范围，然与之相关的人都能够查看到该日志内容。

2.6通讯薄

通讯薄的功能提供了全院所有教师的的联系方式，方便学院内部职工的联系，有利于工作的布置及流转。

3.行政办公

3.1公告通知

公告通知为全院提供了发布公共通知的一种方法，学院的公告通知栏设置在OA系统的首页位置，方便每个进入OA系统的人查看通知。例如学院的组织的一些活动，重要文件内容，放假及开学时间安排等。

同时还可以对公告通知管理和公告通知审批，这样就避免了随意发送公告通知，避免混乱。只有审批通过的公告通知才能发布出去。

3.2办公用品管理

（1）办公用品信息管理

办公用品信息管理是办公用品名称的管理和类别的管理。院办对全院的重要办公用品进行统一的管理，可以查看每个办公用品的使用状态，使用人。当出现办公用品损坏时可以及时的查找到责任人。

（2）办公用品登记管理

办公用品登录管理是办公用品数量的统计，包括采购、领用、借用、归还、报废。

3.3固定资产管理

学院的资产管理处通过"固定资产管理"的功能对全院的重要设备进行管理。

1）主界面

导航——行政办公——固定资产

2）参数配置

初始化参数配置：主要设置折旧方式及残值处理方式

3）资产类别

管理资产类别，对资产类别就进行添加、编辑、删除。资产类别需要序列号和资产列别名称。

4）固定资产导入字段匹配设置

用于固定资产Excel导入时的字段匹配。

（2）固定资产管理

固定资产管理可以通过资产编号或资产名称或类别及部门进行快速查询。也可以进行高级查询，包括资产编号、资产名称、资产类别、所属部门、资产性质、增加类型、减少类型、折旧、资产原值、残值率、增加日期、增加日期、减少日期、启用日期、保管人。

1）固定资产管理

通过操作选项可以查看详情、修改、维护、减少、折旧记录、删除等。

2）增加固定资产

3）通过EXCEL文件导入固定资产

4）固定资产折旧

（3）分固定资产查询

3.4会议申请与安排

学院通过OA系统的"会议申请与安排"功能安排会议，首先进行会议申请，在会议申请中可以设定参加会议人员名单、会议名称、会议主题、会议的规模、会议过程中使用什么设备、会议开始及结束时间、会议开始前对参会人员进行短信提醒。确定之后将其提交，待具有相关权限的管理员审批通过后即可执行。此功能的使用大大提高了办公效率，提高了会议室的使用效率，避免了同一时间重复安排的问题。在实际使用中得到了良好的效果。

3.5车辆申请与安排

车辆使用申请模块可以申请车辆，并将自己的申请按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，被批准的申请具有短信提醒功能。车辆申请时，需要选择希望申请的车辆以及选择部门及调度员。提交申请后该申请信息进入" 待批申请"，如果申请通过进入"已准申请"，否则进入"未准申请"。在申请批准后，到申请时的开始时间，车辆进入"使用中"状态，在车辆使用结束时，在"使用中车辆"中找到该申请信息，点击"结束"即可。申请车辆时，可以点击"预约情况"查看该车辆的预约状况。

车辆使用查询模块即可按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类查询，也可按照指定条件查询。部门审批管理是对申请车辆时，需要提交的部门审批人所能看到的模块，该模块与调度员一样，属于审批功能。如果部门审批不能通过，则审批算作不通过，申请进入"未准申请"。车辆使用管理模块用来管理所有用户已提交的申请，按照待批申请、准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户管理。该模块还能对已经准的申请进行撤销，对已经在使用中的车辆进行收回或修改，以及对未批准的请再度审批。车辆维护管理分为车辆维护记录添加和查询两部分。车辆维护记录添加可以新建车辆维护记录。车辆信息管理模块用来管理车辆的基本信息，可添加新车辆，也可对已有的车辆信息进行修改和删除，还可查看每辆车的预定情况。将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。

调度人员管理，车辆管理中可以指定车辆调度人员，车辆的申请信息都会发至车辆调度人员，调度人员可以处理申请，即批准或者不批准。这个模块实现的就是调度人员的选择。

3.6公共文件柜

"公共文件柜"用于管理一定范围内的用户的共享文档。开放范围可以设为对某部门或指定人员开放，也可以设置为对全体开放。具有"公共文件柜设置"模块权限的人员在"系统管理"中的"公共文件柜设置"中定义文件夹。

学院使用"公共文件柜"的功能将一些学院共享的公共文件放置其中，例如一些通用报表等，使用中可以方便的下载使用。

4.实现工作流程自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

5.实现档案管理自动化

可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

6.实现公文管理自动化

（1）发文管理

该模块主要实现发文的网上审批流转的全过程，通过该模块用户可以完成一个文件（红头文件、会议纪要、工作简报等）从起草、初核、核稿、初审、终审、会签、签发到赋文号、排版、校对、正式发文等所有操作。由于系统采用了动态工作流技术，所以用户不需要"记忆"太多的操作步骤，只要轻点几下鼠标，就可以完成文件的网上审批。

1）发文拟稿

发文单位通过系统的发文拟稿功能可以轻松实现发文功能。

2）发文核稿

发文转发指定人来核稿，确保稿件的准确性。

3）套取盖章

核稿完成，套红盖章。

4）发文列表

（2）收文管理

实现收文登记、领导批阅、收文分发、收文阅读的功能。简化了收文管理工作，实现了无空间限制的收文管理，缩短了整个流程的时间！

7.交流园地

（1）讨论区