翠丰 | 费控系统快速上线，立竿见影的“化繁为简”

化繁为简势在必行

谈及翠丰上费控系统的初衷，翠丰中国区财务总监沈丽说道：“我们集团的组织架构非常复杂，导致我们在亚洲没有报销系统，只能通过线下的EXCEL表格提交和审批。但是我们在亚洲有非常多的员工出差，再加上我们的报销政策非常复杂，给员工填报和财务审批都带来了巨大的挑战。

同时，由于外部税务对于发票的严格要求，以及内部差旅费用多维度报表的需求，也加大了我们财务的压力。”

决策依据：高效的业务适配性

作为具备业务思维的资深财务总监，在进行选型时，沈丽考虑的不仅是产品的功能是否满足她们的需求，她更关注满足她们的需求需要花多久的时间和多大的代价。同时，当外部政策及内部业务发生变化时，系统是否能够简单、快速的适配，也是她考量的重要因素。

“简约智享团队非常专业，在我们前期非常短的沟通中，我们了解到简约智享可以很快地实现我们至少85%的需求，而且实施的时间相当短，在两三个月内就可以上线。所以我们毫不犹豫地选择了简约智享。”沈丽如是说。

在项目实施的初期，结合翠丰的报销政策、审批环节等信息，项目组先搭建出一套系统环境，向翠丰的财务管理人员进行直观的演示。在这个过程中，翠丰的财务人员可以通过流程演示，清晰地看到哪些流程可以满足需求的，哪些需要修改和优化。而修改的过程同样在简约智享的平台通过配置就可以快速实现。经过不断迭代的配置过程，简约智享最终用两个多月的时间就完成了翠丰费用管理系统的上线。

简约智享的上线，解决了困扰翠丰集团数年的费用管理难题。

首先，员工报销周期缩短至5天。通过将翠丰复杂的报销政策植入系统，员工无需记忆复杂的费用政策，系统自动提示合规性；员工还可以通过语音对话一键创建各类单据，大大提升了员工的填单效率及报销体验。员工的平均报销时间从之前的一个月，减少到了现在的5天。

其次，管理人员审批效率大幅提升。通过预算联查、智能审批助手提示超标单据，管理人员有了审批依据，提高审批效率的同时，也可以实时进行管理优化。

使用简约智享后，最受益的还是财务人员。

1. 费用合规性提升60%：系统针对超标的单据会带有合规风险提示，再加上图像OCR技术可自动识各种票据类型，并自动完成发票验真去重，大幅提升了费用的合规性。

2. 财务人员月处理单据量提升256%：同时，系统可以自动带出会计科目、生成财务凭证，并批量导入财务系统，大大提高了财务人员的效率。

“另外值得一提的是系统的敏捷性，当公司有新的业务需求时，系统可以通过改变配置将新需求得以落地。比如，当我们的组织架构变化时，系统可以按新的组织架构生成以往月份的数据报表。这些操作我们财务人员就可以实现。”沈丽欣慰地说道。

工欲善其事，必先利其器。对于翠丰来说，使用简约智享是财务转型的第一步。用沈丽的话说：“简约智享帮助我们大幅提升财务人员工作效率的同时，让我们有能力、有数据成为业务的助手，帮助公司去管理、决策和创新。”