邦永合作清华大学：高校项目管理基建
(1)客户介绍
清华大学基建规划处是学校校园规划和基本建设的管理机构，负责学校基本建设项目的具体组织和实施。
全处设综合办公室、总工办、规划室、工程前期科、造价管理科、合同管理科、工程建设科七个职能科室。近年来，基建规划处不断开拓创新，深化体制改革，实行项目经理负责制，推行弱矩阵式项目管理模式，即根据工程建设项目的特点，成立项目管理部行使工程实施过程中具体的组织和管理职能，项目管理部受处务会的领导，在基本建设项目实施过程中具有执行权，其余科室按照各自职能分工，分别负责基本建设工程项目各实施阶段的具体工作。项目管理部一般设置项目经理以及土建、暖通、电气专业工程师，根据项目的大小以及难易程度，可以增设项目副经理与增配专业工程师，或者由项目经理兼任某专业工程师。
基建规划处始终秉持“无私奉献、追求卓越”的工作理念，为清华大学的校园规划和基本建设作出积极的贡献，为学校的人才培养和学科建设提供有力保障。
(2)项目背景
以项目管理为核心，以掌握项目主要环节进度、控制项目成本、提高运作效率和管理效果为目标，从项目前期报批、招投标管理、合同签订及执行管理、材料设备管理，到施工与验收管理、工程决算的整个过程进行全面的掌握与控制，在这个过程中，资料的产生与管理也融汇其中。
1、信息传递
实现沟通信息管理，基于业务的审批传递结果把相关科室工作统一到一个平台协同工作，同时实现工作结果主要资料的整理和查阅，减少物理浪费和时间浪费，提高工作效率和效果。
2、投资控制与造价管理
关联项目核算体系，自定义成本估算依据，生成成本估算表，在项目执行过程中，将其细化为成本执行目标，通过对项目投资估算、计划书预算、合同签订、合同执行、结算情况的跟踪管理，不仅根据各项信息汇集汇总形成项目总体财务决算信息，同时便于随时进行成本控制，随时了解工程总造价及单方成本，以及对各类成本构成进行造价分析，为管理决策提供依据。
3、招投标管理
根据项目计划书制定采购计划，按照采购计划中的招标计划将招标公告、投标单位信息、评标结果予以体现，招标文件、中标单位投标文件能够查询。
4、合同签订与支付管理
根据合同制定与执行情况，一方面实现合同单位、合同金额、合同变更、合同付款等关键信息的记录，一方面实现项目资金计划对合同签订、合同执行的控制，并能多层次进行合同管理，按不同需求生成合同报表，供不同管理者随时了解合同基本信息，通过生成的合同台帐、分类汇总表、合同款统计分析、合同变更统计等从多个角度全面掌握合同执行状况。
5、材料与设备管理
针对各类供货进行管理，建立材料设备信息库、供应商信息库，进行供应商材料设备比价。通过掌握的大量供应商的材料设备信息，了解企业供货能力、价格水平；通过多层次认价管理，按不同需求汇总显示，实现不同角度对项目材料设备使用、认价统计分析。
6、项目进度管理
对项目主要进展结果进行管理（前期、施工、验收），通过甘特图、网络图、工作日历、逻辑图等图形工具从不同侧面展现项目计划与实际进度，及时反映项目进展情况，与计划进行对比发现偏差，为项目跟踪、评估、付款、决策提供基础。
(3)解决方案
根据清华大学基建规划处的业务的需求，合同规定购买的PM2模块包括：协同办公（OA）、项目进度管理、物资采购管理、项目合同管理、成本投资管理、资金管理、招标管理、档案资料管理。此次实施采取的是：整体规划、分步实施模式。
所有的用户都在同一系统平台上进行操作，实现信息共享，互相配合。各个单位在本单位完成自己的日常业务，所有数据保存到网络信息中心。既保持了原有处理日常业务模式，又满足数据集中、信息共享的要求。能方便、轻松地实现报表的查询、打印、分析、汇总，为管理者的决策提供有效的依据。
整个系统涵盖项目管理全过程；从业务流程分析，实现业务全过程管理，有效防止业务漏洞，执行过程中对各项业务预警；最终为领导提供全方位的领导监控平台，便于领导统揽全局。
(4)价值体现
1、项目前期报批管理
为了使校园基本建设的前期工作具有合法性和合规性，在报建过程中，会有很多重要的上报文、批复文件和证书。
将与前期报批有关的程序、计划时间及结果、必要的附件资料及报批结果录入系统,可以按条件生成甘特图，或时间进度一览表。
不仅可以有利于宏观掌握项目报批的进展阶段，而且达到可以随时查询到任何和前期报批有关的过程和结果，利于后续环节利用前期有关报批结果数据。此外，也便于各科室综合掌握信息，前后联系，相互提醒。
2、项目招标管理
基建项目的招标工作包括招标代理的产生、招标文件的编制、招标信息的发布、开标会议的召开、中标单位的确定等。
将项目部按项目计划书录入的采购计划中的招标部分相关联，一方面掌握招标计划执行情况，一方面达到提醒、配合作用；将招标申请、招标文件范本上传到系统中，简化劳动，规范成果，提高效率；
将公告、招标文件、中标单位投标文件、答疑文件、合同文本放入系统，节约纸张复印，方便不同管理人员随时查询及对比分析；
通过填列招标有关信息，便于随时掌握进度及综合查询，通过企业信息录入，便于宏观掌握各企业情况，为后续资格预审及评价企业情况提供方便。
3、合同签订及履约管理
高校基建项目中，与各级有关单位签订的基本建设合同主要涉及征地、绿化、工程勘察、设计、工程施工、工程委托监理以及工程项目设备和物资购销等方面，合同是工程管理和款项支付的重要依据。
将合同文本嵌入系统，节约纸张复印，方便不同管理人员随时查询及对比分析；通过合同信息录入，能按各种需求分类管理和统计分析，随时控制合同签订金额，保证合同签订控制在项目执行计划范围内；
通过付款情况录入及财务复核，能随时掌握付款进度及资金需求，为关键环节控制、避免漏洞及控制造价提供便利条件；
4、工程施工及验收管理
在高校基建的日常施工管理过程中，及时跟进工程进度，有利于工程管理人员和领导及时做好工程质量、成本、安全等工作内容的监控和管理。
将施工计划、主要节点执行状况及验收结果信息放入系统，一方面加强工作的计划性，另一方面实现方便各方面掌握工程进展情况，突出控制点，加强信息沟通，减少遗漏事项；
此外，能进行实际与计划的对比，发现管理上的薄弱环节，能让更多的科室综合考虑问题。
5、工程竣工结算管理
高校基建项目的竣工财务决算是正确核定新增固定资产价值，反映竣工项目建设成果的文件，是办理固定资产交付使用手续的依据。
将结算结果及分类放入系统，一方面提高信息传递，能将洽商作为合同的补充，方便不同科室管理人员随时查询对比分析，在合同执行过程中付款自动汇总数据，及时提供付款决策支撑依据；
另一方面能让系统自动分类计算造价结果，简化劳动过程，规范成果，提高效率；还能将审计结果作为控制付款的最终依据。此外，将洽商文本放入系统，便于对洽商顺序编号的监督管理。
