邦永合作正帆科技：信息化管理
(1)客户介绍
正帆科技由美国GenTech在中国设立，位于上海莘庄工业区。正帆科技业务，服务于中国高速发展的制药及生物工程、半导体电子、新能源、新材料等高科技产业，以及致力于高纯工艺介制的制备输送以及关键工艺系统集成和工程总承包服务。目前，正帆科技在上海、北京、深圳、无锡、武汉、西安、沈阳、成都、苏州和洛阳等地拥有全资子公司或办事机构。快速的发展，令正帆如其他系统集成或工程总承包服务商一样，不停的在寻找符合自身发展的管理模式及探索能够辅助于管理的信息化之路。
(2)项目背景
自2003年起，正帆科技就开启了信息化之路，从最早以财务核算为核心的中小企业ERP到以CRM及业务单据流转为核心的OA，再到后来以供应链为核心的中型RRP系统。这些系统的上线，解决了正帆当时部分的业务问题。但是，正帆科技一方面以财务、采购、人力资源、行政办公等职能性部门参与到所有项目过程管理，另一方面以公司不同的项目类型建立各个事业部，实行事业部独立核算。项目型团队组织与职能型组织并存的矩阵型组织架构管理体系中，要求职能部门能够与项目经理有非常高效的沟通机制，既能保障项目资源高效合理配置，又要求能很好的控制项目成本。2013年，正帆科技启动了以项目成本管控为核心的PM2项目管理系统实施工作。PM2将从项目前期有销售机会到项目完工维保阶段的项目全过程管理。并且从动态数据共享、项目成本、财务数据经营分析等多维度进行立体化的管理。
(3)解决方案
1. 项目状态跟踪
正帆每一年都有大几百个项目。项目的不同阶段，需要投入也会不同，对于项目状态的管理，不仅有利于材料成本、分包进度的跟踪，也便于应收应付等财务数据的统计。项目状态包括：合同签订、项目备货、施工阶段、测试调试、已完工、已验收、项目暂停、项目关闭等状态。
系统根据项目经理填报的项目进度，将信息反馈给采购、财务等各职能部门。如项目进入备货状态，项目经理根据深化设计方案提交项目材料计划后，采购部门根据材料库存情况作出响应，库存不足需要采购的材料，根据系统根据材料采购周期自动提醒采购部门建议采购日期。再如项目进入完工状态，根据合同约定账期系统自动统计到项目的应收款输送进财务报表。
2. 项目材料状态跟踪
同时管理多项目，项目材料状态是正帆项目经理较为困惑的事情。项目经理需要经常向采购部门询问，某个项目所需要的材料是否有下采购订单，什么时间能够到货，是否会影响到项目进度。采购部门也需要不停的向各个项目经理作出应答，造成人力成本的浪费。
PM2系统从项目材料计划到采购、入库，包含供应链所有环节，都向项目经理权限开放。并且从项目经理制订材料计划到采购员下单采购、入库，系统都智能分析、判断，给出职能部门合理的处理方案及建议。因材料供应商出厂时间的变更可能会造成项目进度的延期，系统都及时将信息反馈给项目经理，以便于项目经理采取相应的决策措施。
3. 客户跟踪
对于项目前期状态的跟踪，便于对客户、对项目进行有效的判断及筛选。如项目处理远期阶段、投标阶段、报价阶段、合同商务阶段、项目取消、项目放弃、项目关闭、项目延期等等，每个阶段所采取的措施、所投入的人力成本、跟踪的进度都不一样。系统根据要求进行推送式提醒，提醒方式包括短信、邮件、系统消息等。
项目交付后，项目进入维保阶段，一旦客户有维保请求，相关人员能够在PM2系统维保平台中按客户名称、项目号、项目名称、设备号、客户所在地等任一维度查询，包含客户信息、项目信息、设备信息、设备供应商信息、设备质保期、项目经理、设备维修记录，还包括客户与公司财务情况等。通过这些信息，便于工作人员迅速的作出处理。系统对维保服务实行闭环管理，一旦报修的客户，在服务报告未得到审核之前，报修单不被关闭。最终系统根据维保数据进行统计分析。
成本管控方面：
1. 供应链
供应链管理，主要业务包含：项目经理对材料的计划（BOM）、计划的变更、以及材料状态（到货情况）的跟踪，采购计划对项目材料计划的处理（库存调拨、采购申请）、采购部门对材料采购、采购订单到货情况实时跟踪，以及仓库进出库的管理。
通过PM2供应链管理，对材料最低库存量及合理的库存周期进行有效管理，实现对材料成本的控制。同时，通过供应链中各个环节的在线处理，使得项目经理、采购计划人员、采购人员、仓库管理人员、财务人员对材料需求、材料采购、材料进出库等形成一整套非常严谨、规范管理模式。
2. 分包管理（控制分包工程）
正帆科技对分包管理，有严谨的流程。首先由项目经理，根据项目总进度和总预算，制订项目分包计划。项目的分包预算，受项目目标成本控制，并且对项目材料计划成本控制。即项目分包计划中材料部分与项目材料计划，材料成本总和不能超过项目目标成本中材料成本。
3. 人力资源（控制人力成本）
人力资源主要是指项目人力，即通过PM2系统实现对项目人力资源成本的管控。正帆科技通过项目工时占比的方式，直接由系统计算出项目人力资源成本。某个人力资源某个月份对于项目A所发生的成本计算方式如下：
人力资源成本＝月度工资*（项目工时/月度总工时）
注：月度工资：该人力资源本月的工资
项目工时：该人力资源本月在项目A上所工作的天数，由项目经理填报系统统计
月度总工时：该人力资源本月所工作的总工时，即所有项目工时总和。
4. 预算机制（控制各项费用）
项目实际成本的发生，通过项目目标成本控制。而行政管理费用等非项目性成本支出，正帆科技通过严格的预算制度来管控。每个季度制订一次预算，各个分子公司、事业部、分子公司所发生的每一笔行政管理费用都必须依据预算执行。每一笔费用，都与一个预算号所关联，系统自动提取该预算号的预算总额、已经发生了的报销以及可使用剩余预算金额。
通过PM2项目管理系统实现财务数据分析，是正帆科技上项目管理系统的目的之一。财务数据包括：
■ 项目合同台账数据
■ 项目收款计划
■ 项目应收款到期时间表
■ 项目逾期应收款
■ 项目未到期应收款
■ 项目实际应收款
■ 回款周期
■ 账龄分析汇总
■ 项目实际回款
■ 项目盈亏分析
■ 运营现金流
(4)价值体现
作为弱电系统集成领域项目管理软件的领跑者，PM2产品在业务匹配度和功能深度方面已经比竞争对手有较大领先优势，并且推出了系列产品满足不同规模和层次的企业需求。邦永希望通过卓越的产品和优质的服务，为更多的工程企业开拓客户资源、精细化管控以物资材料为核心的工程成本、为企业各级领导决策提供多角度的数据分析。
