Zoho Projects合作盈峰集团：项目管理应用

(2)项目背景

在快速发展的过程中，集团规模不断扩大，为了能更加高效、快速的应对多项目同时执行所带来的困扰，以及项目质量与风险扩大等因素，以数字化、规范化方式对项目立项、合同管理、方案设计、现场协同和施工等进行规范化管理，成为盈峰集团的项目管理目标。

(3)解决方案

盈峰集团采用Zoho Projects项目管理软件，让项目管理更加规范化，科学管理项目执行的活动过程，并将内部项目成员和外部供应商统一管理起来。Zoho Projects内多种模块工具很好的满足了盈锋集团对于项目管理的需求。

1.项目模板

盈峰集团有很多子公司，要执行的项目很多，类型也各不相同。有的是自研类项目，还有咨询类，运维类，服务支持类等。同一类型的项目，里面所含工作框架结构雷同。比如自研类的项目，可能就不含有立项，方案选型/采购等工作，而是内部立项，需求验证，汇报，跟领导要资源等工作。

为了快速创建雷同项目，盈峰使用了Zoho Projects的项目模板功能，通过excel表格导入任务的方式，快速创建好了5大类型的项目模板。之后每次有了新项目，项目经理只需一键套用模板来创建新项目，再加以任务细化与微调即可。

2.任务细化

盈峰集团的项目模板里 预先安排好了大的节点和任务，但是具体到某个项目，还需要PM做一些细化，并下达到具体经办人。如果遇到项目变更，项目组成员和PMO审核后，项目经理在软件中对项目任务起止日期等信息做修改，定下来后，添加一条基线，将此新版本的项目计划记录下来，方便在项目执行过程中，查看实际进展和计划相比的延迟情况。

3.成员权限设置

盈峰集团的项目成员分四类：PMO、项目经理、普通成员、外部实施供应商。

· PMO负责制定整体项目计划模板/业务流程蓝图/成员权限配置等。

· 项目经理负责套用项目模板来创建自己的项目，对项目任务进行细化/分配给普通成员等。

· 普通成员只负责在软件里执行自己这个环节的任务。

· 外部实施供应商作为客户用户，也加入了跟他相关的项目，负责相关的任务执行。

Zoho Projects的权限控制非常细致，分为门户级（公司级）/项目级/模块级/字段级操作权限设置。极端例子是，你可以为每个成员设置一套独特的操作权限。

4.多级审批/流转多人员多环节的业务流程的设计与实现

盈峰集团对于任务的管理比较严格，有的必须通过他人审核，才能结束。有的是必须提交了交付物才能结束。通过Zoho Projects的蓝图功能，盈峰将线下流程搬到线上，用软件保证了每个阶段都是按照管理层的要求去推进的。

5.交付物管理

Zoho Projects项目管理系统里，每个项目都有文档模块，项目成员在执行任务的时候，可以对任务附加交付物，它会自动进入该项目的文档模块，方便统一管理。而且还支持对文档进行多人协同编辑，并自动保存为新版本，可以随时恢复旧版本，也方便溯源。

6.任务跟踪与报表

项目成员可以每天查看自己的逾期任务/今天要完成的任务/未完成的问题（bug,风险），项目经理可以每周查看项目整体进展/本周完成任务/下周应完成的任务/截至目前的逾期未完成任务/截至目前的逾期未完成问题等，及时跟进任务，尽力做到任务的日清日结。