Teambition合作PP酱：项目管理

325次阅读

(1)客户介绍

「PP 酱」是一家专门为企业定制 PPT 和 Keynote 的创新型设计服务公司，服务过阿里巴巴、希尔顿、苏宁环球、海尔、交通银行等知名企业。随着业务的不断发展，PP 酱在「项目管理」、「服务流程」和「跨区协作」等方面面临诸多挑战，使用 Teambition 将这些难题逐一化解，公司的业务发展也随之进入另一个新阶段。

(2)项目背景

我们的服务都是在线沟通完成，存在了跨地区合作、多部门参与以及多项目同时管理等问题，Teambition 很好地解决了以上问题，我们已经很依赖于 Teambition 来实现更高效的协同办公。

周国，PP 酱创始人

(3)解决方案

多地设计团队跨城市协同

PP 酱有一部分优秀的兼职设计师分布在国内不同城市，Teambition 在跨地域的项目协作上是很好的工具。

准确传递客户需求，降低返工成本

以往在传递客户需求时总是存在遗漏和误读的风险，而降低这种风险可以大大减少返工的成本。在使用 Teambition 后，与客户沟通的信息终于不再四散各地：每个项目的客户需求和反馈意见统一放在「分享」中；如需讨论，就在项目内的「群聊」进一步沟通。

养成使用习惯后，项目组员都知道在哪里获取第一手的客户需求和反馈，避免层层转达后造成需求误读。即便设计师分布在不同城市，也能实现「协作无间」，一起服务好每一个客户项目。

「分享」相当于项目内的在线文档，支持成员在线编辑与讨论。

成员习惯在这里围绕项目中的事务沟通，沟通内容沉淀在项目中，不必另建微信群或者翻看邮件寻找对话记录。

「群聊」相当于一个基于项目的微信群。

工作内容沉淀在项目中，组员变动不影响项目进度

设计类项目时常会遇到更替设计师或商务经理的情况。不同于使用 IM 通讯软件或者通过邮件沟通，Teambition 的过程内容都沉淀在项目中，成员无论合适加入都能查看到完整的历史记录，项目进展、文件分享和事务讨论都不必「再转发一次」。无论是在什么节点加入，新成员总是能够在第一时间自主获取信息，快速进入协同工作状态。

新成员加入后也能看见之前的过程。

多个部门一起协同工作

借助 Teambition，PP 酱以「项目」为单位，围绕一个个项目展开工作，每个项目都会涉及到设计部、商务部、财务部或运营部等多个部门的参与。让不同部门成员在同一套规则体系、同一工作流下协作，是使用 Teambition 后才实现的工作模式。

打破部门界限，围绕「项目」协作

进入每一个设计项目， Teambiton 经典的「看板视图」可以让项目流程和任务分配情况一目了然。每个阶段中的各项任务可以由不同部门的成员负责，比如「商务沟通」中的任务执行者可能来自销售部门，而「初稿制作」中的任务由由设计部门负责。

各部门成员不仅能随时更新自己的任务信息和状态，也能同时了解上下游的工作进展，方便多部门间的快速需求对接和紧密协作。

项目的商务和设计流程都看板上清晰呈现，让来自不同部门的项目组员轻松协作。

管理者和组员都有自己的项目视角

Teambition 提供丰富的项目视角，管理者和执行组员都能找到合适自己的打开方式。

管理者使用 Teambition 的「时间视图」及时掌握项目进行总体的规划和进展。

项目成员在「工作台」查看近期任务，可以直接从这里进入任务。

任务完成情况公开透明，组员自我驱动

「统计」公开透明地从项目和人员的维度来展现任务的完成情况，对于任务具体执行者来说，项目组其他成员的良好完成情况是一种变相的激励。成员自我驱动去完成更多任务，节省了以往管理人员多次提醒进度的精力，也更尊重执行人员。

各成员的任务完成情况公开透明。

有序管理多个并行项目，精细组织服务流程和文件

我们选择使用协同工具的一个核心需求就是多项目并行场景下如何有序地进行任务分配，这方面 Teambition 并没有让我们失望。

周国，PP 酱创始人

通过 Teambition 建立规范的服务工作流

以往为客户服务时，只有简略的几个时间节点，使用 Teambition 后 PP 酱详细拆解了合作过程中需要进行风险追溯的环节，合理地分配到各个部门，保证复盘时可以完整地再现工作流程，出现问题也可以保证权责到人。

细致地规范整个服务流程，每个关键事项都权责到人。

(4)价值体现

「文件」是设计类项目的重要工作内容，能否管理好文件和文档也是确保项目有序推进的重要一环。使用 Teambition 的文件功能可以很方便地进行素材对接，最新版本的文件和文档都沉淀在项目中，实时同步给项目组所有成员；过程文件也都被保留，成员在任何时候都可以追溯到历史版本，防止设计部门出现文档异常或丢失等风险。