与客户分享对账的协作链接，及时解决账目问题

客户简介

佛山市存真物流有限公司（以下简称“存真物流”），坐落于佛山市顺德区海尾立交与红旗路交叉口，交通便利，主营货运代理、普通货运、仓储服务、货运信息咨询等服务。公司自营车队，拥有多年物流货运经验，是小熊、德尔玛、京东等知名企业的物流战略合作方。

日常工作流程

存真物流共有4个部门：由司机组成的物流部、由接单员和跟单员组成的客服部、财务部、管理部。存真物流的日常工作流程如下：

• 接单。接单员记录客户的物流订单，然后根据订单情况安排给不同车型的车辆
• 运送。由司机团队将货物运送到客户指定的地点，物流跟单员全程记录订单和车辆的物流跟踪信息
• 签收。司机和收货人核对数量，并将签单信息反馈给物流跟单员
• 对账。物流跟单员将客户订单和签收过程信息综合反馈给客户，与客户对账
• 核算。财务部在月底根据订单、签收、回单情况，进行财务核算

使用金山文档以前，客户曾面临的问题

（1）订单和合同等文件纸质存储，容易丢失

（2）客户无法实时了解物流送货进度和跟单进度，客户需求得不到及时响应

（3）与客户对账时，需要在微信里一张一张对账单截图，效率低

（4）在家或差旅途中无法及时查看到公司文件，无法处理突发工作

（5）文档容易被篡改，导致工作混乱

金山文档解决方案

（1）文档上云，开启无纸化办公

• 使用金山文档以前：

与客户签订的合同、物流跟单表、出入库记录表等表格都是纸质保存的，随着时间推移，积累的文件越来越多，难以管理，容易丢失。

• 使用金山文档以后：

所有工作资料都分类存储在物流部、客服部、财务部、管理部等不同团队文件夹里。此外还根据业务分别创建小熊、德尔玛、京东等子文件夹。文件的查看、编辑、分享流转都能在云端快速完成，开启无纸化办公。

（2）实时同步跟单信息，及时响应客户需求

• 使用金山文档以前：

客户想随时了解司机目前的物流送货进度和跟单进度，只能通过电话和微信群来同步，有时因路况问题和安全问题无法及时响应客户需求。

• 使用金山文档以后：

物流跟单员制作一份线上跟单表，司机每到一个地方，用手机就可以轻松填写送货进度，客户可实时了解进度，提前安排人员接货，提高了客户满意度。

（3）与客户分享对账的协作链接，及时解决账目问题

• 使用金山文档以前：

与客户对账的细节比较多，如每一笔订单的货品图片和运送车辆的信息，物流跟单员把这些信息拍摄下来，在微信里一一发给客户，信息零散，效率低下，不利于后续整理和回溯。

• 使用金山文档以后：

将对账单整理在云端的在线表格里，附上订单对应的图片，给客户分享表格链接进行对账，客户若有问题可以标注出来，直到达成完全的一致。节省了整理和汇总的时间，客户也可以随时回溯。

（4）在家或差旅途中也能随时处理工作

• 使用金山文档以前：

由于物流工作的特殊性，员工下班后也需要处理一些跟单信息。员工下班时需要用U盘拷贝当天的跟单信息，到家用电脑处理后再发给老板，过程繁琐。

• 使用金山文档以后：

只需登录金山文档账号，无论在家还是在差旅途中，也无论是用电脑、手机还是 Pad，都能访问存储在云办公上的工作资料，随时随地记录跟单进度，无需反复拷贝资料。

（5）开启保护工作表，防止表格内容被乱改或误改

• 使用金山文档以前：

多个跟单员在同一个表格内同时记录不同跟单信息的时候，经常会出现误改其他跟单员编辑的内容的情况，导致表格信息混乱，影响工作正常进行。

• 使用金山文档以后：

在多人协作编辑表格的时候，开启「保护工作表」，严格限定每位员工的编辑区域，员工无法在自己无权限编辑的区域内编辑，防止表格内容被其他协作者乱改或误改。