文档上云，将各部门串联成一个整体

客户简介

广州市迈粟礼国际贸易有限公司（以下简称“迈粟礼”）是一家专业生产加工DIY烘焙、蛋糕模、裱花嘴、蛋糕转台等产品的公司，拥有完整、科学的质量管理体系，公司因为诚信、实力和产品质量获得业界认可，吸引了国内外订购用户。

迈粟礼主要分为业务部（国内、国外）、采购部、生产部、仓储部、 物流部门和财务部这7个部门。日常工作流程为：业务部接到国内外订单后确认订购需求、签署订购合同，交由采购部根据产品种类、数量、交货日期等信息去订原材料，然后由生产部门确定货物批次、生产工期、交货和出货日期完成产品的生产，再由仓储部入库和出库，物流部将货品送到客户手中。

使用金山文档以前，客户曾面临的问题

在过去，需要通过纸质的单据、保存在各自电脑里的离线文档来推进各部门的工作，各部门之间工作相对脱节，需要管理层去不断推进和监督，没有形成一个工作的闭环。在订单高峰期时容易导致上下游配合错乱，制约公司的发展，这让公司老板李先生困扰不已。

金山文档解决方案

（1）文档上云，将各部门串联成一个整体

李先生按照「部门」和「业务」在云文档建立了不同的团队，并邀请迈粟礼的所有员工加入相应团队，在线上推进各项工作。

根据接单的先后顺序，列出时间轴在一个“生产部采购排单表”协同编辑，将各部门串联成一个整体：业务部接了订单就在表格更新，采购部根据订单来跟进采购，生产部跟进生产，优先下单的优先跟进。所有的跟单信息按照时间轴在表格中填充，超时的单子标红加急处理，减少沟通环节，提高效率。

财务每月做统计时，直接找到相应列的数据做统计，可更快速计算出企业经营情况。数据如果出现问题，可以查看历史版本回溯，快速定位问题。

（2）货品资料、合同文件便捷存储与提取

根据客户编号建立文件夹，记录合同扫描件信息、出货清单、产品图片、发货图片、订单成本文件，用于后续查看和确认，客户如果对订单有疑问，可快速调出图片给客户确认，避免纠纷。

（3）多端登录，差旅途中也能随时处理工作、管理公司

过去，每当在差旅途中需要一份文件时，只能让公司同事找到后用QQ/微信发过来，稍不留意就可能淹没在群聊信息中，或因文件过期而打不开，非常耽误事。

现在，无论用电脑、Pad还是手机，只要登录金山文档账号，即可访问保存于云端的工作文档，随时随地处理工作，在出差途中可随时填写出货清单和管理公司。 

「用户说」

“用金山文档解决了之前的很多问题，我们现在将所有文档都放在云上，将各部门串联成一个整体，减少沟通环节，提高了效率，彼此间的工作衔接变得顺畅很多。”

— 迈粟礼CEO李银聪