从传统的离线工作模式转移到了线上，优化了很多工作、解决了很多问题、节省了很多时间

客户简介

珠海阿密数码科技有限公司（以下简称“阿密数码”）是一家以互联网技术为核心的电子商务运营商。公司成立于2014年6月，现有运营团队70多人，从成立之日起就一直坚持以“对外成就客户，对内成就员工”为宗旨，主要从事帮助传统企业在天猫、京东开设店铺及运营策划等业务，所运营销售的产品涉及各个行业。阿密数码定位的高质高价的产品受到市场的强烈欢迎，销售思路受到众多厂家青睐。

阿密数码一共分为4个组织中心：营销、产品、行政、财务中心，其中营销和产品中心是主要的业务中心，由运营（网上店铺的店长）、推广、客服、设计、物流等部门组成，各部门分工明确又相互配合。

阿密数码面临的问题及解决方案

（1）跨部门协作场景多，协作效率亟待提高

电商行业的活动层出不穷，运营部制定的产品组合价格也会不断变动；推广团队通过多种形式进行宣传并达成订单；物流部门负责货物配送，售后负责退换货等，完成电商工作的闭环。这种环环相扣的工作模式，不论对部门内部协作还是跨部门协作，都提出了更高要求。如何提升效率对阿密数码来说是一个亟待解决的问题。

过去，阿密数码各团队频繁开会，通过QQ/微信来回传输文件的方式进行协同，由于信息量太大，每个人的电脑里都填的满满的，可还是招架不住工作的疏漏；由于文件的反复传输，下载到电脑桌面上的文件常常“霸屏”，让人眼花缭乱，经常找不到最新版本，做数据汇总时还经常因为同时打开多个文件而导致电脑崩溃。

• 将工作文件搬到“线上”

部门成员直接在同一个在线表格里制定部门内部的店铺运营计划表、客服话术等；有协同关系的部门在某个产品/活动/店铺的上线、推广、销售、物流和售后等不阶段，在线上即可完成跨部门的高效协同，告别反复传输文件，工作效率提升数倍。

• 用日历和待办功能简化工作流程

通过「日历」功能，可看到按天排列的日历视图，新建日程和待办事项后，可将日历链接链接分享给需要协同的同事，实现工作计划进度的实时共享，及时提醒工作日程安排，从而快速推进各项工作任务的达成。

• 建立企业公共资料库，公共文件共享

公司在日常运营中积累了大量资料，既有员工入职须知、公司规章制度、经验分享类资料，也有「客户信息报表」、「产品资料表」等工作必备文件。

使用金山文档，将公司日常运营中积累的各种资料数据集中存储在金山文档，慢慢沉淀成宝贵的企业知识库。新员工入职时，可直接从云端知识库中快速检索获取所需资料，快速学习并融入新工作。

（2）销售数据、竞品数据等重要文件随意流转，存在安全隐患

• 通过文档权限设置，重要文件安全隔离

网店的销售数据、产品成本利润表、竞品数据分析等，都是公司比较重要的文件。在过去，这些数据信息由每个团队负责人各自离线保存在自己电脑里，口头汇报给管理层，管理层容易忘记部分信息，一旦内容丢失就很难找回，存在安全隐患。

现在，用金山文档可进行权限的管控，有5个权限可供选择，严格把控内/外部成员的查看和编辑权限，还可以选择链接有效期，过了有效期就无法访问。

「用户说」

我们虽然是做电商的，但在过去，很多工作习惯还是比较传统，金山文档团队专门给我们做了员工培训，让我们从传统的离线工作模式转移到了线上，优化了很多工作、解决了很多问题、也节省了很多时间，现在我们公司所有人都在用金山文档，之前零散的团队工作一下子就整合在一起了，顺畅很多。

—阿密数码联合创始人董国