电子档案管理系统

常见问题

• 电子档案管理系统软件推荐

  1、紫软电子档案管理系统：系统采用C/S和B/S混合结构，其中提供网上用户利用的部份采用B/S方式实现，这部份用户量大，采用B/S方式对用户的使用和系统的维护都提供了很大的方便；档案业务部份是通过C/S方式实现的，这部份采用C/S方式具有更强的安全性和使用方便灵活性，可以提供更强大的对数据操作的功能，主要针对档案部门的档案管理人员。系统功能：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用、二次开发接口、信息服务网站、系统维护。

  2、轩恩电子档案管理系统：系统采用微服务架构，以组件化技术为平台支撑，系统在符合政策要求的同时，拥有可用性高、兼容性强、响应速度快、易用性好等特点，同时也满足国产化软硬件环境要求。可安全有效地管理和利用各类档案数据，保证电子档案统一规范的管理，确保电子档案的真实、完整、安全、可用。精细的权限控制：支持各类权限，包括档案创建权限、档案归档权限、档案销毁权限、档案借阅权限、元数据权限、监督管理权限、日志权限、菜单权限、按钮权限等，保证数据权限安全可控。异构系统无缝集成：与OA、ERP、CRM、HRM、财务等各类异构业务系统无缝集成，只需简单配置，无需复杂的接口开发。丰富组件插件库：丰富的档案分类库、档案元数据库、打印模板库、流程模板库、报表模板库、元数据模板、归档范围和保管期限表、权限库模板、展示模板库供设计者调用。

  3、紫光档案管理系统：紫光云计算机采用DataCenter OS模式，可完全替代以Cisco、IBM、Oracle及EMC等国外厂商设备搭建的传统数据中心构架。紫光云计算机采用通用硬件设备为底层支撑，其上部署大数据、虚拟化和快速部署模块。架设在功能模块上的各种应用，可满足不同用户需求。档案数据累积特点就是“滚雪球”式的，随着时间的推移数据量不断累加。针对特大型企业，随着档案数据量的增加，逐步会增长到PB级，即形成了档案大数据的情形，传统架构下的数字档案馆无法实现应用因此，紫光档案云解决方案则将数字档案馆系统架构在紫光云计算机平台上，结合紫光云计算机及大数据的相关技术构建大型企业私有云模式下的数字档案馆系统。

  4、润普档案管理系统：润普档案管理系统解决电子或纸质档案多且分散；档案检索效率低；归档、借阅、鉴定过程存在障碍；纸质档案容易损坏、丢失、泄密；电子和纸质档案的管理，难以兼顾；档案管理的权限设置不合理；档案管理日志不完整，记录难追溯；档案管理制度执行力度不够等问题。建立电子档案库，纸质档案数字化，集中统一管理；多种途径在线检索档案；立电子化的归档、借阅等档案标准管理流程；细粒度的权限控制体系，多重安全防护措施。

• 电子档案管理系统通用要求是什么？

        可以自行查询一下国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知，一共十章四十五条规定。以下为前四条：
  1.第一条为推动电子档案科学管理,规范电子档案管理系统建设,明确电子档案管理系统基本功能,确保电子档案真实、完整、可用与安全,按照国家有关法律法规和标准规范,制定本规定。
  2.第二条本规定所称电子档案管理系统,是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
  3.第三条本规定明确了电子档案管理系统(以下简称系统)必备的功能。系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
  4.第四条本规定适用于国家各级各类档案馆,机关、团体、企事业单位可参照执行。

• 电子档案管理系统是指什么？

        电子档案管理系统指的是为企事业单位的档案现代化管理提供完整的解决方案的系统。

• 电子档案管理系统软件功能有什么？

  1、档案类型管理：可自由定义档案的管理类型及其架构，符合国家标准。
  2、档案属性管理：属性分为系统标准属性与可由用户自定义的附加属性，并可根据分类进行继承，并且可以调整自由匹配列表显示属性，实现客户对于不同类型档案（如实物档案和照片档案）属性管理的需要。
  3、档案信息的采集：提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能。
  4、归档编辑功能：文件归档编辑功能，综合档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等，在一个界面上，即可实现从文件到档案的全过程。
  5、权限管理：针对不同管理对象（如不同的电子案卷）可采取不同的权限控制，提供使用权限以及接触密级权限的二维权限管理。
  6、编号管理：档案注册可自动生成归档编号、统计文件数及页数，完成档案归档。
  7、档案借阅申请：当只有条目阅读权，但需要查看信息的内容时，可向该条信息的管理员申请借阅电子文档。
  8、档案利用统计：有权限的用户可随时对文档的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。不仅掌握文档资料的利用情况，还能统计文档的使用热度。
  9、档案检索：持按关键字搜索、限定属性的组合条件搜索以及全文搜索。
  10、过期档案管理：根据国家法规和行业规章，档案都是有保管期限的，超过保管期限的档案实体可以销毁。对于电子档案，超过保管期限时，可以注销，也可以删除，但如果存储空间许可，注销或转移保存更为可取。

• 如何建立电子档案管理系统？

        探索完善档案信息管理方法。数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，均是企业档案管理工作人员应掌握的，在掌握这些不同技术基础上，系统建设人员可大胆探索档案管理信息化建设方法和全新的管理模式，掌握先进的档案信息的传播、加工处理和检索等技术，构建电子文件与电子档案，明确电子文件档案管理的新标准。加强与其他档案馆之间的联系与交流，建立合作关系，各个档案馆分工合作，共同建立档案信息等资源共享平台。
        实现标准化、规范化管理目标。标准化、规范化的档案管理，是衡量一个企业单位管理水平和业绩的主要指标。实现档案工作标准化、规范化，是保证档案管理和档案资料完整化的基础。所以，在档案管理信息化建设期间，要倡导标准化与规范化管理目标，信息文件在立卷后及时归档，明确文件立卷和归档的重点，而后合理地分工，依据以本单位为主的档案管理原则，实现本单位文档资料标准化、规范化管理的目标。

• 电子档案管理系统的好处

         电子档案管理系统上线后,带来的好处不仅仅是节能环保,还做到了确保交易过程全程留痕、有据可查,解决了原始数据一旦丢失、损坏、篡改等情况下,交易数据无处可查的难题。电子档案管理系统在应用场景上,也能让多方受益,既可以为项目相关方提供电子档案借阅,又可以依法为监管部门、执法部门解决交易纠纷、交易案件诉讼等执法行为提供远程出证,还能为行政主管部门运用大数据技术分析档案电子化的行政监督提供数据。