企业协同办公平台

常见问题

• 什么是oa系统?

         OA是OfficeAutomation的缩写，即办公自动化。我们所说的OA系统是利用网络和OA软件构建的一个单位内部办公平台，用于辅助办公。OA是组织行为管理软件，用于实现单位内部的协同管理，提高人与人、部门与部门之间的管理、办公效率，包括单位内部的沟通协作、信息 与资料共享、文件管理、工作流程(各类请示、汇报、审批)。

• 办公自动化层次有哪些？

         办公自动化系统、信息管理自动化系统和决策支持自动化系统是广义或完整的办公自动化系统组成中的三个功能层次。三个功能层次之间的相互联系可以通过程序模块的调用和计算机数据网络通信手段来实现。集成办公自动化系统的含义是利用现代计算机网络通信系统将三个层次的办公自动化系统集成到一个完整的办公自动化系统中，使办公信息的流通更加合理，减少许多不必要的重复输入信息环节，以提高整个办公系统的效率。

• OA办公自动化的好处有哪些？

  1.oa办公自动化系统规范企业审批业务流程，提高业务审批效率。
         oa办公自动化系统规范了企业的管理流程，使企业的制度更加完善，流程明确避免混乱的工作流程和低工作效率。oa办公自动化系统无纸化办公操作，实现办公和移动办公，提高业务审查效率，帮助企业优化岗位，减少人员投入。
  2.oa办公自动化系统实现信息快速发布，具有高效的沟通合作。
         oa办公自动化系统可以实时快速发布企业新闻，对各部门信息的传达没有任何障碍，帮助企业员工和企业管理者建立桥梁，有效地进行和合作。
  3.oa办公自动化系统帮助企业树立良好的企业文化和学习氛围。
        企业可以通过oa办公自动化系统建立企业的各种互动栏目，如企业论坛、公司动态、领导声音、问卷调查、合理化建议、专家支持、员工天地、电子期刊、意见收集等，员工可以贯彻统一企业的核心价值观，提高企业活力
  4.OA办公自动化系统实现知识传播，实现企业最重要的资产——知识的高效管理、沉淀、传播、应用，完全摆脱人员流动引起的知识流失。
  5.OA办公自动化系统打破了时间和空间的束缚，全面支持移动办公，各级领导和员工可以跨越时空障碍，使用网络平板电脑和智能手机，随时随地无缝合作，轻松工作。
  6.OA办公自动化系统提供全过程跟踪和管理，全面记录业务处理的全过程，谁，什么时候，做过什么样的操作，浏览和跟踪业务的进展状态，根据需要进行监督和警告，实行风险管理和内部控制。
  7.OA办公自动化系统提高企业竞争力、团结力的员工与上司交流方便，信息反馈畅通，为发挥员工智慧和积极性提供舞台，有效提高企业事业团结力和核心竞争力。

• oa系统怎么使用？

  1、实现全员应用OA
         OA系统，本身就是面向全员的工具，所以能够实现全员应用非常重要。正是如此，就必须保证OA系统的切实落地，需要公司出台相应的规定来加以保障，使公司人人都用OA。
         OA系统实施完毕后，需要企业制定相应的管理制度予以保障，这个制度也就是使用OA办公系统的方法、规范和奖惩措施等。同时，每一项制度文件都应该详细介绍其操作方法、使用对象、责任人，对某些功能还要有奖励和惩罚的措施，如流程怎么使用，文件怎么共享，日记怎么考核等，让员工明确的了解系统的使用方式和规范。
  2、让OA数据成为依据
         OA办公系统为企业提供了开放、扁平化的沟通平台，意见、建议和分享都可以得到反馈。更为重要的是OA将流程节点数字化，由此产生的企业数据更是价值连城。
         通过OA系统得到的实时数据和实时统计结果的智能展现，管理者及时地进行管控和指导。而且，OA中的数据更细致，更全面，也更客观公正，不仅记录了所有销售数据，还有所有过程数据，从而辅助管理者更客观地看待问题，助力企业管理。

• oa流程是啥意思？

        oa流程就是每项工作的流动顺序，例如启动一个跨部门业务，需要经过多个部门、岗位、多个环节的协调，形成一条有逻辑、有节点的工作路线，然后通过分工合作的方式，高效地完成这项工作。
        当然，我们也可以理解为这是管理全员高效运作的一个机制，像邮件、会议等日常工作管理，自然也是通过这样的流程来实现的，即人们常说的“工作流”。
        除了这些，oa工作流程中还有一些比较常见的权限流、数据流、控制流、审核流程等。特权流程是指流程对象拥有的权限，例如能够执行哪些操作；数据流，例如某些办公用品的库存数量；控制流程，如旅行、采购报销流程等；审批流程，这应该比较容易理解，例如，启动一项申请时，需要哪些人或部门审批，有顺序，然后还有时间节点，在什么时候完成这一审批流程。

• 办公自动化包括什么内容？

        OA（办公自动化）技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。
         随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：
  （1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。
  （2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。
  （3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。
  （4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。

• 办公自动化三大核心

         办公自动化三大核心技术是网络通讯技术、计算机技术和数据库技术。电脑的诞生和发展推动了人类社会的进步与繁荣，计算机科学作为信息科学的载体和核心，在知识时代发挥着重要作用。而在行政机关、企事业单位工作中，则是运用Internet/Intranet技术，以工作流为理念，以计算机为中心，运用一系列现代办公设备和先进通讯技术，广泛、全面、快速地收集、整理、加工、储存和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效协作；改变以往复杂、低效的手工办公方式，为科学管理决策服务，实现行政效率的目的。
         一家企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。在第一次全国办公自动化规划研讨会上，中国专家提出了“办公自动化”这一概念，即：利用先进的科技，将一部分办公业务活动物化于人之外的各种现代办公设备，而人一机信息处理系统则是为办公业务服务。
         控制的核心环节包括每一项事务的计划预测、事中执行监督、事后分析优化的循环体系，都要有一个制定目标、分解执行落地、执行中资源协助、执行后分析优化的过程，无论是过程管理、知识管理还是目标绩效、计划任务管理。

• 办公自动化系统功能有哪些？

  1、人力资源
      HR是整个协同OA的基础，协同OA系统的整个系统的职责体系、角色体系、岗位体系、权限体系、安全体系都要依靠人力资源，同时协同OA也提供基于人力资源生命周期的管理，动态呈现每个员工的工作状态和效果。
  2、门户应用
      Portal最大的价值是分类、聚集和推送，作为工作入口，几乎所有的企业都会使用，除非有第三方的办公室门户。同时，门户是任何一家企业中用户最多、使用最多的门户，为每位员工提供了日常工作入口，也为公司、部门提供了信息展示窗口，为管理者提供报表集中展示，设置灵活，界面美观，可根据需要定制，使门户成为PC端协同OA功能中当之无愧的NO.1。
  3、工艺管理
      有组织就必然有流程，企业为了追求规范和效率而上线协同OA，承载了企业众多的管理内容，因此，在企业中的应用也极为广泛，在应用上几乎与门户并驾齐驱。尽管，每一个企业的流程类型、流程覆盖面不同，但是流程的普及程度也是有目共睹的，特别是在移动端，当协同OA实现了APP端以及微信的信息推送，流程也取代了门户门户成为最受欢迎的NO.1。使用者可在移动端实现旅行报销等日常事务的处理，几乎用上就停不下来。
  4、知识管理
      合作OA作为协同OA三大核心之一，知识管理在企业中得到了很好的推广，但实施深度和广度差异较大，一方面，由于协同OA本身的各个模块相互关联，比如流程会关联知识文档，知识管理顺理成章地成为一项重要的管理内容；另一方面，由于OA本身与OA之间的关系还有待深入挖掘。
  5、财务管理
      OA的财务管理侧重于过程管理：通过预算、借款、报销、合同管理流程、费用支付流程(请款流程)，控制费用的发生，并根据组织的经营目标，控制费用发生的过程，并将整个过程关联预算、部门、客户、项目等信息，做到事先审批、有据审批。
  6、工作微博
      工作日报、工作日志系统作为执行力建设的重要内容，许多企业都设立了工作日报、工作日志系统来帮助员工梳理自己的“日常工作”，也让管理者第一时间了解员工的工作进度和工作状态。合作OA的工作微博应用类似新浪微博的形式，让员工和管理人员对日常工作心中有数。
  7、日程管理
      这是管理人员和外地人员最喜欢的功能。可将OA中的任何事物进行关联，包括会议、任务、待办等，并可实现组织内部的共享，在移动端可与手机同步，为用户提供非常方便的时间管理工具。
  8、会议管理
      OA中的会议管理能帮助企业规范会议时间、决策内容、决策方式；营造会议流程与会议、决策会议、报告与会议的和谐体系，有效提高高层决策效率；形成会议决策机制，建立高层决策知识积累框架；跟踪会议决议执行情况，最终达成问题解决！
  9、出席管理
      或许你无法想像？有很多合作OA的企业都乐于使用考勤管理功能，特别是当移动办公出现时，基于地理位置的真实考勤记录，使OA考勤管理更有优势，而且通过OA考勤，可以关联员工外出/出差情况，实现考勤考勤的自动化管理。

• 办公自动化包括哪些东西？

  第一个层次：
         OA系统，最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理，一般称之为事务型办公自动化系统。
  第二个层次：
         信息管理级OA系统，该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。
  第三个层次：
         决策支持级OA管理系统，最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，它建立在信息管理级OA系统的基础上。